Epidemia COVID-19 od ponad tygodnia wywiera ogromny wpływ na funkcjonowanie biznesu i większości branż. Jak radzą sobie z tym wyzwaniem managerowie, którzy zostali nagle postawieni przed wyzwaniem zarządzania zdalnymi zespołami? O realnych doświadczeniach managerów pisze Marta Jagosz, Marketing Manager w Talent Place.
Za nami drugi i nadal nie ostatni tydzień “narodowej kwarantanny”. Dla wielu z nas obecna sytuacja jest równoważna z największym do tej pory eksperymentem przymusowej pracy zdalnej. Ciężar nagłego przejścia na #remotework mocno odczuwają managerowie, którzy nie tylko musieli awaryjnie przystosować swoje zespoły do obecnej sytuacji, ale niejednokrotnie mają na sobie ciężar utrzymania ciągłości biznesu. Jak sobie z tym radzą?
Postanowiłam zapytać o realne doświadczenia i przemyślenia znajomych managerów, którzy tak jak ja stanęli przed wyzwaniami nagłego wdrożenia pracy zdalnej i zarządzania zdalnym zespołem. Na podstawie naszych rozmów oraz moich własnych doświadczeń, w poniższym artykule postaram się odpowiedzieć na pytania:
- Jakie są największe wyzwania dla managerów wynikające przymusowej pracy zdalnej i jak sobie z nimi radzić?
- Jakie sposoby zarządzania nagle-zdalnym zespołem naprawdę działają?
- Czy możemy wyciągnąć z obecnej sytuacji jakieś korzyści?
Wyzwania związane z nagłym przejściem na pracę zdalną, czyli z czym borykają się managerowie?
Organizacja pracy w nowych realiach
Jedną z największych trudności dla managerów było nagłe przejście między pracą biurową, a zdalną. Kluczowe było przede wszystkim zapewnienie płynności działań, co wiązało się z reorganizacją wcześniejszych procesów i sposobu funkcjonowania zespołów. Dla wielu firm konieczne były również wybranie i wdrożenie nowych narzędzi, które pozwolą na zapewnienie dostępu do danych, kontrolę jakości pracy, sprawniejszą komunikację, czy raportowanie. Istotne było również odpowiednie rozlokowanie zasobów – szczególnie u tych osób, których obowiązki zniknęły wraz z przeniesieniem pracy “do domu” lub które były związane z oddziałami firmy, których działania wyhamowały na czas epidemii.
Managerowie mieli na sobie również ciężar wsparcia zespołów w samodzielnej organizacji dnia pracy oraz zagospodarowania miejsca, w którym wykonują swoje obowiązki. Brak fizycznej granicy pomiędzy miejscem pracy, a miejscem odpoczynku, konieczność pogodzenia pracy i opieki nad dziećmi, czy nawet brak dostępu do dobrej jakości łącza internetowego jako pierwsze mogły odbić się na efektywności pracowników.
Po pierwszym tygodniu pracy z domu większość z nas okrzepła już i przyzwyczaiła się do funkcjonowania w nowych warunkach, a przed managerami stanęło kolejne wyzwanie – zapewnienie efektywności zdalnego zespołu i wdrożenie sposobów “kontroli jakości pracy”.
Efektywność zdalnego pracownika
Obawy o to, czy pracownik wykonujący swoje obowiązki “z domu” naprawdę pracuje są z nami od dawna i dla wielu firm były prawdziwym hamulcem we wdrożeniu pracy zdalnej. Skąd więc wiedzieć, że przy tak nagle wdrożonej zmianie i dodatkowym zaabsorbowaniu pracowników epidemią, uda im się zachować odpowiedni poziom motywacji i skupić się na pracy? Możliwe jest oczywiście wdrożenie narzędzi do monitorowania, ale z perspektywy większości managerów szczegółowe śledzenie każdej minuty pracy u każdego członka zespołu zwyczajnie nie jest możliwe. Team leaderzy musieli więc przejść z trybu “widzę jak ludzie pracują” na “widzę efekty ich pracy“. Co więcej, efektywność tych działań i wyników pracy przymusowo-zdalnych zespołów zostanie w dużej mierze zweryfikowana dopiero za kilka tygodni, gdy będziemy musieli się zmierzyć z oddaniem projektów lub nadchodzącymi deadline’ami.
Długoterminowo brak efektu “czystej ekspozycji” może stanowić dodatkową trudność dla kadry zarządzającej. Pracując z członkami zespołu na co dzień w biurze, łatwiej jest ich mentorować, poznać i zauważać pewne zachowania – zarówno pozytywne jak i negatywne. W pracy zdalnej, jest to o wiele trudniejsze, a w zależności od tego jak długo potrwa obecna sytuacja, może utrudniać np. decyzje o awansie.
Komunikacja i atmosfera w zespole
Zapewnienie sprawnej i jakościowej komunikacji w nagle-zdalnym zespole ma dwa oblicza. Pierwsze to wdrożenie odpowiednich narzędzi, co w większości przypadków było stosunkowo proste lub nawet nie było koniecznie. W końcu większość popularnie wykorzystywanych komunikatorów takich jak Slack, Google Hangouts czy Skype oferuje możliwość przeprowadzenia wideo rozmów. Większym wyzwaniem była reorganizacja sposobu w jaki się komunikujemy. Jak często organizować “calle”? Jak sprawić, żebyśmy nadal czuli się częścią jednego zespołu nie widząc się na co dzień?
Trudnością jest również utrzymywanie relacji poza biznesowych i dbanie o dobrą atmosferę. Zdalna komunikacja sprawia, że częściej skupiamy się na meritum jakiegoś problemu i pomijamy tematy, o których zwykle rozmawialiśmy przy kawie (a nie na oficjalnie zwołanym spotkaniu). Nie bez znaczenia jest tu również fakt, że brak możliwości wyjścia z domu, negatywne informacje przekazywane przez media i pogarszająca się sytuacja związana z pandemią wpływają negatywnie na nasze zdrowie psychiczne, a co za tym idzie na naszą motywację. Niemała część pracowników obawia się też prawdopodobnie o swoje stanowisko i ryzyko zwolnienia. Rolą managera jest więc nie tylko sprawdzić, czy praca przesuwa się do przodu, ale też dbać o kondycję psychiczną członków zespołu.
Zwiększona ilość obowiązków (albo za krótka doba)
Adresowanie wspomnianych wyzwań to dla managerów dodatkowe obowiązki. Zwłaszcza, że ilość problemów i trudności z pewnością nie kończy się na powyższej liście. Dla większości nie oznacza to jednak, że ich wcześniejsze obowiązki zeszły na drugi plan. Wręcz przeciwnie, zagrożenie ciągłości funkcjonowania biznesów sprawia, że zadań wręcz przybywa. Dużą część czasu managerów, zajmuje również przeplanowywanie działań i reagowanie na dynamicznie zmieniającą się sytuację. W efekcie wielu managerów, pracuje dzisiaj więcej niż kiedykolwiek wcześniej. Zwłaszcza, że trudność z “wyjściem z pracy” związana z zatarciem granicy między biurem a domem, jest dla managerów tak samo dotkliwa jak dla pozostałych członków zespołu.
Sposoby na poradzenie sobie z wyzwaniami
Ilość i rodzaj spotkań
Pierwszym krokiem dla wielu managerów była zamiana spotkań “weekly” na “daily”. Często takie codzienne meetingi mają formę krótkiego podsumowania dokonywanego przez każdego członka zespołu na zasadzie: co zrobiłem wczoraj, co zrobię dzisiaj, jakie mam problemy? Ta metoda używana powszechnie na Scrumowych stand upach pozwala zobaczyć ile rzeczy faktycznie idzie do przodu i zmusza pracowników do refleksji. W końcu kto chciałby musieć zadeklarować przed całym zespołem, że poprzedniego dnia nie zrobił nic? Warto zwracać tutaj uwagę na wypowiedzi w formie dokonanej – chwalę się tym co “zrobiłem”, a nie co “robiłem”.
Dodatkowym elementem, który warto wprowadzić są spotkania “poza pracą” – czyli takie, które w standardowych warunkach byłyby wspólnym wyjściem zespołu na piwo, czy kolację. Wdrożenie np. popularnych w Danii “Friday bars” i wirtualne spotkanie z członkami zespołu w mniej formalnych okolicznościach. Dzięki temu zyskujemy przestrzeń na żarty, wymianę prywatnych przemyśleń i mamy szansę wpływać pozytywnie na motywację i poczucie przynależności do zespołu.
Jeśli spotkania, to tylko z video
Osoby, które nie pracowały nigdy wcześniej zdalnie mogą mieć opory przed pokazywaniem się przed kamerą. Organizacja spotkań w formie video jest jednak kluczowa. Nie tylko służy jako motywacja do wyjścia z łóżka i rezygnacji z pracy w piżamie, ale pozwala lepiej zastąpić relacje społeczne, o które zwykle dbamy spotykając się ze współpracownikami w biurze. Kontakt na żywo z drugim człowiekiem jest niezbędny dla prawidłowego funkcjonowania naszego mózgu, i o ile nie da się go zastąpić całkowicie, to jednak bliższa “prawdziwemu spotkaniu” będzie videokonferencja.
Przykład idzie z góry
Zarządzanie pracownikami w takich trudnych warunkach jest też swego rodzaju sprawdzianem z przywództwa – ważne jest, żeby członkowie zespołu mogli czerpać dobry przykład z postawy i zachowań managera. Regularne raportowanie postępów, czy dzielenie się zrealizowanymi zadaniami dotyczyć powinno bez wyjątków wszystkich członków zespołu, łącznie z team leaderem. Dobrze jest też zadbać o poziom wiedzy w zespole – każde zawahanie, czy wątpliwości managera, będą w obecnej sytuacji jeszcze bardziej widoczne i niepokojące niż zwykle.
Czy obecna sytuacja i konieczność pracy zdalnej może przynieść nam jakieś korzyści? Tak!
Weryfikacja zasobów
Ogólne napięcie i udzielający się społecznie niepokój sprawiają, że niektórzy pracownicy mogą pokazać swoje “prawdziwe oblicze”, które wcześniej maskowali, np. starając się wypaść dobrze w oczach managera. Co ciekawe, to zjawisko wcale nie musi być negatywne – wyeksponowanie pewnych niewidocznych wcześniej cech może np. sprawić, że odkryjemy, że dany pracownik sprawdzi się lepiej na innym stanowisku. A to z kolei pozwoli na weryfikację i lepsze dopasowanie zadań w zespole.
Poszerzenie perspektywy
Dla firm, w których już wcześniej część pracowników działała zdalnie, konieczność przejścia na pracę zdalną wszystkich pracowników może w przyszłości procentować lepszym zrozumieniem wewnątrz organizacji. W końcu nic tak dobrze nie wpływa na zwiększenie empatii i wzajemnego zrozumienia, jak spacer (zdalny) w czyichś butach.
Czas na kreatywność
Ludzie kreatywni mają częstą tendencję do tworzenia rozwiązań nietuzinkowych w sytuacji dużego komfortu i spokoju. A te zwykle łatwiej jest znaleźć pracując w domu niż w hałaśliwym biurze. Paradoksalnie, obecna sytuacja może więc być idealnym momentem na rozpoczęcie pracy nad nowym projektem lub na opracowanie jakiegoś trudnego problemu. Zwłaszcza, że pierwszym etapem pracy nad nowym wyzwaniem zwykle jest proces researchu i planowania, dla którego bezpośredni kontakt ze współpracownikami nie jest aż tak istotny.
… i efektywność?
Efektywność to obszar, w którym managerowie powinni widzieć nie tylko ryzyko, ale też szansę. Praca w domu może przekładać się na mniej zmarnowanego czasu (brak przemieszczania się po firmie), lepszą komunikację (załatwianie spraw online, zamiast spaceru do biurka kolegi) oraz większą dostępność pracownika (obawa przed posądzeniem o niepracowanie sprawia, że jesteśmy bardziej czujni). Do tego dochodzi łatwiejsze skupienie się (nie dotyczy osób posiadających dzieci) oraz oszczędność czasu na dojazdy. W efekcie wydajność pracy ma szansę wzrosnąć, a my będziemy czuli się bardziej efektywni.
