5 wyzwań we współpracy z zespołem hybrydowym

Całkowite przejście firmy na pracę zdalną nie zawsze jest możliwe, choćby ze względu na konieczność fizycznych spotkań z klientem, czy brak dostępu do technologii i systemów w warunkach domowych. W takich sytuacjach dobrym rozwiązaniem jest model hybrydowy. Polega on na tym, że część pracowników firmy pracuje z biura, a część całkowicie lub częściowo zdalnie. Taki model często okazuje się być lepiej dopasowany nie tylko do potrzeb biznesowych, ale również potrzeb pracowników - zwłaszcza tych, którzy zdecydowanie lepiej odnajdują się w rzeczywistości biurowej.
Współpraca z zespołem hybrydowym niesie jednak za sobą zupełnie inne wyzwania niż tradycyjna praca zdalna. Nie jest to bowiem zespół jednorodny, tak jak w przypadku 100% pracy zdalnej lub pracy stacjonarnej w biurze. W takim modelu musimy pamiętać zawsze o potrzebach i problemach dwóch grup, połączyć ich interesy i zadbać o to, żeby nie stały się odrębnymi organizmami. W końcu wszyscy pracownicy są częścią jednej firmy i działają we wspólnym interesie.
Wyobraź sobie taką sytuację: do całej firmy wysyłasz maila na temat ważnych zmian w projekcie, nad którym właśnie pracujecie. Dbasz o to, żeby mail trafił do każdej osoby w firmie i nikt nie poczuł się pominięty. Kilka minut po wysyłce maila, Twoja koleżanka z biurka obok zadaje Ci pytanie, które dotyczy treści twojej wiadomości. Po chwili, do rozmowy włączają się kolejne osoby z open space’u. W wyniku tego, otwiera się dyskusja, podczas której dochodzicie do ważnych i wartościowych wniosków. Tyle tylko, że pracownicy zdalni, z oczywistych względów nie mogli w niej uczestniczyć i podczas prac nad tym projektem będą naturalnie na gorszej pozycji, niż osoby, które brały udział w rozmowie. W związku z tym, konieczne będzie, aby poświęcić im więcej czasu na wprowadzenie ich w temat i przedstawienie nowych ustaleń.
Takie rzeczy w zespołach hybrydowych dzieją się i będą się działy. Nawet najlepsza strategia komunikacji w firmie nie zapobiegnie temu, że pracownicy biura będą wymieniać się wiadomościami podczas przerwy na lunch czy w kolejce do ekspresu. Dlatego ważne jest przeszkolenie pracowników z zakresu konieczności dokumentowania wszystkich spotkań na żywo i rozmów, które mogą być istotne dla pracy całego zespołu. Dobrze jest przyjąć zasadę, że to co nie jest zakomunikowane mailowo lub w inny sposób do wszystkich pracowników, których dotyczy dany temat, jest tylko nieformalną rozmową i nie jest w żaden sposób wiążące
Zdalni pracownicy mogą czuć się w hybrydowym zespole wyobcowani. Nie widują się ze stacjonarnym zespołem na co dzień, więc ich kontakt często ogranicza się tylko do maili i spotkań biznesowych. Może się też zdarzyć tak, że opinie osób pracujących zdalnie będą brane pod uwagę dopiero w drugiej kolejności, ponieważ zespół nie zna tych osób tak dobrze, woli więc zaufać osobie, z którą ma kontakt codziennie na żywo. Wśród zdalnych pracowników będzie to powodować frustracje i utrudni budowanie poczucia przynależności do firmy. Dlatego tak istotne jest, żeby współpraca w zespole hybrydowym była oparta o integrację zespołu, z dużym naciskiem na poznanie się pracowników stacjonarnych i zdalnych. Firma powinna zadbać o integracyjne inicjatywy, które będą dziać się w online, takie jak np. tematyczny dzień na Slacku, grywalizacja między zespołami czy nieformalne spotkaniana Zoom’ie. Oprócz tego, należy pamiętać, że żadna integracja online nie zastąpi spotkania na żywo. Warto więc zadbać o to, żeby raz na jakiś czas wszyscy pracownicy mieli okazję do spotkania ,,w realu”.
W zespołach hybrydowych wszystkie spotkania odbywają się częściowo zdalnie, a częściowo stacjonarnie. Na pierwszy rzut oka wszystko brzmi bardzo prosto, wystarczy przecież laptop z kamerką. Ale wyobraźmy sobie, że jesteśmy zdalnym pracownikiem, który na ekranie swojego komputera widzi tylko jedną, lub dwie osoby z biura, bo tylko tyle zmieściło się w kadrze kamerki komputera. Ponadto dobrze słyszy tylko głos osób, które siedzą najbliżej komputera, a jeśli w biurze nawiązuje się jakiś dialog pomiędzy osobami tam siedzącymi to właściwie słyszy tylko szum i pojedyncze słowa. Czy w takich warunkach da się w pełni uczestniczyć w spotkaniu i jest się jego pełnoprawnym uczestnikiem?
Obowiązkiem firmy jest zadbanie o to, żeby technologia nie dyskryminowała żadnego pracownika. Dlatego, musimy zadbać o takie rozwiązania techniczne, które sprawią, że każdy może być pełnoprawnym uczestnikiem spotkania. To nie jest coś na czym warto oszczędzać, dlatego stwórzmy video room w biurze lub zastanówmy się nad innymi rozwiązaniami, które są najlepiej przystosowane do firmy. Ważne jest, żeby wybierając rozwiązanie skonsultować się ze wszystkimi osobami, które będą z niego korzystać i podjąć decyzję na podstawie ich realnych potrzeb.
Dla managerów zarządzanie zespołem hybrydowym jest podwójnie trudne, zwłaszcza jeśli nie są do tego odpowiednio przygotowani. Po pierwsze, muszą zmierzyć się z własną wizją i opinią o pracy zdalnej. Jeśli do tej pory nie mieli z nią do czynienia, mogą mieć w głowie stereotypowy obraz zdalnego pracownika, który siedzi w piżamie przy komputerze i w trakcie pracy nastawia pranie, gotuje obiad i zajmuje się innymi rzeczami niezwiązanymi z pracą. Taki obraz na pewno nie pomoże w zbudowaniu zaufania do zdalnego pracownika. Niezbędne jest zatem pokazanie managerom tego, jak tak naprawdę wygląda praca zdalna oraz przeszkolenie ich z zakresu rozliczania zadań i kontroli pracowników. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której zdalni pracownicy są 3 razy częściej kontrolowani niż pracownicy biurowi. Kluczem do sukcesu jest zaufanie i takie same standardy dla obu grup - zdalnej i stacjonarnej.
Ponadto, managerowie muszą się codziennie zmagać z godzeniem interesów wszystkich swoich podwładnych i dbanie o relacje między nimi. To na nich spoczywa w dużej mierze to, żeby osoby pracujące z domu nie czuły się wyobcowane i były pełnoprawnymi członkami zespołu. Dlatego liderzy muszą mieć zapewnioną wiedzę i zasoby, które pomogą im zarządzać relacjami w zespole.
Zdalni pracownicy w zespołach hybrydowych przez większość czasu są poza zasięgiem wzroku, a ich ciężka praca nie jest tak widoczna jak osób w biurze. Mogą przez to zostać pominięci w rozmowach o awansie czy innych możliwościach rozwoju. W wyższych strukturach firmy, wśród managerów czy zarządu może też pojawić się opór przed powierzaniem bardziej odpowiedzialnego stanowiska osobie, której nie widujemy codziennie w biurze, co jeszcze bardziej zmniejsza szanse zdalnych pracowników na rozwijanie się w firmie.
Co więcej, opinia zdalnych pracowników może mieć dużo mniejszą siłę przebicia. W konsekwencji, takim pracownikom może towarzyszyć poczucie, że mają dużo mniejszy wpływ na zmiany w firmie i kształtowanie swojego stanowiska pracy. W efekcie, możemy się spodziewać, że taka osoba chętniej przejdzie do innej firmy, jeśli tylko dostanie propozycje większej odpowiedzialności. W końcu, w naszej firmie nie będzie widziała żadnych perspektyw dalszego rozwoju.
Dlatego tak ważne jest uczulenie wszystkich pracowników, zwłaszcza osoby decyzyjne na to, żeby w żadnej sytuacji nie dzielić osób na te pracujące zdalnie i stacjonarnie, ale podejmować decyzję tylko na podstawie wyników i kompetencji.
Stworzenie zespołów hybrydowych w firmie w wielu przypadkach będzie dobrym rozwiązaniem. Praca zdalna zapewnia nam szereg biznesowych korzyści, przede wszystkim zyskujemy dostęp do wykwalifikowanych pracowników, którzy nie mieszkają w pobliżu siedziby naszej firmy. Możemy też spełnić oczekiwania kandydatów, którzy coraz częściej oczekują możliwości pracy zdalnej i pracują efektywniej w takim trybie. Musimy jednak pamiętać, że zespół hybrydowy różni się zarówno od zespołu stacjonarnego, jak i zespołu w pełni zdalnego. Kluczem do sukcesu jest równe traktowanie wszystkich pracowników na każdym etapie podejmowania decyzji związanych z firmą oraz branie pod uwagę interesów osób pracujących zdalnie i pracowników biurowych.
Mamy nadzieję, że wiesz już jak prawidłowo powinna wyglądać współpraca z zespołem hybrydowym. Polecamy sprawdzić także nasz wpis, w którym przedstawiamy korzyści pracy zdalnej