Zarządzanie energią – klucz do efektywności
Zaryzykuję postawienie tezy, że każdy z nas – chociaż raz w życiu – zadał sobie pytanie „Co mogę zrobić, by pracować bardziej efektywnie?”. Poszukując odpowiedzi, z pewnością natknęliśmy się na mnóstwo metod, które mają pomóc w wyznaczaniu i realizacji celów, zaplanowaniu dnia, krótko mówiąc – w zarządzaniu sobą w czasie.
Chęć ukończenia coraz większej liczby zadań w coraz krótszym okienku czasowym, chęć jak najszybszego osiągnięcia wyznaczonych celów, balansowanie pomiędzy pracą i życiem prywatnym… Wszystkie te kierunki niejednokrotnie prowadzą do frustracji, straty motywacji i ogólnego wyczerpania. A więc – jak zarządzać swoją energią?
Brak czasu czy brak energii?
Zdarza się, że mimo wysoko rozwiniętej zdolności zarządzania sobą w czasie nie jesteśmy w stanie osiągnąć tego, do czego dążymy. Nawet najlepsze „zarządzanie czasem” nie przełoży się na efektywność, gdy nie mamy siły realizować naszych założeń. Bezpośrednim źródłem efektywności każdego człowieka jest jego energia, którą – mocno upraszczając – można sprowadzić do zasobu umożliwiającego funkcjonowanie na optymalnym poziomie.
Umiejętność zarządzania energią osobistą nie bez powodu stała się jedną z najbardziej pożądanych kompetencji XXI wieku – szybki rozwój neuronauk pozwolił dostrzec, że to właśnie rozsądne zarządzanie własną energią umożliwia skuteczne wykorzystywanie zasobów własnego umysłu, a – co za tym idzie – umożliwia m.in. efektywną pracę.
Dobowa krzywa wydajności
Sprawność psychofizyczna człowieka jest kwestią indywidualną, zdeterminowaną przez wiele czynników i podlegającą różnego rodzaju wahaniom – uśredniony wykres aktywności dobowej obrazuje krzywa Refa. Ilustruje ona, że gdy wstajemy rano, najwyższy poziom wydajności osiągniemy od godziny 8.00 do godziny 11.00, a największy jej spadek ma miejsce między godziną 13:00 a 15:00. Od godziny 15:00 można zaobserwować wzrost wydajności, który nie osiągnie jednak równie wysokiego poziomu, jak ten przedpołudniowy. Zgodnie z tymi danymi, można rozplanować swoje zadania w taki sposób, by te najbardziej priorytetowe realizować w czasie największego wzrostu wydajności, a tymi rutynowymi lub mniej pilnymi zająć się w trakcie spadku energii.
Jest to oczywiście – jak zostało wspomniane – kwestia indywidualna. Pierwszym krokiem niech będzie obserwacja i wsłuchanie się we własny organizm, by na tej podstawie wykreślić osobistą krzywą wydajności i stworzyć plan działania jak najbardziej adekwatny do naszego trybu życia i chronotypu. Pozwoli Ci to uzyskać odpowiedź na pytanie – jak dbać o własną energię. Warto dodać, że krzywa może wyglądać inaczej u osób o wyższej aktywności wieczornej, a inaczej u osób bardziej aktywnych o poranku.
Cztery źródła energii
Pełne zaangażowanie w to, co robimy, możliwe jest dzięki korzystaniu z czterech wzajemnie ze sobą powiązanych źródeł energii: fizycznej, emocjonalnej, umysłowej oraz duchowej.
1. Energia fizyczna – związana jest z optymalną długością i jakością snu, zdrową dietą oraz odpowiednią ilością czasu przeznaczonego na przerwy
2. Energia emocjonalna – składa się na nią poczucie stabilności i bezpieczeństwa, a także umiejętność rozpoznawania emocji
3. Energia umysłowa – wpływa na nią umiejętność ustalania priorytetowych zadań oraz zdolności do koncentracji uwagi
4. Energia duchowa – obejmuje ogólne cele oraz poczucie, że to, co robimy, ma sens
Kluczem do efektywności jest identyfikacja, który z przedstawionych obszarów jest zaniedbany i wymaga poprawy – warto rozłożyć swój tydzień na „czynniki pierwsze”, by stworzyć podstawę do zmiany niesłużących nam przyzwyczajeń i wypracowania dobrych nawyków.
Jak zarządzać własną energię?
Biorąc pod uwagę przedstawione obszary energetyczne, można wyszczególnić kilka istotnych aspektów życia, które zaniedbane, mogą przyczynić się do znacznego obniżenia poziomu energii. Są to:
1. Higiena snu
Sen jest głównym źródłem energii fizycznej – przyjmuje się, że jest on regulowany przez dwa czynniki – mechanizm homeostatyczny (biologiczna potrzeba snu) oraz rytm okołodobowy. Biologiczne zapotrzebowanie na sen związane jest nie tylko z jego długością, ale też z głębokością – aktywność fizyczna, czy też unikanie drzemek w ciągu dnia, wzmacniają ten proces.
Jednym z fundamentów higieny snu jest regularny tryb życia – stałe pory wstawania oraz kładzenia się spać i stałe pory posiłków. Unikanie silnego, natężonego światła wieczorem i przyciemnionych pomieszczeń w ciągu dnia wzmacniają rytm okołodobowy, dzięki czemu potrzeba snu pojawia się o właściwej porze.
W trakcie snu dochodzi do regeneracji organizmu, konsolidacji śladu pamięciowego czy też „oczyszczenia” umysłu z emocji oraz toksyn. Niestety, odejście od naturalnego trybu życia, ściśle związanego z rytmem dnia i nocy, sprawiło, że współcześnie mnóstwo osób doświadcza deficytu snu. Często mamy również powody do skarżenia się na sen o niskiej jakości. Skutkuje to, oprócz licznych konsekwencji zdrowotnych, m.in. wolniejszym przetwarzaniem informacji, problemami z trafnym podejmowaniem decyzji, tendencją do reagowania agresją, czy też zaburzeniami równowagi emocjonalnej. Zadbanie o optymalną ilość i jakość snu jest więc niezbędne m.in. do tego, by działać bardziej świadomie oraz efektywnie.
2. Optymalna dieta
Regularne spożywanie odpowiednio zbilansowanych posiłków jest podstawą zdrowia i dobrego samopoczucia – to wiedzą wszyscy, ale odżywianie się to w gruncie rzeczy dostarczanie organizmowi energii, niezbędnej do jego prawidłowego działania.
Jednym z najważniejszych mechanizmów fizjologicznych, które determinują poziom energii, jest gospodarka węglowodanowa organizmu. Spożywanie cukrów prostych (słodyczy, słodzonych napojów) jest prostą drogą do wyczerpania zasobów energetycznych.
Mózg jest najbardziej energochłonnym narządem. Zużywa niemal ¼ ilości glukozy, jaka dostarczana jest do organizmu, wykorzystując ją jako główne paliwo. Cukry proste, choć szybko podnoszą poziom glukozy, wystarczają jedynie na chwilę – organizm zaczyna nagle wydzielać dużą ilość insuliny i gwałtownie obniża poziom cukru we krwi, co skutkuje sennością, wzmożonym uczuciem głodu i ogólnym osłabieniem.
Uzupełnić zapas glukozy na dłuższy czas i dodatkowo zadbać o prawidłowe funkcjonowanie mózgu można poprzez spożywanie produktów bogatych w węglowodany złożone (takie jak rośliny strączkowe czy brązowy ryż), nienasycone kwasy tłuszczowe (orzechy, oliwki), witaminy z grupy B, żelazo i magnez oraz poprzez dbanie o odpowiednie nawodnienie organizmu.
3. Odpoczynek
Efektywna praca nie jest równoznaczna z długą pracą. Istotnym elementem, który pozwala na zachowanie koncentracji, niezbędnej do efektywnego działania, jest odpoczynek. Odpowiednio częste, regularne przerwy dają możliwość szybkiej regeneracji – powinny być jednak na tyle krótkie, by móc szybko powrócić do stanu wysokiej koncentracji i zaangażowania.
Jednym z popularnych podejść jest technika Pomodoro. Według niej najefektywniej jest pracować w 25-minutowych blokach (w tym czasie poświęcić 100% uwagi jednemu zadaniu), po których należy zrobić 5 minut przerwy – po czterech takich cyklach można wyznaczyć sobie dłuższą, 20-minutową, przerwę. Dane z badań naukowych wskazują, że mózg traci zdolność do koncentracji co około 20 – 60 minut (w zależności od indywidualnych uwarunkowań). Potwierdzają też, że na każde 20 minut pracy powinny przypadać 5 – 7-minutowe przerwy.
Efektywna przerwa, to taka, która pozwoli na całkowite oderwanie się od działania. Nie warto więc wykorzystywać jej na czytanie zaległych maili, czy wykonywanie telefonów – zamiast tego korzystniejsze będzie poświęcenie tego czasu na aktywność fizyczną, która dotleni mózg, wykonanie ćwiczeń obniżających napięcie mięśniowe lub ćwiczeń oddechowych, a w trakcie dłuższej przerwy, na zjedzenie pełnowartościowego posiłku.
4. „Mózg emocjonalny”
Inteligencja emocjonalna (EQ) jest zdolnością, umożliwiającą rozpoznawanie i nazywanie własnych oraz cudzych stanów emocjonalnych – dotyczy więc sfery osobistej oraz sfery społecznej. Wpływa na to, jak sobie radzimy z własnymi stanami emocjonalnymi, jak zarządzamy emocjami, a także na to, jak wyglądają nasze relacje interpersonalne.
W kontaktach interpersonalnych, dysponując EQ, posiadamy większą zdolność analizowania i rozumienia stosunków, jakie zachodzą między ludźmi, łatwiej rozwiązujemy konflikty, czytelnie informujemy o własnych emocjach, tym samym zyskujemy pewność siebie i działamy bardziej empatycznie. Samoświadomość emocjonalna pozwala z kolei na zatrzymanie negatywnych dialogów wewnętrznych i ruminacji, czyli myśli, które sabotują nasze działania poprzez poddawanie w wątpliwość m.in. jakość wykonanych czynności, a także poprzez nadmierną koncentrację na przeżywanych stanach emocjonalnych. Dzięki niej jesteśmy w stanie rozpoznać i w porę zatrzymać przedwczesną reakcję stresową i przejąć nad sobą kontrolę, podczas przeżywania intensywnych stanów emocjonalnych.
Nieuświadomione negatywne emocje znacznie upośledzają zdolność logicznego rozumowania, spostrzegania, zapamiętywania – ograniczają więc możliwość efektywnej pracy. Emocje wiążą się też z danym sposobem reagowania takim jak ciekawość, zaangażowanie, strach czy utrata motywacji. Rozwijanie inteligencji emocjonalnej jest więc niezbędne, by działać świadomie, efektywnie, a także z większą dozą empatii dla siebie i innych.
5. Ustalanie priorytetów i proaktywność
Zasada Pareto mówi o tym, że 80% wyników wypływa z 20% przyczyn – można więc założyć, że 20% zrealizowanych zadań odpowiada za 80% efektów. Zgodnie z tą zasadą, istotą efektywnego działania jest znalezienie 20% najważniejszych zadań, których zrealizowanie decyduje o naszym sukcesie. Skuteczną organizację priorytetowych zadań warto zacząć od określenia ogólnego celu. W ten sposób będzie można określić mniejsze kroki, które nas do niego zbliżą.
Dzięki umiejętnym ustalaniu priorytetów możliwe jest osiągnięcie najlepszego efektu przy minimalnym nakładzie naszego czasu i energii. Co więcej, takie podejście pomaga skoncentrować się na tym, co jest naprawdę istotne, a odrzucić rozpraszacze i działania zbędne. Skuteczne realizowanie zaplanowanych działań i osiąganie wyznaczonych celów możliwe jest również dzięki postawie proaktywnej. Pozwala ona człowiekowi na działanie w obszarach swojego wpływu – nie skupiamy się wtedy na przeszłości czy własnych (często opartych na emocjach) prognozach, ale tym, co jest od nas zależne.
Innymi słowy, człowiek proaktywny bierze całkowitą odpowiedzialność za własne życie – jest odpowiedzialny za swoje myśli, słowa, zachowanie. Ćwiczenie takiej postawy umożliwia ukierunkowanie naszej uwagi i wysiłku tam, gdzie realnie możemy coś zmienić, tym samym pomagając w mądrym gospodarowaniu zasobami energii.
6. Uważność
Czwarty obszar naszej osobistej energii wiąże się z pytaniem o sens naszych działań. Kiedy wiemy, dlaczego coś robimy, jeżeli znamy swoje miejsce w świecie, jesteśmy w stanie funkcjonować z większą pasją i zaangażowaniem.
Współcześnie życie – szczególnie w swojej sferze zawodowej – wymusza na nas wysokie tempo, silną potrzebę kontroli oraz chęć „dążenia” i „osiągania” często własnym kosztem. Marnujemy energię na myśli dotyczące przeszłości i przyszłości, co prowadzi do pojawienia się reakcji stresowej, która rzadko kiedy związana jest z realnym zagrożeniem.
Codziennie dociera do nas mnóstwo absorbujących informacji, które rozpraszają naszą uwagę i kierują ją „na zewnątrz”. Ogranicza to świadomość i sprawia, że interpretujemy rzeczywistość w sposób nawykowy, generując przy tym najczęściej negatywne emocje i tracąc olbrzymie ilości energii.
Trening uważności, ćwiczenie „uważnej obecności” pomaga nie tylko podejmować świadome decyzje, czy intencjonalnie skupiać uwagę na wybranym aspekcie i utrzymywać koncentrację. Jest to przede wszystkim ćwiczenie umysłu, prowadzące do przywrócenia równowagi emocjonalnej oraz odzyskania utraconej energii.
Podsumowanie
Zarządzanie sobą w czasie jest ważną składową działania – przychylam się do usłyszanej kiedyś tezy, wygłoszonej przez Benjamina Franklina, mówiącej o tym, że brak planowania to planowanie porażki. Czas, w przeciwieństwie do energii, jest jednak zasobem nieodnawialnym, nad którym nie jesteśmy w stanie do końca zapanować. Zmiana nawyków, związanych z czterema, wzajemnie na siebie wpływającymi, obszarami energii, jest niezbędna, aby przejąć kontrolę nad własnymi zasobami energetycznymi. Im skuteczniej będziemy w stanie nimi zarządzać, tym więcej motywacji, zaangażowania i koncentracji zyskamy.
Dzięki temu będziemy również w stanie działać bardziej efektywnie, przy jednoczesnym zachowaniu zdrowia zarówno fizycznego, jak i psychicznego. Warto o nie zadbać – szczególnie gdy wokół wciąż słyszysz: „musisz dać z siebie 100%”. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki pozwolą Ci zrozumieć jak zarządzać własną energię.
