5 wyzwań we współpracy z zespołem hybrydowym

Całkowite przejście firmy na pracę zdalną nie zawsze jest możliwe, choćby ze względu na konieczność fizycznych spotkań z klientem, czy brak dostępu do technologii i systemów w warunkach domowych. W takich sytuacjach dobrym rozwiązaniem jest model hybrydowy. Polega on na tym, że część pracowników firmy pracuje z biura, a część całkowicie lub częściowo zdalnie. Taki model często okazuje się być lepiej dopasowany nie tylko do potrzeb biznesowych, ale również potrzeb pracowników - zwłaszcza tych, którzy zdecydowanie lepiej odnajdują się w rzeczywistości biurowej.

Współpraca w zespole hybrydowym niesie jednak za sobą zupełnie inne wyzwania niż tradycyjna praca zdalna. Nie jest to bowiem zespół jednorodny, tak jak w przypadku 100% pracy zdalnej lub pracy stacjonarnej w biurze. W takim modelu musimy pamiętać zawsze o potrzebach i problemach dwóch grup, połączyć ich interesy i zadbać o to, żeby nie stały się odrębnymi organizmami. W końcu wszyscy pracownicy są częścią jednej firmy i działają we wspólnym interesie.

Jakie zatem wyzwania mogą na nas czekać w modelu hybrydowym?

Braki w komunikacji

Wyobraź sobie taką sytuację: do całej firmy wysyłasz maila na temat ważnych zmian w projekcie, nad którym właśnie pracujecie. Dbasz o to, żeby mail trafił do każdej osoby w firmie i nikt nie poczuł się pominięty. Kilka minut po wysyłce maila, Twoja koleżanka z biurka obok zadaje Ci pytanie, które dotyczy treści twojej wiadomości. Po chwili, do rozmowy włączają się kolejne osoby z open space’u. W wyniku tego, otwiera się dyskusja, podczas której dochodzicie do ważnych i wartościowych wniosków. Tyle tylko, że pracownicy zdalni, z oczywistych względów nie mogli w niej uczestniczyć i podczas prac nad tym projektem będą naturalnie na gorszej pozycji, niż osoby, które brały udział w rozmowie. W związku z tym, konieczne będzie, aby poświęcić im więcej czasu na wprowadzenie ich w temat i przedstawienie nowych ustaleń.

Takie rzeczy w zespołach hybrydowych dzieją się i będą się działy. Nawet najlepsza strategia komunikacji w firmie nie zapobiegnie temu, że pracownicy biura będą wymieniać się wiadomościami podczas przerwy na lunch czy w kolejce do ekspresu. Dlatego ważne jest przeszkolenie pracowników z zakresu konieczności dokumentowania wszystkich spotkań na żywo i rozmów, które mogą być istotne dla pracy całego zespołu. Dobrze jest przyjąć zasadę, że to co nie jest zakomunikowane mailowo lub w inny sposób do wszystkich pracowników, których dotyczy dany temat, jest tylko nieformalną rozmową i nie jest w żaden sposób wiążące

Wyobcowanie zdalnych pracowników

Zdalni pracownicy mogą czuć się w hybrydowym zespole wyobcowani. Nie widują się ze stacjonarnym zespołem na co dzień, więc ich kontakt często ogranicza się tylko do maili i spotkań biznesowych. Może się też zdarzyć tak, że opinie osób pracujących zdalnie będą brane pod uwagę dopiero w drugiej kolejności, ponieważ zespół nie zna tych osób tak dobrze, woli więc zaufać osobie, z którą ma kontakt codziennie na żywo. Wśród zdalnych pracowników będzie to powodować frustracje i utrudni budowanie poczucia przynależności do firmy. Dlatego tak istotne jest, żeby w zespołach hybrydowych zadbać o integrację zespołu, z dużym naciskiem na poznanie się pracowników stacjonarnych i zdalnych. Firma powinna zadbać o integracyjne inicjatywy, które będą dziać się w online, takie jak np. tematyczny dzień na Slacku, grywalizacja między zespołami czy nieformalne spotkaniana Zoom’ie. Oprócz tego, należy pamiętać, że żadna integracja online nie zastąpi spotkania na żywo. Warto więc zadbać o to, żeby raz na jakiś czas wszyscy pracownicy mieli okazję do spotkania ,,w realu”.

Nieprzystosowana technologia

W zespołach hybrydowych wszystkie spotkania odbywają się częściowo zdalnie, a częściowo stacjonarnie. Na pierwszy rzut oka wszystko brzmi bardzo prosto, wystarczy przecież laptop z kamerką. Ale wyobraźmy sobie, że jesteśmy zdalnym pracownikiem, który na ekranie swojego komputera widzi tylko jedną, lub dwie osoby z biura, bo tylko tyle zmieściło się w kadrze kamerki komputera. Ponadto dobrze słyszy tylko głos osób, które siedzą najbliżej komputera, a jeśli w biurze nawiązuje się jakiś dialog pomiędzy osobami tam siedzącymi to właściwie słyszy tylko szum i pojedyncze słowa. Czy w takich warunkach da się w pełni uczestniczyć w spotkaniu i jest się jego pełnoprawnym uczestnikiem?

Obowiązkiem firmy jest zadbanie o to, żeby technologia nie dyskryminowała żadnego pracownika. Dlatego, musimy zadbać o takie rozwiązania techniczne, które sprawią, że każdy może być pełnoprawnym uczestnikiem spotkania. To nie jest coś na czym warto oszczędzać, dlatego stwórzmy video room w biurze lub zastanówmy się nad innymi rozwiązaniami, które są najlepiej przystosowane do firmy. Ważne jest, żeby wybierając rozwiązanie skonsultować się ze wszystkimi osobami, które będą z niego korzystać i podjąć decyzję na podstawie ich realnych potrzeb.

Wyzwanie dla managerów

Dla managerów zarządzanie zespołem hybrydowym jest podwójnie trudne, zwłaszcza jeśli nie są do tego odpowiednio przygotowani. Po pierwsze, muszą zmierzyć się z własną wizją i opinią o pracy zdalnej. Jeśli do tej pory nie mieli z nią do czynienia, mogą mieć w głowie stereotypowy obraz zdalnego pracownika, który siedzi w piżamie przy komputerze i w trakcie pracy nastawia pranie, gotuje obiad i zajmuje się innymi rzeczami niezwiązanymi z pracą. Taki obraz na pewno nie pomoże w zbudowaniu zaufania do zdalnego pracownika. Niezbędne jest zatem pokazanie managerom tego, jak tak naprawdę wygląda praca zdalna oraz przeszkolenie ich z zakresu rozliczania zadań i kontroli pracowników. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której zdalni pracownicy są 3 razy częściej kontrolowani niż pracownicy biurowi. Kluczem do sukcesu jest zaufanie i takie same standardy dla obu grup - zdalnej i stacjonarnej.

Ponadto, managerowie muszą się codziennie zmagać z godzeniem interesów wszystkich swoich podwładnych i dbanie o relacje między nimi. To na nich spoczywa w dużej mierze to, żeby osoby pracujące z domu nie czuły się wyobcowane i były pełnoprawnymi członkami zespołu. Dlatego liderzy muszą mieć zapewnioną wiedzę i zasoby, które pomogą im zarządzać relacjami w zespole.

Mniej możliwości rozwoju

Zdalni pracownicy w zespołach hybrydowych przez większość czasu są poza zasięgiem wzroku, a ich ciężka praca nie jest tak widoczna jak osób w biurze. Mogą przez to zostać pominięci w rozmowach o awansie czy innych możliwościach rozwoju. W wyższych strukturach firmy, wśród managerów czy zarządu może też pojawić się opór przed powierzaniem bardziej odpowiedzialnego stanowiska osobie, której nie widujemy codziennie w biurze, co jeszcze bardziej zmniejsza szanse zdalnych pracowników na rozwijanie się w firmie.

Co więcej, opinia zdalnych pracowników może mieć dużo mniejszą siłę przebicia. W konsekwencji, takim pracownikom może towarzyszyć poczucie, że mają dużo mniejszy wpływ na zmiany w firmie i kształtowanie swojego stanowiska pracy. W efekcie, możemy się spodziewać, że taka osoba chętniej przejdzie do innej firmy, jeśli tylko dostanie propozycje większej odpowiedzialności. W końcu, w naszej firmie nie będzie widziała żadnych perspektyw dalszego rozwoju.

Dlatego tak ważne jest uczulenie wszystkich pracowników, zwłaszcza osoby decyzyjne na to, żeby w żadnej sytuacji nie dzielić osób na te pracujące zdalnie i stacjonarnie, ale podejmować decyzję tylko na podstawie wyników i kompetencji.

Podsumowanie

Stworzenie zespołów hybrydowych w firmie w wielu przypadkach będzie dobrym rozwiązaniem. Praca zdalna zapewnia nam szereg biznesowych korzyści, przede wszystkim zyskujemy dostęp do wykwalifikowanych pracowników, którzy nie mieszkają w pobliżu siedziby naszej firmy. Możemy też spełnić oczekiwania kandydatów, którzy coraz częściej oczekują możliwości pracy zdalnej i pracują efektywniej w takim trybie. Musimy jednak pamiętać, że zespół hybrydowy różni się zarówno od zespołu stacjonarnego, jak i zespołu w pełni zdalnego. Kluczem do sukcesu jest równe traktowanie wszystkich pracowników na każdym etapie podejmowania decyzji związanych z firmą oraz branie pod uwagę interesów osób pracujących zdalnie i pracowników biurowych.