Jak dbać o Candidate Experience, rekrutując zdalnie?

Candidate Experience to aktualnie prawdopodobnie jeden z najpopularniejszych buzzwordów w branży HR. Wiele firm zaczyna dzięki temu zwracać coraz większą uwagę na doświadczenia kandydata podczas procesu rekrutacyjnego. Rośnie również świadomość rekruterów odnośnie tego, że to jak kandydat “czuje się” w procesie, może rzutować na jego nastawienie i późniejsze zaangażowanie, już po zatrudnieniu.

Candidate Experience w rekrutacji zdalnej: o czym należy pamiętać?

Poprzeczka utrzymania pozytywnego candidate experience rośnie, gdy całość procesu odbywa się zdalnie i nie mamy okazji spotkać się z kandydatem na żywo. Dlatego dziś przygotowaliśmy dla Was odpowiedź na pytanie: ,,Jak dbać o Candidate Experience rekrutując zdalnie?” Przed Wami 4 konkretne działania, które możecie zastosować aby odczuć realną zmianę.

1. Spraw, by kandydat poczuł się ważny

Rekrutujesz prawdopodobnie każdego dnia i aż za dobrze znasz to uczucie, gdy skrzynka mailowa pęka w szwach od wiadomości, masz masę telefonów do wykonania, a przed Tobą kilka rozmów z kandydatami. Konsekwencją takiego natłoku spraw jest często niedokładne przygotowanie - na przykład do screeningu telefonicznego z kandydatem. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, któremu nigdy nie zdarzyło się zapytać o coś, co jasno wynikało z CV albo kto nigdy nie spóźnił się z informacją zwrotną dla Kandydata. W takim natłoku spraw ryzyko, że coś przeoczymy lub o czymś zapomnimy jest bardzo wysokie...
Tymczasem po drugiej stronie znajduje się osoba o zupełnie innym spojrzeniu na sytuację. Osoba, która doskonale pamięta, na co się umawialiśmy i kiedy spodziewać się odpowiedzi. Sprawa staje się dla kandydata jeszcze trudniejsza, gdy nie miał okazji porozmawiać z nami na żywo. Nie zna naszego nastawienia i nie wie, jak wypadł podczas rozmowy telefonicznej. A do tego wszystkiego dochodzą emocje i niepewność związane z poszukiwaniem nowej pracy. To wystarczy, żeby 1 dzień opóźnienia w odpowiedzi na maila czy telefon, zrujnował nasz wysiłek włożony w budowanie pozytywnego “candidate experience”.

Zatem jak dbać o candidate experience w rekrutacji zdalnej?

Rozwiązanie jest w teorii proste, jednak wdrożenie wymaga odrobiny wysiłku. Przede wszystkim - spraw, by człowiek, z którym rozmawiasz, poczuł się ważny. Każdy wasz kontakt, niezależnie czy mówimy o krótkim telefonie czy rozmowie video, powinien stać się dla niego dobrym wspomnieniem. Bądź przygotowany do rozmowy z kandydatem - pokaż, że zapoznałeś się ze wszystkimi informacjami, które dotychczas otrzymałeś. Najprostszym rozwiązaniem jest zapisywanie wszystkiego, co przekazuje Ci kandydat. Dzięki temu nie zapytasz kilka razy o to samo, będziesz wiedzieć co jest dla niego ważne i nic istotnego Ci nie umknie. Jeśli dodasz do tego choć odrobinę personalnego podejścia i prawdziwego zainteresowania kandydatem, masz szansę sprawić, że będzie się czuł wyjątkowy. A nie jako jeden ze stu w procesie.
Z moich doświadczeń najlepiej sprawdza się notowanie wszystkiego w systemie ATS. Niezależnie jakiego narzędzia używasz, wykorzystaj je tak, aby wszystko było zapisane w jednym miejscu - wtedy nic Ci nie umknie. Notuj na bieżąco. W trakcie rozmowy można zapisać słowa kluczowe, ale najlepiej natychmiast po jej zakończeniu uzupełnij swoje notatki - tak, abyś wiedział o co chodziło jeśli wrócisz do nich po trzech tygodniach.

2. Bądź ludzki - po prostu!

Gdy zapyta się człowieka, który choć raz szukał pracy, o skojarzenia z procesem rekrutacyjnym, z pewnością padną słowa, że proces był stresujący. Często kandydaci nie mają dobrych wspomnień, a w Internecie aż roi się od przykładów jak dany rekruter nieodpowiednio potraktował kandydata. Wśród najczęstszych pojawiają się:

• kandydat nie miał informacji o tym, jak wygląda proces
• kandydat nie został poinformowany o braku zatrudnienia
• kandydat w ogóle nie otrzymał informacji zwrotnej po wysłaniu CV, mimo że firma obiecywała, że odpowiada na wszystkie zgłoszenia
• … i wiele innych
  Czy da się to zmienić tak, by proces rekrutacyjny (zwłasza w formule zdalnej) był mniej stresujący i przyjazny gdy dodatkowym czynnikiem, o który musimy zadbać jest technologia? Dowiedz się, jak dbać o candidate experience w rekrutacji zdalnej, a odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak! To, co kandydaci doceniają najbardziej to podejście rekrutera, które jest przyjazne lub po prostu - ludzkie. Jeśli chcemy dobrze poznać człowieka, to nie zrobimy tego w sztywnych i stresujących warunkach. Gwarantuję Wam, że człowiek otworzy się przed Wami i będzie szczery, dopiero w momencie gdy poczuje, że z Waszej strony jest na to gotowość i chęć. Co to jednak dokładnie oznacza i co Ty rekrutując możesz zrobić?
  
• Spróbuj zaprosić kandydata na kawę - nie na rozmowę rekrutacyjną.
• Spraw, aby to spotkanie było miłe i niekoniecznie bardzo formalne. W końcu zależy nam na maksymalnym poznaniu danego kandydata, a zrobimy to tylko w naturalnych warunkach.
• Przed rozmową prześlij do kandydata informacje dotyczące tego kto poprowadzi spotkanie rekrutacyjne. Najbardziej standardową opcją jest wysłanie maila, ale może warto pokusić się nawet o nagranie krótkiej wiadomości formie video? Takie skrócenie dystansu znacznie zminimalizuje stres kandydata. A jak o to zadbać podczas spotkania on-line? Bardzo podobnie - przede wszystkim dostarczyć kandydatowi wszystkie informacje od strony technicznej. Z jakiego komunikatora będziemy korzystać? Jak otrzymać do niego dostęp? A zwłaszcza, czy będziemy się tylko słyszeć, czy również widzieć :)
• Zadbaj świadomie o atmosferę w trakcie rozmowy i rozmawiaj po partnersku - możesz powiedzieć coś więcej o sobie, powiedzieć o swoich pasjach zamiast tylko sucho rzucać nazwę stanowiska.
  Moja ostatnia i najważniejsza rada jest bardzo prosta - spróbuj naprawdę poznać kandydata. Nie tylko od strony technicznej - porozmawiaj z nim o tym co jest dla niego ważne, czego szuka u nowego pracodawcy, w jakim miejscu będzie mu się odpowiednio pracować.

3. Informuj - informacja zapewnia bezpieczeństwo

Kluczowym aspektem z punktu widzenia kandydata jest posiadanie wszystkich informacji o procesie. Często kandydaci zwracają uwagę na to, że nie wiedzieli jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny, ani co będzie od nich wymagane na poszczególnych etapach rekrutacji. Ten aspekt jest kluczowy - zwłaszcza, jeśli rekrutujemy kandydatów w formie zdalnej.
Aby dbać o jak najlepszy candidate experience w rekrutacji zdalnej dobry rekruter powinien:
Opowiedzieć o tym, jak wygląda cały proces rekrutacyjny: Z ilu składa się kroków, jak długo trwa? Przedstawić co będzie się działo na poszczególnych etapach rekrutacji: Jeśli odbywa się rozmowa on-line, to za pomocą jakiego narzędzia? Czy trzeba to narzędzie instalować wcześniej, czy wystarczy użyć webowej wersji? Pozostawać w kontakcie z kandydatem - choć jest to z pozoru oczywisty aspekt, to przy rekrutacji zdalnej jest on jeszcze bardziej newralgiczny. Kandydat siedzący po drugiej stronie monitora tym bardziej oczekuje od nas informacji o tym co się dzieje w danym momencie z jego aplikacją, czy firma otrzymała materiały które przesłał, czy też która strona w danym momencie ma wykonać kolejny krok.

4. Znajdź czas na analizę

Doświadczenie kandydata w trakcie procesu rekrutacyjnego jest kluczowe. A nikt nie powie Ci o Twoim procesie rekrutacyjnym więcej niż kandydat, który go doświadczył :)
To co możesz zrobić to pytać, pytać i jeszcze raz pytać. Firmy często popełniają ten błąd, pytając o feedback wyłącznie osoby, które przeszły cały proces rekrutacji. Niezwykle ważne jest, by pytać także kandydatów, którzy odpadli w poprzednich etapach. Bez porządnej analizy odpowiedzi i wdrożenia rozwiązań nic nie będzie. Jeśli chcesz aby Twój proces rekrutacyjny stawał się coraz lepszy, oraz aby candidate experience wzrastał - musisz znaleźć czas na pracę nad procesem.

Candidate Experience a rekrutacja zdalna: podsumowanie

Być może wydaje się Wam, że te 4 rady nie odbiegają od standardowego procesu rekrutacyjnego. Że tak naprawdę zdalna formuła procesu nie zmienia go diametralnie. Opierając się o własne doświadczenie gwarantuję wam jednak, że właśnie te 4 aspekty są tym bardziej istotne w zdalnej formule, bo trudniej je osiągnąć. Zbudowanie dobrej relacji z definicji jest trudne - tym bardziej w rozmowie, która trwa około godzinę i odbywa się on-line.
Od czego w takim razie najlepiej zacząć? Przyjrzyj się procesomi rekrutacyjnemu, który aktualnie prowadzisz i zastanów się:

• Co możesz zrobić, aby kandydat czuł się ważny?
• O co możesz zadbać, aby proces był bardziej ludzki i przyjazny?
• Jakich informacji kandydatom może dziś brakować?
• O co dzisiaj powinieneś zapytać Twoich kandydatów?

A jeśli jesteś ciekawy jak wdrożyć onboarding online do swojej organizacji, zapoznaj się z artykułem: Case study: Onboarding online jako sposób na wdrażanie zdalnych pracowników
Powodzenia!