Ile firm decyduje się na bycie „zdalnym” od samego początku, a u ilu to wynika z drogi rozwoju firmy? Z pewnością kiedyś się nad tym zastanawiałeś – my też postanowiliśmy to sprawdzić. Niektórzy budowali swoje organizacje z myślą o stworzeniu miejsca, w którym sami chcieliby pracować. Takim przykładem jest na przykład Netguru – jeden z najszybciej rozwijających się graczy na polskim rynku IT. Są też żywym przykładem tego, że da się stworzyć od podstaw firmę działającą w 100% zdalnie. I to firmę, która osiąga niesamowite sukcesy. Czy to jednak jedyna droga?
Model hybrydowy pracy w naszej firmie
Nasza działalność przeszła zupełnie inną drogę do stworzenia sprawnie działającej zdalnej organizacji. W miarę analizy potrzeb zdecydowaliśmy się wprowadzić hybrydowy model pracy w Talent Place. Dlaczego? Szukaliśmy odpowiedniego balansu pomiędzy byciem elastycznym przy jednoczesnym dostarczaniu jakościowych usług. Chcieliśmy stworzyć zespół rekruterów rozlokowany w całej Polsce tak, aby mieć dostęp do rzeszy ekspertów, którzy znają niemal każdy rynek lokalny i praktycznie każdą branżę. Posiadanie całej tej wiedzy sprawiłoby, że nasi klienci byliby szczęśliwi. Dostaliby dokładnie to, czego potrzebują. Zależało nam, aby móc dedykować im Talent Rekrutera, który zna zarówno daną branżę jak i rynek lokalny gdy tylko pojawi się u nich potrzeba rekrutacyjna.
Oczywiście – jednym z rozważanych rozwiązań było stworzenie wielu oddziałów Talent Place w całej Polsce. Jednak już 5 lat temu myśleliśmy o zasięgu globalnym. To podniosło poprzeczkę zdecydowanie wyżej. Pojawił się pomysł – filie Talent Place na całym świecie. Jest to teoretycznie wykonalne, jednak czemu faktycznie służy takie rozwiązanie? Po co tworzyć biura na całym świecie, skoro możemy współpracować zdalnie? Tak zaczęła się praca hybrydowa w Talent Place.
Dzisiaj Talent Place ma dwa biura stacjonarne – w Krakowie i w Warszawie. Do każdego z nich każdego dnia przychodzą członkowie poszczególnych zespołów. Jest to zaledwie 10% całej społeczności Talent Place. Pozostałe osoby współpracują z nami zdalnie z różnych części Polski (od Szczecina po Rzeszów), a także z różnych części świata. Dzisiaj praca hybrydowa okazuje się najlepszym rozwiązaniem, na jakie moglibyśmy się zdecydować. Wszystkie procesy dostosowaliśmy pod tryb pracy zdalnej, dając jednocześnie możliwość pracy w biurze każdemu, kto preferuje ten styl pracy. Jednak czy od początku wszystko działało tak dobrze?
Budując firmę hybrydową, popełniliśmy wiele błędów. Do wielu rzeczy musieliśmy dojść sami. Jeszcze 5 lat temu mało kto mówił o pracy hybrydowej czy zdalnej. Mało tego – zaledwie rok temu mnóstwo firm uważało to za wręcz niemożliwe! Oznacza to mniej więcej tyle, że sami przecieraliśmy szalki do efektywnego zdalnego zarządzania.
Jakie zatem błędy popełniliśmy? Co wiemy dziś, czego na pewno nie wiedzieliśmy, gdy zaczynaliśmy? Dziś podzielę się z Wami trzema błędami, które popełniliśmy – choć oczywiście było ich znacznie więcej.
Po pierwsze: Uważaj na wykluczenie!
Pracując hybrydowo, można bardzo łatwo wpaść w pułapkę „my i oni”. Jeśli zespoły na stałe pracują z biura bądź na stałe pracują zdalnie, automatycznie kształtuje się podział na dwa obozy. To zupełnie naturalne zjawisko – wynika ono, chociażby z przestrzeni, która jest charakterystyczna i zarazem inna dla obu tych zbiorowości.
Co więc się wydarzyło? W firmie stworzyły się dwie grupy: „ci z biura” i „tamci zdalni”. Obie grupy rządziły się innymi zasadami i miały inną kulturę działania. Podział był wyczuwalny wszędzie – nawet na poziomie języka i komunikacji międzyzespołowej. Badania satysfakcji również to pokazywały. Pracownicy zgłaszali, że nie czują się jednością. Czasami dochodziło nawet do sytuacji, że tworząc spotkanie w biurze, organizator zapomniał zaprosić osobę pracującą zdalnie… Brzmi absurdalnie? Owszem. Ale uwierzcie mi, to nie jedyny przypadek, w którym takie rzeczy się zdarzały.
Na co zatem postawiliśmy, aby tę sytuację odmienić? Jednym z działań, które wdrożyliśmy to spotkania Business Sessions, prowadzone przez pracowników dla innych pracowników, których interesuje wybrana tematyka. Spotkania odbywają się przynajmniej raz na kwartał, prowadzone są zdalnie i co najważniejsze – nie są to spotkania związane z bieżącymi zadaniami w pracy. Rozmawiamy o tym, co nas interesuje po pracy lub jest dla nas w jakiś sposób rozwijające. Jest to przede wszystkim okazja do integracji i spotkania się w nie swoich zespołach. Na spotkania przychodzą oczywiście osoby chętne, niezależnie od miejsca ich pracy.
Rozwiązania, które wprowadzaliśmy, funkcjonowały wielopoziomowo. Jednym z przykładów „drobnych” rzeczy, było na przykład dołączenie do kanału (na komunikatorze Slack), dotyczącego spraw, które się dzieją w biurze WSZYSTKICH pracowników. Pomimo tego, że sprawy tam poruszane są często błahe i nie dotyczą osób pracujących zawsze zdalnie, to chcieli tam być. Pamiętam jak na rozmowie feedbackowej usłyszałam od jednego pracownika: „Mimo że nie jestem w biurze, to gdy widzę, co się tam dzieje, jak ono dziś wygląda, to czuję się częścią i firmy i zespołu”. A zatem nawet tak drobne usprawnienia powodowały dużą zmianę.
Po drugie: Wykorzystuj technologię!
Problem związany z technologią pojawił się w momencie, gdy postawiliśmy na budowanie jedności w organizacji. Jednym z elementów tego procesu okazało się właściwe wykorzystanie technologii. Potencjalnie proste zadanie, ale na samym początku nie byliśmy w tym ekspertami.
Mówiąc o technologii, mam na myśli na przykład przystosowanie laptopów, z których korzystali pracownicy stacjonarni, aby były wyposażone w jakościową kamerę i mikrofon. Dlaczego? W momencie gdy choć część zespołu pracuje zdalnie, pracownicy działający stacjonarnie muszą pracować na niezawodnym sprzęcie, a tym bardziej na komputerach, które umożliwiają dobre połączenia wideo. O tym dlaczego wideo w trakcie rozmowy jest ważne, pisaliśmy już wcześniej.
Technologia oznaczała również znalezienie odpowiedniego narzędzia do komunikacji wideo, które pozwoli prowadzić jakościowe telekonferencje zarówno dla 5 jak i 80 osób. Idealnym rozwiązaniem okazał się Zoom, który odpowiada naszym potrzebom w 100%.
Dodatkowo zmiana dotyczyła też wyposażenia sal konferencyjnych w sprzęt audiowizualny, który doskonale zbierałby głos z sali, w której spotykało się nawet do 15 osób oraz transmitował video. Nie ma nic gorszego dla osób włączających się na spotkanie zdalne, które tylko słyszą swoich rozmówców, a nie mogą zobaczyć ich mimiki czy gestykulacji.
Po trzecie. Komunikacja i dostęp do informacji
To, że komunikacja jest w firmie istotna, wie każdy. W firmie zdalnej czy hybrydowej nabiera ona jednak podwójnego znaczenia. Komunikacja to nie tylko dostarczenie odpowiednich informacji, ale także forma wpływu na zaangażowanie, satysfakcję i motywację pracowników.
Pamiętam, jak wielokrotnie przekonywaliśmy się, że pracownicy nie korzystają z danego narzędzia, albo nie angażują się w pewne obszary w firmie. Gdy zaczęliśmy badać przyczyny tego zjawiska, okazało się, że powodem jest po prostu brak odpowiednich informacji. Jednak aby stać się firmą funkcjonującą tak sprawnie jak dziś, wystarczyło poświęcić czas na rozmowy z pracownikami. To najlepsze źródło informacji o tym, warto poprawić.
Co kwartał pytamy naszych pracowników, na jakim poziomie jest ich satysfakcja i zadowolenie z pracy, a następnie wdrażamy odpowiednie zmiany. W jednym z kwartałów wynik NPS (Net Promoter Score) był równy -4. Zatem w skali od – 100 do 100 nie jest to co prawda najgorszy wynik, ale zdecydowanie można stwierdzić, że to wciąż bardzo źle. Był to ostateczny sygnał, że wciąż popełniamy wiele błędów i czas zakasać rękawy. Od tego momentu zaczęliśmy drogę nieustannej poprawy i zmian, która trwa do dziś. W dniu publikacji tego artykułu nasz NPS wynosi 69. Czy w takim razie zaszedł postęp? Znaczący! Wciąż oznacza to jednak, że przed nami jeszcze wiele pracy.
Czego się nauczyliśmy?
Edukuj i wspieraj
Pamiętaj o odpowiednim wsparciu dla pracowników – ze szczególnym naciskiem na managerów! Są oni jednym z kluczowych elementów powodzenia transformacji ku efektywnej pracy hybrydowej. Dlatego zadbaj o to, aby dostarczyć Twoim managerom wiedzę, jak skutecznie zarządzać zespołem zdalnym. Jak efektywnie się komunikować i jak zarządzać własnym czasem. Manager, który sam robi to dobrze, potrafi to przekazać swojemu zespołowi. Inwestuj w managerów, a praca hybrydowa nie będzie stanowić żadnego problemu.
Poświęć czas na budowanie relacji
Na tym nie można oszczędzać. Jeśli nie chcesz stracić ducha zespołu i chcesz, aby ludzie byli przywiązani do firmy, w której pracują – zadbaj o stworzenie przestrzeni do budowy relacji. 10 min small talk w agendzie, spotkania dotyczące pasji, spotkania na żywo… Wybór należy do Ciebie, ale jednego możesz być pewien – nic nie wydarzy się „przy okazji”. O relacje trzeba zadbać!
Dobieraj odpowiednich ludzi
Praca zdalna nie jest dla każdego – to dziś wiemy na pewno. Są osoby, które się po prostu w takim trybie pracy nie odnajdują, bo wymaga ona bardzo dużo samodyscypliny w wielu obszarach. Ostatnio usłyszałam ciekawe stwierdzenie – samodyscyplina jest tak samo ważna w momencie jak musisz rozpocząć pracę jak i w momencie, w którym musisz ją zakończyć!
Praca hybrydowa – podsumowanie
W transformacji zespołów do pracy zdalnej – zarówno przymusowej jak i dobrowolnej – wciąż skupiamy się najmocniej na niewłaściwych problemach. Szybko okazuje się, że barierą nie są strefy czasowe, dostęp do technologii, czy struktura organizacji – wszystko można dostosować do swoich potrzeb, jeśli stoją za tym właściwi ludzie. Dlatego nie tylko dobieraj odpowiednie osoby do zadań, ale przede wszystkim rozmawiaj z nimi i kontroluj przepływ informacji – to nie tylko usprawni funkcjonowanie Twojej organizacji, ale też da Ci możliwość lepszego poznania potrzeb Twojego zespołu. A stąd już prosta droga do określenia, jakim typem organizacji chcecie się stać – w pełni zdalnym czy hybrydowym.
Polecamy sprawdzić także nasz artykuł, w którym opisujemy jak znaleźć pracę po studiach.
