app-fill
Wróć do bloga

Jak przygotować pracowników na powrót do biura?

Firmy niedawno musiały zmierzyć się z wyzwaniem ekspresowego wdrożenia pracy zdalnej, a już na horyzoncie zaczyna pojawiać się wizja powrotu do biur z przymusowego home office. Czy jednak wystarczy dać sygnał pracownikom, że wracamy do siedzib i liczyć na to, że wszystko samo wróci do normy?

Niestety - to co znaliśmy do tej pory jako normę, przez jakiś czas może nie wrócić. Prawdopodobnie do czasu wprowadzenia na rynek szczepionki na koronawirusa będziemy musieli zmienić nasze przyzwyczajenia, żeby zapobiec jego rozprzestrzenianiu. Te obostrzenia nie ominą także przestrzeni biurowej. Zakłady pracy potencjalnie należą do grupy miejsc, w których transmisja wirusa jest ułatwiona ze względu na zgromadzenie licznych ludzi na niewielkiej przestrzeni i najczęściej zamknięty obieg powietrza. Wskazują na to m.in. badania z Korei Południowej, w której opisano przypadek zakażenia się koronawirusem połowy pracowników z jednego piętra biurowca. Dlatego przystosowanie przestrzeni do pojawiających się wytycznych będzie jednym z naszych priorytetów. Podejmując decyzję o powrocie do biura, powinniśmy przede wszystkim zadbać o zdrowie pracowników i zapobieganie rozwojowi epidemii.

Ochrona pracowników przed samym koronawirusem nie jest naszym jedynym problemem. Musimy sobie zdać sprawę z tego, że globalna pandemia jest sytuacją bez precedensu i zmagamy się z pewnego rodzaju społeczną traumą. Mamy do czynienia po pierwsze, z zagrożeniem zdrowia i życia, co samo w sobie jest czynnikiem niezwykle stresogennym. Jednak drugim, mniej oczywistym skutkiem jest to, że przez ostatnie tygodnie wiele osób żyje w ogromnej niepewności, nie wiedząc, co czeka ich jutro. Taki długotrwały stres niewątpliwie odbije się na wszystkich pracownikach. Już teraz psycholodzy donoszą o zwiększonej ilości poważnych epizodów depresyjnych i prób samobójczych. Obserwujemy również wzrost przemocy w rodzinie, a lekarze przyjmują coraz więcej pacjentów, którzy skarżą się na schorzenia o podłożu psychosomatycznym. To wszystko jest efektem stresu, który towarzyszy nam od początku epidemii i jego efekty w najbliższym czasie będą dla nas coraz bardziej widoczne. Dlatego tak ważne jest, żeby już teraz zadbać szczególnie o zdrowie psychiczne pracowników.

Jak zadbać o zdrowie psychiczne pracowników?

Pomyśl o wszystkich pracownikach

Myśląc o tym, jak przygotować się na powrót do biura przyjdzie nam podjąć szereg decyzji. Zastanówmy się, czy mamy wśród pracowników osoby, które znajdują się w grupie ryzyka ostrego przejścia koronawirusa. Może to być trudne, bo o ile wiek naszych pracowników z łatwością możemy sprawdzić, to pamiętajmy, że nie ma obowiązku informowania pracodawcy o swoim stanie zdrowia. Może się okazać, że wśród naszych pracowników są osoby o obniżonej odporności, które powinny w szczególności zadbać o swoje zdrowie w okresie przejściowym. Może się również zdarzyć, że nasi niebędący w grupie ryzyka pracownicy np. opiekują się w domu starszymi członkami rodziny - dlatego nie chcą narażać ich zdrowia. Pracownicy mogą również nie być w stanie znaleźć osoby, która zajmie się dziećmi na czas kiedy szkoły w dalszym ciągu pozostają zamknięte. Dlatego po ogłoszeniu powrotu do biura warto zostawić pracownikom „furtkę” i poinformować, że jeśli ktoś jest w skomplikowanej sytuacji, to powrót do biura będzie ustalany indywidualnie.

Pozwól wybrać

Dajmy pracownikom czas na przygotowanie się do powrotu. Przez te kilka tygodni każdy wyrobił już sobie pewną rutynę pracy z domu, która daje poczucie bezpieczeństwa w czasach niepewności. Zburzenie tego rytmu z dnia na dzień spowoduje dezorientację i obniży efektywność pracowników. Przejście z pracy w biurze na pracę zdalną było nagłą i szybką decyzją, która wymagała elastyczności i szybkiego dostosowania się do nowych realiów. Wiązało się to ze spadkiem efektywności w pierwszych tygodniach. Powrót do biura nie musi, a nawet nie powinien być wprowadzany tak samo szybko. Jeśli udało nam się wypracować procedury pracy zdalnej i nasza firma nie ponosi z tego powodu strat, nie musimy się tak bardzo spieszyć. Dlatego warto poinformować pracowników o ewentualnym powrocie odpowiednio wcześniej - najlepiej minimum 2 tygodnie przed planowaną datą. Da to pracownikom czas na przygotowanie się do kolejnej zmiany. Zastanówmy się też, czy nie możemy pozwolić pracownikom na wybór kiedy dokładnie mogą wrócić do biura. Da im to poczucie wpływu, którego zdecydowanie brakowało przy przejściu na przymusową pracę zdalną czy podczas przymusowej narodowej kwarantanny. Możemy wyznaczyć np. dwutygodniowy okres przejściowy a pracownik, albo poszczególne zespoły będą mogły same zdecydować, w który dzień postanowią wrócić do pracy w firmie.

Rozmawiaj z pracownikami

W tym wszystkim, przed podjęciem ostatecznej decyzji o terminie powrotu nie zapomnijmy po prostu porozmawiać z pracownikami! Zanim wykonamy zdecydowane kroki dotyczące przygotowania biura, upewnijmy się, czy nasi pracownicy są na to gotowi. Być może wciąż przemawia przez nich lęk i nie chcą wracać do biura, bo uważają, że to ryzykowne? Jeśli tak jest, to zmuszenie ich do powrotu może mieć tylko negatywne skutki - takie jak obniżenie efektywności, zwiększenie absencji i zmniejszenie zaufania do pracodawcy. W przypadku kiedy zdania w firmie będą podzielone dobrze może sprawdzić się stopniowy powrót do biura - na samym początku te osoby, które chcą wrócić szybciej, bo np. w domu nie mają warunków do pracy albo te osoby, które są w biurze niezbędne a dopiero w następnych etapach osoby, dla których powrót do biura w pierwszym terminie jest problematyczny.

Jesteśmy w biurze - co dalej?

Okres przejściowy

Kiedy już powrócimy do biura, dajmy wszystkim czas na przystosowanie się do nowej-starej rzeczywistości. Pracownicy od nowa będą musieli wypracować sobie rytm pracy z biura, ale też przypomnieć sobie jak pracuje się na open space. Wyzwaniem może być dostosowanie się na nowo do innej formy rozpraszaczy takich jak rozmowy telefoniczne współpracowników obok, głośnej drukarki czy ogólnego gwaru w biurze. Cały rytm dnia niektórych osób będzie musiał ponownie ulec zmianie. Ponieważ do pracy zdalnej nie trzeba dojeżdżać, prawdopodobnie wiele osób w tym czasie wstawało później, a ich rytm dnia i godziny snu zdążyły się już zmienić. Przez to przez pierwsze dni w biurze mogą okazać się senni i rozdrażnieni. Warto wziąć te wszystkie czynniki pod uwagę i zastanowić się, co można zrobić, żeby ten okres przejściowy był dla wszystkich jak najmniej bolesny. Najlepszym rozwiązaniem byłoby zaplanowanie pierwszych dni na czas, w którym wymagającej pracy jest mniej i unikać najbardziej gorących okresów np. końca miesiąca kiedy dopinane są cele miesięczne. Dobrym pomysłem jest też pozostawienie pracownikom możliwości pracy zdalnej 1-2 dni w tygodniu. Z jednej strony, pozwoli to na bardziej stopniowy powrót do pracy, a z drugiej wyjdzie naprzeciw potrzebom pracowników, którzy już posmakowali pracy zdalnej i prawdopodobnie i tak będą oczekiwać takiej możliwości.

Transparentna komunikacja

Nową rzeczywistość w biurze warto również zainagurować jasnym komunikatem, który tłumaczy jak radzi sobie firma i czego można się spodziewać w najbliższych miesiącach. Jeśli jest taka możliwość, zorganizujmy spotkanie całej firmy, podczas którego zarząd opowie, jakie są szanse i zagrożenia związane z sytuacją na rynku. Wiele osób obecnie obawia się straty pracy i oczekują informacji o tym, jaka jest odpowiedź firmy na trudną sytuację i czy ich stanowiska są zagrożone. Odpowiedni komunikat zmniejszy poczucie niepewności i pozwoli oczyścić atmosferę. Dobrze poinformowani na temat sytuacji pracownicy będą mieli możliwość skupić się w 100% na pracy, zamiast zastanawiać się jak będzie wyglądać ich sytuacja i czy mają się czego obawiać. Pamiętajmy, że nawet jeśli sytuacja jest kryzysowa i będziemy w tym temacie szczerzy, możemy dużo zyskać - lojalni pracownicy, znając sytuację, jeszcze bardziej zaangażują się w pomoc firmie. Podczas takiego spotkania pamiętajmy też o przekazaniu nowych zasad przebywania w biurze. W zależności od wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego poinformujmy wszystkich o wymaganych odstępach, dezynfekcji sprzętów biurowych oraz procedurach na wypadek podejrzenia koronawirusa u jednego z pracowników.

Uwolnienie stresu

Po kilku tygodniach izolacji i stresu przyda się na pewno wentyl bezpieczeństwa, który pomoże odsiać wszystkie negatywne emocje. Jeśli tylko sytuacja epidemiologiczna na to pozwala, pomyślmy o zorganizowaniu integracji pracowników. Najlepiej włączmy do takiej integracji elementy aktywności fizycznej i zdrowej rywalizacji. Sport to bardzo dobry sposób na odreagowanie nerwowych sytuacji - można powiedzieć, że to „mały reset” dla umysłu. Możemy zorganizować np. firmowe rozgrywki siatkówki albo wybrać się na paintball w połączeniu z integracyjnym grillem na świeżym powietrzu. Jeśli jednak okażę się, że jeszcze przez jakiś czas taka forma rozrywki będzie dla nas niedostępna, pomyślmy o małych inicjatywach integracyjnych w biurze. Może umówmy się na wspólne śniadanie w jakiś dzień, albo w ramach dłuższej przerwy lunchowej zamówmy pizzę? Do tego możemy zorganizować na przykład quiz wiedzy o firmie z nagrodami. Każda taka inicjatywa pozwoli wszystkim oderwać się od myśli o pandemii i wrócić na stare tory pracy.

Rola managerów

Nie zapominajmy też o roli managerów w procesie adaptacji do nowej rzeczywistości. To oni będą na pierwszej linii frontu i oni będą zmagać się z negatywnymi skutkami całej sytuacji u pracowników. Dlatego pamiętajmy, żeby szczególnie uwrażliwić managerów na oznaki dużego stresu u siebie i swoich podwładnych. Przygotujmy ich do tego, jak mają na nie reagować i jak sobie z nimi radzić. Możemy tutaj posilić się konsultacją u psychologa biznesu, który pomoże wypracować nam odpowiednie rozwiązania, które zapobiegną większej eskalacji stresu u pracowników.

Podsumowanie

Jeszcze nigdy nie musieliśmy w tak nagłym trybie i na tak dużą skalę przechodzić w całości na pracę zdalną. Ale tak samo jeszcze nigdy nie wracaliśmy do pracy w biurze w czasach zagrożenia epidemicznego. Dlatego nie traktujmy powrotu do biura jako powrotu do starej rzeczywistości, która nie powinna nas zaskoczyć. Nie bierzmy niczego za pewnik, ale potraktujmy powrót do biura jako nowe wyzwanie, którego skutków nie możemy w 100% przewidzieć. Przygotujmy się do tego wydarzenia na wszystkich frontach, tak żeby jak najmniej rzeczy nas w najbliższej przyszłości zaskoczyło a nasza firma i nasi pracownicy jak najmniej na tym stracili. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą Ci przygotować pracowników na powrót do biura.



Autor: Iga Kublik