Wybuch pandemii koronawirusa na zawsze zmienił to, jak pracujemy. Wiele zespołów zaczęło pracować zdalnie praktycznie z dnia na dzień. Jednak czy łatwo jest się przestawić na pracę zdalną w trybie ekspresowym? Taka forma realizowania obowiązków może być bardzo efektywna, niemniej musimy zwrócić uwagę na kilka nieoczywistych kwestii. Jedną z nich jest określanie celów i priorytetów, które umożliwią skuteczną pracę w trybie home office.
Jak określać priorytety w pracy zdalnej i po co to robić?
Praca zdalna stanowi wyzwanie pod wieloma względami. Zwłaszcza, że narzuca ona konieczność przestrzegania samodyscypliny i odpowiedniej organizacji pracy. Z perspektywy managera ustalanie np. określonych godzin pracy nie zawsze będzie skutkowało efektywną realizacją powierzonych pracownikowi zadań. Zamysłem i ideą pracy zdalnej przecież jest możliwość wykonywania obowiązków w dowolnym miejscu oraz czasie! Dlatego z całą pewnością można stwierdzić, że aby uzyskać o wiele bardziej wymierne efekty, należy skupić się na zadaniowych aspektach pracy – określeniu celów do zrealizowania oraz wskazaniu priorytetów, jakimi pracownik zdalny powinien się kierować. Cel stanowi jeden z kluczowych warunków skuteczności w pracy zdalnej – świadomość efektu, który można uzyskać, umożliwia optymalizację dróg prowadzących do jego osiągnięcia. Ponadto, każdy odpowiednio sformułowany cel powinien zostać zapisany, najlepiej przy pomocy narzędzi do zarządzania zadaniami, takich jak np. Monday lub Asana.
Określone priorytety w pracy zdalnej umożliwiają usystematyzowanie w myślach kroków, jakie należy podjąć, aby do niego dotrzeć. Skrupulatna analiza i hierarchizacja celów jest bardzo ważna przy ustalaniu i tworzeniu listy priorytetów. Określenie tego, jak pilne i ważne są konkretne działania, pozwoli nam zaoszczędzić sporo czasu poprzez odpowiednie zaplanowanie pracy na dany dzień. Powodem nieosiągania celów głównych jest poświęcanie czasu na kwestie drugorzędne w pierwszej kolejności. Oczywiście – te zadania mogą być bardzo istotne, ale nie są najważniejsze. W konsekwencji, zbyt mało czasu możemy pozostawić na zrealizowanie zadań kluczowych, co z kolei będzie skutkować spadkiem jakości ich wykonania. Jednak jeśli jesteśmy rozliczani z efektów naszej pracy, a nie czasu poświęconego na wykonanie zadania, to w wielu przypadkach nasza praca stanie się efektywniejsza i wykonamy ją szybciej!
Jeśli jednak nie tworzymy odpowiednio skonstruowanych celi i priorytetów, możemy ponieść poważne konsekwencje. Jakie? Jednym z największych błędów w zarządzaniu czasem zdalnego zespołu jest poświęcanie przez pracownika czasu na pracę, której oczekiwanego efektu nie zna. W konsekwencji pojawia się brak motywacji, niska jakość wyników i poczucie braku sensu wykonywanych obowiązków. Dzięki przedstawieniu pracownikowi klarownych celów do uzyskania, może on spojrzeć na swoją pracę z nowej perspektywy i przy realizowaniu zadań odpowiedzieć sobie na pytanie: jak realizacja tej konkretnej czynności przyczyni się do osiągnięcia założonych celów?
Dobre praktyki w zdalnej pracy
W pracy zdalnej konieczne jest zaangażowanie w wykonywaną pracę i silna koncentracja na realizowanych obowiązkach. Home office charakteryzuje się większą ilością czynników rozpraszających niż praca stacjonarna, w związku z czym mocne ukierunkowanie się na realizację założonych celów jest niezbędne. Należy rozdzielić obowiązki pracownicze od domowych, a przy realizacji celu starać się zmieścić w czasie przeznaczonym na jego wykonanie.
Każdy dzień w pracy z domu powinien zostać rozpoczęty od utworzenia listy zadań do wykonania oraz analizy, jakie zadania są najpilniejsze, a jakie mogą jeszcze zaczekać. Na tej podstawie ustalamy priorytety na dany dzień. Trzeba również ocenić, ile czasu może zająć wykonanie określonego zadania. Często dobrym rozwiązaniem jest odnotowanie tych założeń np. w kalendarzu Google. Jednak niezależnie od ustalonego przez nas systemu ważne jest to, aby w ciągu pracy wracać do stworzonej listy i realistycznie odnosić się do założeń.
Jak określać cele w pracy zdalnej?
Przy ustalaniu celów i kontroli ich zasadności warto skorzystać z koncepcji formułowania celów. Do tego celu może posłużyć analiza S.M.A.R.T. Natomiast przy określaniu pilności zadań w odniesieniu do innych, będzie nam potrzebna matryca priorytetów i zarządzania czasem – proponuję na przykład Macierz Eisenhowera.
SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) to pięć zaleceń związanych z cechami, które powinien mieć sformułowany właściwie cel. Zgodnie z tą koncepcją, cel powinien być:
- skonkretyzowany (ang. specific) – sformułowany precyzyjnie i jednoznacznie, bez możliwości różnych jego interpretacji;
- mierzalny (ang. measurable) – Określony w taki sposób, aby istniała możliwość liczbowego ustalenia stopnia realizacji celu. Jeśli to niemożliwe, jego realizacja powinna być weryfikowalna jednoznacznie.
- osiągalny (ang. achievable) – realistyczny. Cel zbyt trudny wpływa negatywnie na motywację i skutkuje pojawieniem się wątpliwości co do jego osiągalności.
- istotny (ang. relevant) – wartościowy dla osoby realizującej go;
- określony w czasie (ang. time-bound) – ustalony na podstawie przedziału czasowego przewidzianego na jego osiągnięcie.
Macierz Eisenhowera umożliwia natomiast kategoryzację zadań według czterech typów: - pilne i ważne – sprawy o najwyższym priorytecie, które wymagają natychmiastowego podjęcia działań;
- ważne, ale niepilne – zadania, które mogą zostać zaplanowane później;
- pilne, ale nieważne – zadania przeznaczone do zlecenia ich komuś innemu;
- niepilne i nieważne – kwestie, które powinny zostać wyeliminowane z planu działań
Takie określenie i pogrupowanie celów umożliwia przejrzyste ich zrozumienie, a w efekcie – skuteczną realizację.
Na co zwrócić szczególną uwagę w rozproszonych zespołach?
Organizowanie, planowanie, kontrola i motywowanie pracowników wydaje się być działaniem znacznie łatwiejszym gdy mamy do czynienia z zespołem skupionym na realizowaniu celów w jednym miejscu – zazwyczaj biurze firmy. Samo wsparcie członków zespołu i organizacja zasobów do wykonywania zadań może się wydawać łatwiejsze w realizacji. Nie musi tak być – pracując w trybie rozproszonym, można równie sprawnie przeprowadzać wszystkie czynności związane z zarządzaniem pracownikami. Zarządzanie to należy jednak oprzeć na kilku najważniejszych determinantach. Praca zespołowa
Pierwszym z nich są jasno sformułowane, precyzyjne i mierzalne wspólne cele. To one jednoczą rozproszony zespół i włączają poszczególnych jego członków w ich realizację. Niezbędne jest jednak budowanie poczucia tożsamości zespołu. Poczucie wspólnoty i przynależności zwiększa motywację do wykonywania zadań, a komunikacja pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi osobami staje się sprawniejsza.
Kolejną istotną kwestią jest właściwa struktura zespołu, sprecyzowanie ról, jaką pełnią poszczególni pracownicy oraz określenia zadań przypadających na konkretną rolę. Ponadto osoby pełniące konkretne role muszą być w stanie pracować wspólnie, jako jedna całość, jaką jest zespół. W tym przypadku warto, aby zespół miał też odpowiednią wielkość, określaną w zależności od tego, jakie cele są przed zespołem postawione. Przyjęło się, że zespoły ukierunkowane mocno zadaniowo powinny mieć do siedmiu członków, ale już np. zespoły nastawione na przygotowanie jak największej ilości pomysłów czy rozwiązań powinny być liczniejsze. Ostateczną ocenę zostawiam jednak Tobie – pamiętaj jednak, że powinno być to określone racjonalnie na podstawie wyznaczonych celów.
Jakie narzędzia mogą pomóc opracować priorytety w pracy zdalnej?
Praktycznie każdy człowiek ma swoje preferencje związane ze sposobami planowania swojej pracy i zadań do zrealizowania. Służy do tego wiele narzędzi, ale niektóre z nich pełnią kluczową rolę w pracy zdalnej.
Pierwszym z nich jest kalendarz. Umożliwia on zorganizowanie się wśród zaplanowanych rozmów telefonicznych, wideokonferencji czy terminów na realizację celów. Najpopularniejszym narzędziem tego typu jest Kalendarz Google, umożliwiający tworzenie wydarzeń, czy wirtualnych spotkań oraz zapraszanie do nich gości, którzy od razu otrzymują o tym powiadomienie na swoim mailu. Wiem, że niektórzy korzystają z papierowych wersji kalendarzy – jest to oczywiście efektywne rozwiązanie, jednak uważam, że kalendarz w wersji elektronicznej jest bardziej funkcjonalny, zwłaszcza gdy często organizujemy zespołowe spotkania online. Poza tym, każdy w zespole może mieć dostęp do naszego kalendarza i dzięki temu wie, kiedy jesteśmy dostępni i kiedy może się do nas zwrócić w jakiejś sprawie. Dzięki temu, nikt do nas nie pisze i nie rozprasza wtedy, gdy najbardziej potrzebujemy skupienia.
Kolejną grupą narzędzi są rozwiązania umożliwiające zarządzanie projektami. Tutaj grzechem jest nie wspomnieć o Trello, przeznaczonym do długofalowego planowania zadań wielu osób. Podczas pracy nad wykonywaniem celów możemy przeciągnąć dane zadanie do innej kolumny, stanowiącej określony etap realizacji projektu. Jest także możliwość przypisywania etykiet do konkretnych zadań, określających np. stopień ważności poszczególnych z nich.
Pomóc w pracy zdalnej mogą również narzędzia przeznaczone do tworzenia notatek, takie jak np. Evernote, czy Zoho Notebook. Pozwalają one na zapisanie wpadających nam do głowy pomysłów, czy rozwiązań w sposób uporządkowany i zorganizowany. Przydatne są również wszelkie narzędzia dedykowane do tworzenia listy zadań, takie jak Todoist lub Lista Zadań Google. Listy zadań pozwalają m.in. na zwięzłe ich opisanie, określenie terminu realizacji, odznaczanie zadań już wykonanych, czy też drukowanie gotowej listy. Są to bardzo przydatne narzędzia, umożliwiające powrót do przewidzianych zadań bez odrywania się od komputera. Jeśli jesteś managerem, może zainteresować Cię też kurs o pracy zdanej.
Podsumowanie
Reasumując – efektywna praca zdalna opiera się o umiejętne określanie celów i ustalanie priorytetów. Aby skutecznie realizować swoje obowiązki w trybie home office, konieczna jest wysoka motywacja, samodyscyplina i dobra organizacja. Żeby jednak utrzymać porządek w zadaniach do wykonania – warto, abyśmy korzystali z pomocnych koncepcji i narzędzi, które zapobiegają chaosowi w realizacji zadań. Praca zdalna ma niewątpliwie swoje kaprysy i stawia zupełnie inne wyzwania, ale dostępność technologii i narzędzi wychodzi naprzeciw naszym oczekiwaniom – dzięki temu przy odrobinie samodyscypliny możemy efektywnie zorganizować swoje działania w trybie home office. Mamy nadzieję, że powyższy wpis pozwolił Ci zrozumieć jak określać cele w pracy zdalnej.
