app-fill
Wróć do bloga

Kiedy Twoi pracownicy stracą motywację do pracy zdalnej ?

Czy możemy założyć, że pracownicy zdalni są bardziej zmotywowani? Z jednej strony wprowadzenie pracy zdalnej może mieć pozytywny wpływ na motywację zespołu - pracownicy zdalni często są mniej zestresowani pracą i odczuwają większą autonomię. Z drugiej strony, musimy zdać sobie sprawę z tego, że w takim trybie pracy zupełnie inne czynniki, niż w pracy stacjonarnej, mogą mieć wpływ na osłabienie wewnętrznej motywacji do pracy. Część z tych czynników postaram się zidentyfikować w tym artykule.

Zewsząd dochodzą do nas głosy o zaletach pracy zdalnej. Zwłaszcza teraz, kiedy wiele firm musiało wprowadzić przymusową pracę zdalną w związku z pandemią koronawirusa, słyszymy że w tym czasie zaangażowanie i efektywność zespołów wzrosła. Jednak czy to rzeczywiście zasługa przejścia na tryb pracy zdalnej? Tego w tym momencie nie możemy być pewni.

W psychologii organizacji znany jest tzw. efekt Hawthorne’a. Jego nazwa pochodzi od zjawiska zaobserwowanego w 1932 w fabryce Hawthorne Works w USA, w której australijski psycholog Elton Mayo przeprowadzał badania nad wpływem środowiska pracy na wydajność pracowników. Zauważył on, że kiedy zmieniono natężenie światła w fabryce, efektywność pracowników wzrosła, by po czasie wrócić do wyjściowego poziomu. Kiedy ponownie zmieniono natężenie światła na takie, jakie było na początku trwania eksperymentu, efektywność znów wzrosła. Naukowcy interpretując ten fakt sugerują, że to nie konkretna zmiana wpływa na podniesienie efektywności, ale sam fakt wprowadzania jakiejkolwiek zmiany, która ma na celu pomoc pracownikom. Trzeba pamiętać, że Elton Mayo był żywo zainteresowany potrzebami pracowników i ich komfortem pracy. Dzięki temu, jego strategia wywołała u pracowników zamierzony efekt - poczucie, że ich potrzeby są ważne.

Jak to się ma do pracy zdalnej? Może się okazać, że widoczny obecnie wzrost motywacji i efektywności nie wynika wprost z możliwości pracy z domu, ale ze zmiany, która przez wielu była od dłuższego czasu pożądana. Jeśli jednak wierzyć badaniom psychologicznym, jeżeli nie będziemy na bieżąco wprowadzać zmian i usprawnień to tylko kwestia czasu kiedy entuzjazm pracowników opadnie, a wraz z nim motywacja i efektywność.

Dlatego już teraz zastanówmy się co może obniżać motywację w zdalnych zespołach i zacznijmy temu zapobiegać.

Nieumiejętne zarządzanie czasem

Problem z rozdzieleniem pracy od życia prywatnego to jedna z największych bolączek pracowników zdalnych. Niekwestionowane zalety, takie jak pracowanie prosto z własnego salonu i samodzielne decydowanie o godzinach pracy okazują się pułapką, kiedy czas ,,wyjść” z pracy i zająć się odpoczynkiem. W takich warunkach istnieje duża pokusa do tego, żeby pracować po godzinach. Zwłaszcza wtedy, gdy pracownik ma poczucie, że nie dał z siebie wszystkiego w ciągu dnia, albo ma jakiś projekt do dokończenia. Może się wydawać, że jest to korzystna sytuacja z perspektywy pracodawcy - w końcu pracownik poświęca więcej czasu na pracę, realizuje swoje cele i pozornie jest bardziej efektywny. Jest to jednak krótkowzroczne podejście. Jednym z ważniejszych czynników, który wpływa na motywację i zaangażowanie, jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Jeśli ta równowaga jest zaburzona, musimy liczyć się z tym, że wcześniej czy później pojawią się takie konsekwencje jak: wyższe poczucie stresu w pracy, wypalenie zawodowe czy zwiększona absencja. Dlatego tak ważne jest, żeby przygotować swoich pracowników do pracy z domu, przekazać im wiedzę oraz zasoby, które umożliwią im planowanie swojego czasu w taki sposób, aby pozostawała jeszcze przestrzeń na odpoczynek i sprawy osobiste. Jak to zrobić? Jeśli nie mamy możliwości, żeby zapewnić odpowiednie szkolenia wszystkim naszym pracownikom, powinniśmy zadbać o to, żeby w taką wiedzę uzbroić wszystkich naszych managerów. To oni powinni być odpowiedzialni za przekazywanie dobrych praktyk swoim zespołom i podkreślanie znaczenia work-life balance.

Nieodpowiednie osoby na nieodpowiednich stanowiskach

W zespołach zdalnych szczególnie ważne jest to, żeby każda osoba była na odpowiednim stanowisku, zgodnym ze swoimi predyspozycjami. Wszyscy pracownicy przez większość czasu pracują w pojedynkę i samodzielnie zarządzają swoimi zadaniami. W związku z tym, w pracy zdalnej nie ma miejsca na półśrodki i dopasowanie pracownika do stanowiska na 60%. Po jakimś czasie od wdrożenia pracy zdalnej może się okazać, że nie wszyscy wypełniają role, które są zgodne z ich mocnymi stronami i kompetencjami. Jeśli jednak nie zaczniemy się na tym zastanawiać i nie sprawdzimy tego odpowiednio wcześniej, może się okazać, że odkryjemy to za późno - kiedy nasi pracownicy będą już zdemotywowani, a my zaczniemy odczuwać pierwsze straty dla biznesu. W końcu zespoły i managerowie nie widzą się na co dzień, a co za tym idzie - popełnione nieświadomie błędy mogą wypłynąć znacznie później niż byłoby to w standardowych warunkach. Żeby uniknąć takich sytuacji warto zrobić dokładny talent review w organizacji, poznać mocne strony swoich pracowników i oddelegować im zadania, które będą do nich dobrze dopasowane. Może to niekiedy wymagać przeorganizowania całych zespołów, ale jednocześnie gwarantuje nam, że lepiej wykorzystamy potencjał swoich pracowników. Nie tylko będą oni bardziej szczęśliwi, móc wykonywać zadania, które są dla nich szyte na miare, ale także nam pozwoli to na lepsze zidentyfikowanie ewentualnych braków kompetencyjnych w zespole i zaplanowanie szkoleń lub dodatkowej rekrutacji.

Pozostawienie samemu sobie

Kiedy cała firma pracuje zdalnie i wszystko idzie zgodnie z planem, projekty posuwają się do przodu a pracownicy nie mają żadnych problemów, możemy stracić czujność. Z zasady, w zdalnej pracy wszyscy muszą wykazywać się sporą samodzielnością, gdyż nadzór nad ich pracą jest ograniczony. Większa autonomia i mniejszy nacisk na kontrolę sprzyja zaangażowaniu w pracę i efektywności, ale i tutaj możemy wpaść w pułapkę. Jeśli nasz pracownik bardzo dobrze radzi sobie ze wszystkimi zadaniami, managerowie mogą mieć tendencje do pozostawienia go samemu sobie i ograniczenia się do krótkich, bardziej lub mniej regularnych spotkań update’owych. W takim przypadku mogą oni jednak z łatwością przegapić moment, w którym zadania, które pracownik wykonuje na co dzień, przestaną być satysfakcjonujące a staną się nieznośną rutyną. Nie zapominajmy, że aby utrzymywać motywację pracowników na wysokim poziomie, niezbędny jest regularny i dokładny feedback, który jest punktem wyjścia do rozwoju i powierzania coraz bardziej odpowiedzialnych zadań. Dlatego rolą managera powinno być bieżące kontrolowanie potencjału rozwoju pracownika i przeplatanie zadań łatwiejszych z tymi które stanowią dla pracownika wyzwanie.

Kiepska komunikacja

Przypomnijmy sobie, jak wygląda komunikacja w stacjonarnym biurze? Zwykle jest bardziej spontaniczna a wszystkie wiadomości rozchodzą się w ekspresowym tempie. Tego nie można powiedzieć o komunikacji w zespołach zdalnych czy hybrydowych. W takich zespołach łatwo doprowadzić do sytuacji, kiedy np. poszczególni pracownicy kompletnie nie wiedzą, czym aktualnie zajmują się inne działy oraz w jakim kierunku zmierza firma. Jeśli o to nie zadbamy, musimy być gotowi na to, że nasi pracownicy nie będą się identyfikować z naszą firmą i z biegiem czasu będą z nią coraz mniej związani, a w rezultacie- nie będą się angażować w życie firmy.

Brak dbałości o spójną komunikację w całej firmie może też doprowadzić do fragmentaryzacji i pogłębiania się przepaści między zespołami. Może zdarzyć się tak, że jeden zespół jest dużo lepiej poinformowany niż pozostałe (np. dzięki bardziej komunikatywnemu managerowi). W takiej sytuacji inne zespoły mogą poczuć się bardziej wykluczone, co na pewno nie wpłynie pozytywnie na ich morale.

Dlatego komunikacja w pracy zdalnej jest niezwykle istotnym aspektem. Myśląc o komunikacji musimy zaplanować ją na wielu poziomach - na poziomie ogólno firmowym, zespołowym, indywidualnym i na poziomie manager - pracownik. Tylko w taki sposób możemy maksymalnie odwzorować realia biurowe i sprawić, że nasi pracownicy będą bardziej związani z firmą. Zadbajmy też o to, żeby nie była to jednostronna komunikacja i oddajmy pracownikom głos. Możemy to zrobić np. wprowadzając regularne, indywidualne spotkania feedbackowe z działem HR, na którym każdy ma możliwość wypowiedzenia się o różnych aspektach działania firmy. Po wprowadzeniu takiego rozwiązania w Talent Place zauważyliśmy duży wzrost zaangażowania pracowników.

Niedobór kontaktów społecznych

Pracując codziennie przez 8 godzin we własnym mieszkaniu przed komputerem może zacząć doskwierać nam samotność. Przez wiele lat to praca była głównym źródłem kontaktów towarzyskich. W biurach spędzaliśmy czas z ludźmi, a po pracy szliśmy ze współpracownikami na piwo. W pracy zdalnej tego nie ma, ale to nie znaczy, że znikają potrzeby posiadania relacji przyjacielskich z innymi ludźmi. Człowiek jest istotą społeczną i mimo, że ludzie różnią się między sobą oczekiwaniami co do ilości i natężenia kontaktu z innymi to jednak bez jakiegokolwiek kontaktu większość z nas czuje się źle.

A w pracy zdalnej często trudniej jest o te kontakty zadbać. W wielu firmach nie ma przestrzeni na luźne zespołowe interakcje. Jeśli stawiamy tylko na relacje biznesowe to musimy mieć świadomość tego, że zespół przestanie się znać i lubić. Brak relacji koleżeńskich w pracy obniża zaufanie do współpracowników i solidarność w zespołach. Jeśli pracownicy nie są związani w żaden sposób ze swoim zespołem nie będą mieć motywacji do tego, żeby pomóc swojemu koledze czy koleżance w pracy w trudnym zadaniu i dawać z siebie wszystko.

Braku poczucia wspólnoty nie załatwi niestety duża, zorganizowana integracja raz na kilka miesięcy. Musimy zadbać o to, żeby stworzyć przestrzeń na luźne rozmowy i poznawanie współpracowników podczas codziennej pracy, tak żeby nikt nie czuł się w firmie samotny. O taką przestrzeń możemy zadbać na naszym wewnętrznym komunikatorze - warto stworzyć kanały, które nie są związane z pracą. Dobrym pomysłem jest też organizacja integracji online, podczas których można porozmawiać na każdy temat.

Nowi pracownicy

Jeśli firma się rozwija pewne jest, że wcześniej czy później dołączą do niej nowi pracownicy. I tutaj pojawia się wyzwanie - jak wdrożyć takiego pracownika, skoro nie może pojawić się w biurze, nie pozna całego zespołu i nie będzie siedział obok managera, który będzie go wdrażać w nowe obowiązki? Proces onboardingu to coś, co w przypadku zdalnej organizacji musi być perfekcyjnie zaplanowane. Musimy zatem pomyśleć o aspektach, o których nie myślimy podczas stacjonarnego onboardingu np. w jaki sposób inni pracownicy dowiedzą się o nowej osobie? W standardowych warunkach po prostu zobaczą nowego pracownika w biurze. W nowej rzeczywistości musimy pamiętać o wysłaniu odpowiedniego komunikatu. Wbrew pozorom największym wyzwaniem we wdrożeniu nowego pracownika nie jest przekazanie mu wiedzy, bo przekazywanie wiedzy online, dzięki zdobyczom technologii, nie różni się bardzo od przekazywania wiedzy stacjonarnie. Z naszych doświadczeń wynika, że największym wyzwaniem jest zbudowanie relacji z nową osobą i to tym aspektem musimy się wyjątkowo zaopiekować. W Talent Place udało nam się niemal całkowicie zautomatyzować element wiedzowy onboardingu dzięki platformie Skillveo. Dzięki temu odzyskaliśmy czas, który poświęcamy na lepsze poznanie i zbudowanie relacji z nowym pracownikiem poprzez przedstawienie go na firmowym komunikatorze, zorganizowanie spotkania zapoznawczego i indywidualną opiekę w pierwszych tygodniach pracy.

Czy to się dzieję w Twojej firmie?

Odpowiedź brzmi - prawdopodobnie tak. Jeśli dzisiaj pierwszy raz słyszysz o tych problemach i w Twojej firmie nie wprowadzono jeszcze żadnych działań, które mogą nim zapobiegać to możesz się spodziewać, że spadek motywacji, czy zaangażowania Twoich pracowników to tylko kwestia czasu. Najlepsze co możesz teraz zrobić to przeanalizować Wasz sposób działania od momentu wdrożenia pracy zdalnej, zidentyfikować wszystkie potencjalne problemy i zdobyć wiedzę o tym jak im zapobiec lub zminimalizować ich skutki. Wiele porad i gotowych rozwiązań znajdziesz w naszym kursie Praca Zdalna dla Managera, w którym kompleksowo poruszamy temat pracy zdalnej i zarządzania zespołami hybrydowymi.

Podsumowanie

Praca zdalna często może wydawać się rozwiązaniem idealnym, odpowiadającym na wyzwania naszych czasów. I niewątpliwie taki tryb pracy ma wiele zalet i duża część pracowników obecnie oczekuje takiej możliwości. Jednak nowa rzeczywistość pracy to również zupełnie nowe wyzwania, którym musimy stawić czoło. A im wcześniej się z nimi zmierzymy, tym wcześniej będziemy mogli mówić o pełnym wdrożeniu pracy zdalnej w naszej organizacji.



Autor: Iga Kublik