OGÓLNE WARUNKI UMÓW EVERUPTIVE SP. Z O.O.

1. Zakres

  1. Niniejsze ogólne warunki umów (OWU) określają treść zleceń lub umów o współpracy w zakresie rekrutacji kandydatów do pracy zawieranych z Everuptive sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (adres: ul. Grzegórzecka 8/5, 31-530 Kraków), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000398401, NIP: 676-244-92-33 REGON: 122419948 (Spółka).
  2. Spółka oraz Klient mogą odmiennie określić treść pojedynczych zamówień lub umowy o współpracy (Umowa lub Zamówienie) poprzez wyraźne wyłączenie stosowania poszczególnych postanowień OWU. Jako zamówienie lub umowę rozumie się każdą umowę lub zamówienie zawieraną ze Spółką w jakiejkolwiek formie, której przedmiotem jest świadczenie przez Spółkę usług rekrutacji w celu zatrudniania przez Klienta kandydatów do pracy.
  3. Spółka wykonuje Umowę lub Zamówienie za pomocą swoich współpracowników i pracowników. Spółka jest ponadto uprawniona do włączenia innych podwykonawców do realizacji Umowy lub Zamówienia. W takim przypadku postanowienia OWU wiążą klienta w stosunku do podwykonawcy.
  4. Profil określonego stanowiska określa każdorazowo Umowa lub Zamówienie.
  5. Brief projektowy wskazuje kluczowe elementy profilu Kandydata.
  6. Brief projektowy jest załącznikiem do Umowy lub Zamówienia.
  7. Spółka zobowiązuje się do wykonywania swoich obowiązków określonych w Umowie lub Zamówieniu z zachowaniem należytej zawodowej staranności, wymaganej od podmiotów profesjonalnie zajmujących się świadczeniem usług objętych przedmiotem Umowy lub Zamówienia, a także jakości wynikającej z zawodowego charakteru prowadzonej działalności oraz rzetelnie i terminowo.
  8. Spółka zapewnia, że personel wyznaczony do realizacji Umowy posiada odpowiednią wiedzę i kwalifikacje.

2. Definicje

  1. Poniższe określenia zawarte w niniejszych ogólnych warunkach umów (OWU) otrzymują następujące znaczenie:
  2. Zamówienie – dokument zawierający opis stanowiska, wymagania Klienta względem kandydata oraz zasady wynagradzania Spółki za realizację kampanii rekrutacyjnej.
  3. Rekomendacja – profil Kandydata przekazany przez Spółkę, zawierający jego dane zbieżne z kryteriami wskazanymi w Zamówieniu (oraz Briefie projektowym) i przekazany przez Spółkę do procesu rekrutacyjnego prowadzonego u Klienta.
  4. Zatrudnienie – nawiązanie współpracy między Spółką, a kandydatem w wyniku kampanii rekrutacyjnej na dowolnej ustalonej między nimi podstawie prawnej w tym w szczególności na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menadżerskiego, samozatrudnienia, jak też rozpoczęcie współpracy między tymi podmiotami na podstawie powołania, mianowania lub wyboru.
  5. Kandydat – osoba spełniająca kryteria stanowiska pracy, określone w Zamówieniu oraz potwierdzone podczas Briefu projektowego.
  6. Brief projektowy – spotkanie rozpoczynające projekt rekrutacyjny pomiędzy Hiring Managerem oraz zespołem rekrutacyjnym Talent Place.
  7. Spotkanie ewaluacyjne – spotkanie kończące projekt rekrutacyjny w ramach Zamówienia, którego celem jest przedstawienie działań realizowanych przez zespół rekrutacyjny oraz wniosków, które będą wspierać Klienta w kolejnych procesach rekrutacji.

3. Wykonywanie Umowy lub Zamówień

  1. Proces rekrutacji polega na poszukiwaniu, selekcji i rekomendowaniu Kandydatów spośród aplikacji otrzymanych w wyniku prowadzenia kampanii rekrutacyjnej przez Spółkę.
  2. Spółka zapewnia, iż każdorazowo uzyska zgodę na udostępnienie danych osobowych Kandydata na rzecz procesu rekrutacyjnego prowadzonego u Klienta.
  3. W ramach realizacji Umowy Spółka zobowiązuje się do:
    1. prowadzenia kampanii rekrutacyjnych na rzecz Klienta;
    2. dokonywania selekcji aplikacji i weryfikacji predyspozycji Kandydatów pozyskanych w wyniku prowadzenia kampanii;
    3. przygotowywania raportów w zakresie wyselekcjonowanych Kandydatów, zawierających podsumowanie ich doświadczeń i predyspozycji;
    4. regularnego raportowania bieżącego stanu realizacji Zamówienia lub Umowy zgodnie z harmonogramem ustalonym z Klientem.
  4. W ramach współpracy Strony ustalają co następuje:
    1. Klient zobowiązuje się do współdziałania ze Spółką przy realizacji Zamówienia, a także do dostarczenia Spółce informacji lub dokumentów niezbędnych do rzetelnej realizacji Zamówienia przez Spółkę. Opóźnienia ze strony Klienta w przesyłaniu informacji nie mogą powodować negatywnych konsekwencji wobec Spółki w szczególności, jeśli spowoduje to wydłużenie okresu działań prowadzonych przez Spółkę;
    2. Spółka posiada prawo do zamieszczania stosownych informacji oraz logo Klienta na swojej stronie internetowej, profilach społecznościowych w zakresie współpracy z Klientem w celach marketingowych związanych z prowadzeniem rekrutacji na wskazane stanowisko, a także zwrócić się do Klienta z prośbą o przeprowadzenie business case study po skutecznej realizacji kampanii rekrutacyjnej na rzecz Klienta;
    3. Każda kampania rekrutacyjna zostanie zlecona Spółce w formie Zamówienia zawierającego opis stanowiska oraz wymagania względem kandydata; za złożenie Zamówienia na rozpoczęcie kampanii rekrutacyjnej uznaje się przekazanie na adres e-mail Spółki Zamówienia. Akceptacja Zamówienia przez Spółkę odbywa się poprzez zwrotną wiadomość e-mail przesłaną do Klienta niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni roboczych. Podpisanie Zamówienia przez Klienta (osoby działające w jego imieniu lub na jego rzecz, niezależnie od formy upoważnienia do działania) jest równoznaczne za akceptację jego warunków;
    4. Brief projektowy rozpoczyna działania rekrutacyjne po stronie Spółki. Jeśli Klient po Briefie projektowym lub w trakcie realizacji zleconej kampanii, a przed zatrudnieniem danego Kandydata, podejmie decyzję o zaniechaniu poszukiwań Kandydata, zmianie profilu poszukiwanego Kandydata lub zmianie zakresu obowiązków, Spółce przysługuje wynagrodzenie za dostarczone rekomendacje z tytułu wywiązania z obowiązku realizacji kampanii rekrutacyjnej
    5. Klient posiada wyłączność na Kandydatów zarekomendowanych przez Spółkę przez okres 28 dni od daty przesłania rekomendacji do Klienta;
    6. Po przekazaniu danych osobowych Kandydatów przez Spółkę, Klient w terminie 2 dni roboczych dokona ich weryfikacji w swojej bazie i zgłosi zastrzeżenia w tym zakresie, przy czym dotyczy to danych osobowych przechowywanych w bazie Klienta przez okres nie dłuższy niż 3 miesięcy. Na życzenie Spółki, Klient udostępni informacje dotyczące posiadania Kandydata w swojej bazie wraz ze wskazaniem terminu. Kandydaci znajdujący się w bazie Klienta powyżej 3 miesięcy i nie więcej niż 12 miesięcy mogą zostać skontaktowani przez Spółkę na wyraźną prośbę Klienta – wtedy koszt zatrudnienia tego Kandydata zmniejsza się o 15% wartości zatrudnienia tego Kandydata.
    7. Po upływie 2 dni roboczych od przekazania Klientowi danych Kandydatów do weryfikacji przez Spółkę, brak zgłoszenia uwag do przesłanych rekomendacji jest równoznaczny z akceptacją Kandydatów jako nieznajdujących się w bazie Klienta;
    8. Po otrzymaniu rekomendacji, Klient ma 3 dni robocze na przekazanie informacji zwrotnej o przekazanym profilu Kandydata. Brak informacji zwrotnej ze strony klienta jest równoznaczny z akceptacją rekomendacji;
    9. Po przesłanej rekomendacji, Klient ma możliwość odrzucenia Kandydata rekomendowanego przez Spółkę, ze wskazaniem okoliczności uzasadniających odrzucenie Kandydata lub warunków, jakie nie zostały spełnione przez Kandydata;
    10. Klient odbędzie spotkanie z rekomendowanym przez Spółkę Kandydatem w terminie 5 dni roboczych od daty akceptacji rekomendacji przez Klienta;
    11. Po realizacji spotkania rekrutacyjnego, Klient w terminie 5 dni roboczych złoży Kandydatowi ofertę zatrudnienia bądź poinformuje o odrzuceniu jego kandydatury, ze wskazaniem okoliczności uzasadniających odrzucenie Kandydata lub warunków, jakie nie zostały spełnione przez Kandydata w formie pisemnej;
    12. Po zaakceptowaniu przez Kandydata oferty pracy u Klienta, Klient w ciągu 2 dni przekaże taką informację Spółce;
    13. Spółka przeprowadzi Spotkanie ewaluacyjne po realizacji pierwszego projektu rekrutacyjnego w ciągu 5 dni roboczych od daty akceptacji oferty pracy przez prezentowanego Kandydata;
    14. Klient poinformuje w ciągu 2 dni Spółkę o rozpoczęciu pracy przez Kandydata.
    15. Poniżej znajduje się zbiorcza informacja dotycząca realizacji poszczególnych etapów rekrutacji, które znajdują się w wyżej wymienionych punktach:
      Etap procesu Timeline procesu
      Weryfikacja Kandydata w bazie 2 dni robocze od momentu otrzymania danych kandydata mailowej od Spółki
      Akceptacja rekomendacji 3 dni robocze od momentu otrzymania profilu Kandydata wraz z rekomendacją
      Ustalenie daty spotkania rekrutacyjnego 3 dni robocze od momentu akceptacji rekomendacji
      Informacja zwrotna po spotkaniu rekrutacyjnym 5 dni roboczych od dnia spotkania z Kandydatem (dotyczy każdego etapu procesu jeśli jest ich więcej)
      Spotkanie ewaluacyjne 5 dni roboczych od daty złożenia oferty pracy dla Kandydata przedstawionego przez spółkę
      Informacja o rozpoczęciu pracy przez Kandydata 2 dni od momentu podpisania listu intencyjnego lub innego dokumentu potwierdzającego chęć rozpoczęcia współpracy z Kandydatem, ale nie później niż w dniu rozpoczęcia pracy przez Kandydata
    16. Za wykonanie Zamówienia uznaje się przekazanie przez Spółkę Klientowi zgodnej z Zamówieniem i Briefem projektowym rekomendacji Kandydatów, których kompetencje zawodowe odpowiadają opisowi stanowiska określonego zgodnie z Briefem projektowym
    17. Strony ustalają, że rekomendacje przekazane Klientowi będą uznawane za Kandydatów Spółki przez okres 12 miesięcy od dnia ich przesłania. Za Kandydata zatrudnionego przez Klienta ww. terminie na podstawie Zatrudnienia (niezależnie od formy prawnej współpracy), Spółce przysługuje wynagrodzenie zgodnie z zasadami określonymi w Umowie lub Zamówieniu. Klient zobowiązuje się do poinformowania Spółki o okolicznościach opisanych powyżej w terminie do 5 dni od daty zatrudnienia Kandydata. W przypadku niepoinformowania Spółki o zatrudnieniu Kandydata, Spółka może wystawić fakturę na kwotę zgodną z Zamówieniem powiększoną o 20% wartości projektu.
    18. Klient zobowiązuje się do postępowania według wyżej wymienionych terminów. Wszelkie odstępstwa wynikające ze specyfiki działania organizacji powinny zostać zgłoszone na etapie przygotowania Zamówienia.
    19. Klient postępujący według założeń Ogólnych Warunków Umowy dotyczących procesów rekrutacji jest zobowiązany do zapłaty opłaty za rekomendacje na rzecz Spółki w wysokości określonej w Zamówieniu.
    20. Klient nie postępujący według założeń Ogólnych Warunków Umowy dotyczących projektu (projektów) rekrutacji/cyjnych bądź nie zgłaszający powodów ewentualnego niedotrzymania założonego czasu na realizację projektu ponosi koszty wynikające z działań operacyjnych dedykowanego zespołu w wysokości 20% wartości projektu, chyba, że Klient takowe okoliczności zgłosi do koordynatora projektu rekrutacyjnego.

4. Wynagrodzenie Spółki

  1. Za wykonanie czynności określonych w Umowie lub Zamówieniu, Spółka otrzyma wynagrodzenie, które będzie kalkulowane jako: (1) opłata za rozpoczęcie procesu rekrutacji określonej w Zamówieniu; i/lub (2) opłata za zatrudnienie (niezależnie od jego formy prawnej) kandydata przez Klienta wskazana w Zamówieniu.
  2. Obowiązek zapłaty wynagrodzenia za usługę rekrutacyjną powstaje z chwilą zaakceptowania przez Kandydata oferty zatrudnienia lub współpracy przedstawionej przez Klienta, niezależnie od formy tej akceptacji oraz niezależnie od późniejszego zawarcia umowy lub rozpoczęcia świadczenia pracy, chyba że Strony postanowią inaczej.
  3. Do kwoty wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT w obowiązującej stawce.
  4. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Klienta faktury.
  5. Klient wyraża zgodę na wysyłanie i otrzymywanie faktur elektronicznych. Faktury Spółki będą wysyłane na uzgodniony z Klientem w Zamówieniu lub Umowie adres e-mail.
  6. W przypadku braku płatności faktur w terminie ich płatności, Spółka wystosuje stosowne wezwanie do zapłaty na rzecz Klienta i obciąży go w tym wezwaniu opłatą administracyjną w wysokości 185,00 PLN, a także będzie uprawniona do naliczania odsetek za opóźnienie w ustawowej wysokości.
  7. Brak płatności faktur w terminie 14 dni od daty wysłania Klientowi wezwania do zapłaty będzie upoważniać Spółkę do zawieszania współpracy do czasu uregulowania płatności na rzecz Spółki.
  8. W razie problemów z płatnościami, Klient może kontaktować się z działem księgowym Spółki pod adresem e-mail wiktoria@everuptive.com lub numerem telefonu: +48 536 195 427.
  9. Jakakolwiek zmiana wprowadzona przez Klienta w profilu lub kryteriach selekcji rekomendowanych Kandydatów wymagają powiadomienia w formie wiadomości elektronicznej. Wiadomość mailową należy przesłać do Business Unit Managera prowadzącego projekt rekrutacyjny. Wszelkiego rodzaju zmiany w profilu lub kryteriach selekcji rekomendowanych Kandydatów mogą stanowić podstawę do podwyższenia lub zmiany wynagrodzenia ustalonego przez Strony w Zamówieniu.
  10. Każda zmiana wprowadzona przez klienta wymaga potwierdzenia przez osobę upoważnioną po stronie Klienta. Korekta zamówienia stanowi załącznik do pierwotnego Zamówienia.

5. Czas trwania i rozwiązanie Umowy lub Zamówienia

  1. Umowa lub Zamówienie zostaje zawarte na czas nieokreślony.
  2. Umowa lub Zamówienie może zostać wypowiedziana przez każdą ze Stron w formie pisemnej pod rygorem nieważności z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, przy czym w przypadku rozpoczęcia danego Zamówienia lub Umowy, Spółka dokończy je i otrzyma w tym zakresie stosowne wynagrodzenie.
  3. Za usługi wykonane przez Spółkę do momentu wygaśnięcia Umowy lub Zamówienia, Spółce będzie przysługiwać wynagrodzenie określone w Umowie lub Zamówieniu.

6. Ochrona danych osobowych

  1. Strony zgodnie oświadczają, że administratorami danych osobowych wskazanych w Umowie lub Zamówieniu wobec osób uprawnionych do reprezentacji stron oraz danych osobowych osób do kontaktu, z chwilą ich udostępnienia sobie nawzajem odpowiednio jest Spółka i Klient.
  2. Spółka i Klient oświadczają, że będą przetwarzać i zabezpieczać dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
  3. Każdy z administratorów danych, o których mowa w pkt. 6.1 powyżej będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu realizacji Umowy lub Zamówienia, w szczególności w celu prawidłowej identyfikacji osób uprawnionych do reprezentowania drugiej strony i kontaktowania się z nią.
  4. Każdy z administratorów danych, o których mowa w pkt. 6.1 powyżej poinformuje osoby, których dane wskazuje w Umowie lub Zamówieniu oraz udostępnia w związku z Umową lub Zamówieniem dla potrzeb określenia sposobu realizacji usługi lub do kontaktów, o przekazaniu drugiej stronie danych osobowych tych osób, celu i zakresie zbierania danych, oraz wszelkich innych informacjach wymaganych zgodnie z art. 14 RODO informacje, jakie administrator danych (odbiorca danych) powinien przekazać osobie której dane dotyczą.
  5. W zakresie rekrutacji kandydatów do pracy przez Spółkę dla Klienta, Klient i Spółka są niezależnymi administratorami danych kandydatów do pracy i każdy z nich we własnym zakresie poinformuje Kandydatów o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, przy czym Klient ma obowiązek poinformować Kandydatów od momentu udostępniania mu danych danego Kandydata przez Spółkę.

7. Zakaz współpracy

  1. Klient zobowiązuje się w trakcie trwania współpracy Stron oraz przez okres 12 miesięcy od zakończenia współpracy (niezależnie od podstawy prawnej i przyczyny) nie oferować lub w jakikolwiek inny sposób nawiązywać współpracy na jakiejkolwiek podstawie prawnej (np. stosunku pracy, zlecenia) osobiście lub za pośrednictwem jakichkolwiek podmiotów lub osób z pracownikami lub współpracownikami Spółki.
  2. W przypadku naruszenia postanowienia ust. 1 powyżej, Spółka ma prawo żądać kary umownej od Klienta w wysokości 100.000 PLN za każdy przypadek naruszenia. Jeśli wartość szkody poniesionej przez Spółkę w wyniku takiego naruszenia przekroczy wysokość zastrzeżonej kary umownej, Spółka będzie uprawniona do żądania odszkodowania w pełnej wysokości takiej szkody na zasadach ogólnych.

8. Postanowienia końcowe

  1. Jeżeli któreś z postanowień OWU jest lub stanie się w całości albo w części nieskuteczne (na przykład z powodu zmiany przepisów prawa), nie narusza to skuteczności pozostałych postanowień. W takim przypadku w miejsce postanowienia nieskutecznego, należy powziąć najbardziej zbliżone do niego postanowienie, które będzie skuteczne.
  2. OWU stanowią integralną część Umowy lub Zamówienia. Wszelkie odstępstwa od OWU wymagają wyraźnego zawarcia odpowiednich postanowień w Umowie lub Zamówieniu.
  3. W przypadku rozbieżności pomiędzy Umową lub Zamówieniem a OWU, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy lub Zamówienia.
  4. Spółka może w każdym czasie zmienić Regulamin poprzez udostępnienie na swojej stronie internetowej jego nowej wersji. Zmiana obowiązuje od 8. dnia po dniu zastąpienia starego Regulaminu nowym, chyba że nowy Regulamin przewiduje późniejsze wejście w życie zmiany. Spółka zawiadomi o wprowadzeniu zmiany, zamieszczając odpowiednią informację na swojej stronie internetowej pod linkiem https://talentplace.pl/regulamin-owu przez okres jednego miesiąca. Do ofert złożonych w okresie obowiązywania starego Regulaminu i do Umów lub Zamówień zawartych na podstawie takich ofert stosuje się stary Regulamin.
  5. Umowa lub Zamówienie oraz niniejsze OWU podlegają prawu polskiemu, przy czym w sprawach w nich nieuregulowanych zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i przepisy o ochronie danych osobowych.
  6. Wszelkie spory wynikłe lub mogące wyniknąć w związku z Umową lub Zamówieniem, a których stronom nie uda się rozwiązać w drodze negocjacji, będą rozstrzygane wyłącznie przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Spółki.
  7. Niniejsze OWU wiążą Klienta, w przypadku doręczenia OWU przed zawarciem Umowy lub Zamówienia, a także udostępnienia OWU Klientowi w postaci elektronicznej, również poprzez wskazanie na ich publikację na stronie internetowej Spółki, przy czym Spółka oświadcza, że udostępnione na stronie internetowej pod adresem: https://talentplace.pl/regulamin-owu OWU mogą być przez Klienta w każdym czasie odtwarzane, Klient ma ponadto możliwość ich każdorazowego drukowania oraz zapisywania na swoim komputerze.