Organizacja rozproszona, o płaskiej strukturze, oparta na zaufaniu i wzajemnych relacjach… Jak zarządzać zespołem pracującym zdalnie? Dlaczego integracja może mieć kluczowy wpływ na osiąganie celów? Porozmawialiśmy na ten temat z Janem Zborowskim, wspólnikiem SoftwareMill w jednym z odcinków podcastu Talent Story.
SoftwareMill – prekursorzy pracy zdalnej
SoftwareMill od 2009 roku zatrudnia swoich pracowników wyłącznie w trybie zdalnym. Firma zajmuje się sprzedażą oprogramowania i zrzesza najlepszych programistów. Zespół liczy ponad 80 osób i rozsiany jest po całej Polsce i nie tylko – w teamie są też osoby wykonujące swoją pracę na przykład z Wysp Kanaryjskich. Spora część SoftwareMill to pasjonaci podróży, (szczególnie zimą, gdy w Polsce pogoda nie rozpieszcza!) i pracuje z różnych lokalizacji w ramach workation. Współzałożyciel SoftwareMill, Jan Zborowski, wystąpił w naszym podcaście Talent Story i opowiedział o tym, jak zarządzać strukturą rozproszoną i co jest w ważne w budowaniu relacji podczas pracy zdalnej.
Narzędzia pomocne w zarządzaniu zespołem zdalnym
Obecnie firmy pracujące zdalnie mają do dyspozycji szereg narzędzi ułatwiających im codzienną pracę i komunikację oraz pozwalają skutecznie zarządzać teamem i projektami. Kiedy firma SoftwareMill rozpoczynała swoją działalność, dostęp do programów, które ułatwiałyby pracę zdalną, nie był tak powszechny. Na początku firma korzystała z programu Skype. Z czasem, gdy rozwój technologiczny zrobił krok w przód, zespół SoftwareMill komunikację przeniósł na Slacka. Aktualnie firma korzysta z kilku różnych narzędzi w zależności od swoich aktualnych preferencji. Są nimi: Zoom, Confluence, Google, a także Teamspeak. Szczegółowe porównanie narzędzi, które ułatwiają pracę zdalną znajdziecie tu.
Niezwykle istotny jest również dobór sprzętu oraz stworzenie odpowiednich warunków do pracy z domu. SoftwareMill dzieli się swoimi radami na ten temat w blog poście: How to set up a home office — tips from a distributed team.
Jakie wyzwania idą w parze z zarządzaniem organizacją rozproszoną?
W tego typu organizacji niezwykle ważne jest zaufanie. Management nie sprawdza każdej aktywności członków zespołu, nie “patrzy przez ramię”, tylko pozwala każdemu pracować we własnym tempie. Najważniejsze, by pozostać w kontakcie z innymi i uzyskać zamierzone cele. Jan Zborowski podsumował to w następujący sposób:
‘’Budując zdalną firmę i zdalne zespoły podstawą jest to, żeby zapewnić dobre warunki do komunikacji, narzędzia do wymiany wiedzy, a także do bieżącego wymieniania się informacjami na temat tego, co aktualnie dzieje się w projekcie.’’
Przeczytaj więcej o komunikacji w całkowicie zdalnym zespole SoftwareMill, wykorzystywanych przez nich narzędziach oraz dobrych praktykach wypracowanych na przestrzeni ostatnich lat w blog poście.
SoftwareMill daleki jest od modelu mikrozarządzania, w którym management kontroluje zespół i wywiera presję do realizacji celów za wszelką cenę. Zamiast tego firma stawia na bardzo dobry przepływ informacji, który ułatwi wszystkim pracę. Do dyspozycji mają kilkaset kanałów na Slacku, w których każdy może znaleźć potrzebne treści. W organizacji rozproszonej nie trzeba ograniczać się jedynie do osób, które są w biurze, a pracowniczy czat dotyczy nie tylko pracy. Poruszane są na nim tematy związane z zainteresowaniami i hobby. Dzięki czemu każdy ma możliwość się do siebie zbliżyć, nawet osoby z innych działów, które nie mają na co dzień możliwości ze sobą współpracować w projekcie. O tym jak na przestrzeni lat zmieniała się struktura SoftwareMill i jak wygląda teraz możecie przeczytać na ich blogu.
Jaka w tym wszystkim jest rola lidera?
Lider nie jest od rozdzielania zadań. Jak podsumował w rozmowie Jan Zborowski:
‘’Traktujemy lidera jako osobę, która wyłania się z grupy. To osoba, która jest szczególnie zainteresowana jakimś obszarem i chce się zaangażować w prace nad nim.’’
Wyłonienie lidera odbywa się oddolnie. Nie ma tu skomplikowanego procesu rekrutacji, wszystko przychodzi naturalnie. Pracownicy dzięki temu motywują się nawzajem do rozwoju. Dowodem na to może być powstanie spółki-córki zajmującej się machine learningiem (ReasonField Lab), która w 100% powstała za sprawą pracownika, który zainteresował się tym tematem. “Nasi inżynierowie chwaleni są przez klientów za swoje zaangażowanie i proaktywność” dodaje Zborowski. Więcej o tym, jak wygląda ich proces wytwarzania oprogramowania można przeczytać tutaj.
Co z inicjatywami oddolnymi? Jak wpływają one na rozwój?
Praca w zespole nie jest trudna, jeżeli składa się on ze zmotywowanych i charyzmatycznych osób. Można to dokładnie dostrzec, przyglądając się wcześniej wspomnianej firmie-córce, jak dowiadujemy się od Jana Zborowskiego. Na rozwój pracowników w organizacji wpływa wiele czynników. Jednym z nich jest stały dostęp do informacji, nawet tych, które z pozoru są tematami tabu. Pracownicy chcą znać każdy etap zarządzania firmą, dlatego warto jest dać im dostęp do wszystkich firmowych działań. Mowa tu o podejmowanych decyzjach, planach i inwestycjach. Transparentność zachęca innych do partycypowania w życiu firmy. Ujawnienie wysokości wynagrodzenia za pracę jest kolejnym krokiem, który warto rozważyć. Ucina to w zarodku niepotrzebne rozmowy i domysły, które wprowadzają nieprzyjemną atmosferę.
Zarządzanie zespołem zdalnym – wyzwania i sposoby na poradzenie sobie z nimi
‘’Podstawowym wyzwaniem prowadzenia firmy zdalnej jest budowanie relacji, czyli integracja zespołu. Wiele osób myśli, że jak się pracuje zdalnie to automatycznie wyklucza wszelkiego rodzaju spotkania. My, jako firma, mamy co miesiąc spotkania fizyczne.’’ – Jan Zborowski
Praca to nie tylko regularne wykonywanie obowiązków. Oczywiście, każdy jest zobowiązany do osiągania swoich celów, jednak nie powinien skupiać się wyłącznie na tym. Zbyt duże skupienie na pracy może doprowadzić do wypalenia zawodowego. Planowanie zarządzania zespołem online powinno uwzględniać zatem także kwestie integracyjne. W SoftwareMill raz w miesiącu wszyscy pracownicy są zapraszani do jednego z miast w Polsce, dzięki czemu każdy może ze sobą popracować i porozmawiać.
Integracja wiąże się również z kosztami, których wiele firm nie bierze pod uwagę. Jest to błąd. Jak mówi Jan Zborowski, budowanie relacji to narzędzia rozwoju firmy, których absolutnie nie wolno pomijać. Integracja powinna odbywać się regularnie, a nie tylko od święta. By nie być gołosłownym – tu przeczytasz o wszystkich inicjatywach integracyjnych i rozwojowych, które wydarzyły się w SoftwareMill w zeszłym roku.
Jaka jest przewaga pracy zdalnej nad pracą stacjonarną?
Wiele zależy od branży, jednak w przypadku SoftwareMill praca zdalna jest niezwykle wygodna i pozwala inżynierom w sposób elastyczny zarządzać ich czasem. Organizacja współpracuje głównie z zagranicznymi firmami, więc siłą rzeczy, nie ma potrzeby spotkań na żywo w siedzibie w Polsce. Brak biura pozwala wygenerować oszczędności, które firma inwestuje w rozwój zespołu oraz comiesięczne spotkania integracyjne. Ponadto, praca zdalna daje dostęp do szerszej puli talentów. Branża IT ma ciągły deficyt specjalistów, więc dobrze jest szukać ich wszędzie, nie tylko w ramach jednej lokalizacji.
Dzięki pełnemu skupieniu na integracji, firma ma ze sobą bliskie relacje. Niezależnie od tego, czy są to osoby z działu HR, administracji, czy inżynierowie programowania. Praca zdalna w dobrze przygotowanym środowisku umożliwia integrację na różnych płaszczyznach, także tych niezwiązanych z wykonywanymi obowiązkami.
Rekrutacja i onboarding w zespołach zdalnych
Wiemy już, jak wygląda praca w zespole zdalnym, więc przyjrzyjmy się procesowi rekrutacji. Jak dział HR radzi sobie z szukaniem nowych pracowników? Co z procesem onboardingu?
Ważne jest, by dobrze zaprezentować firmę na swojej stronie internetowej. Dokładnie opisać kulturę organizacji i podzielić się informacjami dotyczącymi tego, jak wygląda praca. W tym celu SoftwareMill opracował Handbook dla nowych pracowników. W SoftwareMill takie materiały przygotowywane są przez osoby, które na co dzień realizują projekty i znają temat “od podszewki”. Firma stawia na dzielenie się wiedzą, co chce pokazać już od pierwszych momentów współpracy. Zarządzanie procesem rekrutacyjnym w SoftwareMill polega także na:
- zaangażowaniu – podczas rozmów o pracę kandydat poznaje nie tylko rekrutera i management. Ma także okazję porozmawiać z osobami odpowiedzialnymi za realizację projektów.
- wsparciu – każda nowa osoba ma swojego Buddiego (mentora, opiekuna) na okres 3 miesięcy.
- uprzejmości – nikt nigdy nie zostanie sam. Praca nie powinna stresować, dlatego nowe osoby mają dostęp do dedykowanego czatu dla ”świeżaków”, w którym znajdą wszystkie wskazówki.
SoftwareMill nie idzie w stronę owocowych czwartków. Zamiast tego stawia na rozwój kompetencji i integrację. Pracownicy mogą wziąć udział w szkoleniach certyfikujących czy kursach z zarządzania umiejętnościami miękkimi.
