Wróć do bloga

Case study: Onboarding online jako sposób na wdrażanie zdalnych pracowników.

Pierwsze dni w pracy mają kluczowy wpływ na wyniki pracownika. Zwłaszcza jeśli planujemy, że przez większość czasu będzie pracował poza biurem. O tym jak powinien wyglądać idealny onboarding zdalnych pracowników opowiada Iga Kublik, Community Happiness Coordinator w Talent Place.
W sieci można znaleźć wiele artykułów, w których osoby z branży HR dzielą się dobrymi praktykami we wdrażaniu nowego pracownika. Gdy przygotowywaliśmy onboarding dla naszej zdalnej społeczności sama zagłębiałam się w literaturę branżową w poszukiwaniu inspiracji i gotowych rozwiązań - te jednak związane były z onboardingiem pracownika, który przychodzi do biura, przynajmniej na czas wdrożenia. Rekruterzy Talent Place działają jednak w 100% zdalnie i w takiej też formie prowadzony jest ich onboarding. Szybko okazało się, że działania, które świetnie sprawdzają się na początku współpracy z pracownikiem stacjonarnym, są niewystarczające w obliczu “onboardingu zdalnego”. W poniższym artykule dzielę się naszymi doświadczeniami i wiedzą o tym jak powinien wyglądać i być przygotowywany onboarding online dla pracowników 100% zdalnych.

Wyzwania w onboardingu zdalnych pracowników

Zanim wprowadziliśmy nasz nowy model onboardingu, każdy rekruter Talent Place przechodził tą samą ścieżkę co pracownicy stacjonarni. Wraz z powiększaniem naszej społeczności szybko przekonaliśmy się, że taki model przestaje być efektywny, a jakość naszego onboardingu spada. Poniżej zebrałam główne wyzwania, z którymi się zmierzyliśmy.

1. Zasoby

Wdrożenie każdego pracownika związane było z zaangażowaniem co najmniej 3 osób, zwykle managerów. Ich zadaniem było wprowadzenie nowego rekrutera w określone obszary funkcjonowania organizacji. Każda z tych osób musiała więc wygospodarować czas na onboarding, niejednokrotnie kilka razy w miesiącu. Jeżeli któraś z nich nie była dostępna w danym momencie, onboarding przedłużał się lub nawet był niepełny.

2. Czas

W zależności od ilości osób prowadzących wdrożenie, nowy pracownik musiał odbyć minimum 3 osobne spotkania online. Każde takie spotkanie wymagało średnio 1h zaangażowania i czasu pracy obu stron. Wyzwaniem było również dopasowanie dostępności nowego pracownika oraz managerów, którzy prowadzili wdrożenie. W naszym przypadku wdrażanie pracowników było o tyle trudne, że rekruterzy współpracują z nami na zasadzie projektowej i często nie są w pełni dyspozycyjni między 9 a 17. Gdy nasze potrzeby rekrutacyjne wzrosły z 2-3 do kilkunastu osób miesięcznie, okazało się że onboarding pracowników zajmuje lwią część czasu pracy managerów i innych zaangażowanych w proces osób.

3. Jakość i efekty

Problemy związane z czasem oraz dostępnością managerów sprawiały, że jakość naszego onboardingu nie była zawsze jednakowa. Zdarzało się, że proces tracił na płynności lub rekruter nie otrzymywał wszystkich informacji w zaplanowanej przez nas kolejności. Prowadzenie onboardingu “f2f” niosło też ze sobą ryzyko “czynnika ludzkiego”. Komu z nas nie zdarzyło się zwyczajnie zapomnieć o czymś wspomnieć wdrażając do zespołu nową osobę?

Jak powinien wyglądać idealny “zdalny onboarding”?

Pracując nad nowym, zbliżonym do ideału modelem onboardingu, wyznaczyliśmy sobie poniższe cele:

  • Czas - onboarding powinien być efektywny i zajmować mniej czasu zarówno naszym nowym rekruterom jak i osobom, które są odpowiedzialne za wdrożenie.
  • Elastyczność - Rekruterzy powinni móc zrealizować całą ścieżkę szkoleniową w wybranej przez siebie porze, a wdrożenie nie powinno zależeć od dyspozycyjności zaangażowanych osób.
  • Automatyzacja vs. czynnik ludzki - proces powinien odbywać się automatycznie, ale bez eliminacji czynnika ludzkiego. Pierwsze dni pracy nowego pracownika są w końcu kluczowe by zbudować więź z nowym pracodawcą.

Rozwiązanie? Onboarding pracowników online!

Po przeanalizowaniu dostępnych na rynku rozwiązań, wybraliśmy pozornie najbardziej oczywistą opcję - zdecydowaliśmy, że onboarding pracowników zdalnych będzie odbywał się... w 100% zdalnie! Wszystkie dotychczas prowadzone szkolenia zdecydowaliśmy się nagrać w formie krótkich i treściwych video, a praca nad zmianą modelu odbyła się w 3 etapach.

Etap 1 - Projektowanie rozwiązania

Aby zaprojektować najlepsze rozwiązanie zaangażowaliśmy w proces zarówno managerów jak i osoby, które niedawno dołączyły do firmy i miały świeże spojrzenie na nasz dotychczasowy proces onboardingu. Na podstawie zebranych informacji wypracowaliśmy ścieżkę szkoleń, którą powinien przejść nowy zdalny rekruter.
Równolegle zrewidowaliśmy wszystkie materiały onboardingowe, z których korzystaliśmy dotychczas. Dzięki temu uniknęliśmy tworzenia całości od zera i zaoszczędziliśmy sporo czasu i energii. Onboarding online projektowaliśmy równocześnie z odświeżonym procesem rekrutacji. Dzięki temu oba te procesy są ze sobą spójne i uzupełniają się nawzajem.

Etap 2 - Wdrożenie

Jako narzędzie do wdrożenia naszego nowego modelu wybraliśmy platformę Skillveo, która podobnie jak Talent Place jest częścią grupy Everuptive. Skillveo specjalizuje się w szkoleniach online, a wspólnie udało nam się dostosować narzędzie do stworzenia przejrzystego i łatwego w użyciu procesu onboardingowego.
Wszystkie nagrania w ramach naszego zdalnego onboardingu można obejrzeć łącznie w 2 i pół godziny. Każde szkolenie jest podzielone na krótkie, maksymalnie 5-10 minutowe lekcje, które pozwalają nowej osobie skoncentrować się na jednym temacie naraz i zapobiegają “natłokowi informacji”. Do każdego szkolenia przygotowaliśmy też krótki test sprawdzający wiedzę, dzięki któremu mamy pewność, że każdy zapoznał się z nagraniem i materiałami.
Do procesu dodaliśmy również elementy budowania relacji, które pozwolą rekruterowi poczuć się swobodnie w nowym środowisku pracy. Jednym z nich było zaangażowanie do tworzenia video-lekcji osób, które zajmowały się wcześniej wdrożeniami. Dzięki temu w późniejszym kontakcie mailowym, rekruterzy mają wrażenie, że znają tą osobę bliżej. O atmosferę onboardingu dbam również ja, jako Community Happines Coordinator. Oprócz przekazania dostępu do platformy i video, rozmawiam z pracownikami, dbam o ich zaangażowanie i przesyłam im informacje odnośnie bieżących wydarzeń w Talent Place w formie cotygodniowego newslettera.

Etap III - Ewaluacja i optymalizacja

W nowy onboarding pracowników zaangażowaliśmy nie tylko nowe osoby, ale również tych, którzy działają już w naszej społeczności. Pozwoliło to odświeżyć wiedzę i upewnić się, że wszyscy nasi eksperci mają taki sam pakiet informacji. Dzięki elastycznemu dostępowi do platformy, każda osoba mogła samodzielnie rozplanować swoje wdrożenie, tak, żeby nie zaburzyło codziennych obowiązków.
Każda osoba, która ukończy szkolenie otrzymuje od nas ankietę ewaluacyjną. Zależy nam, żeby onboarding sprawdził się jako rozwiązanie długoterminowe, ale zdajemy sobie sprawę, że dzisiejsze idealne rozwiązanie za kilka miesięcy może nie być wystarczająco dobre. Dzięki ankietom i opiniom naszych rekruterów, możemy monitorować skuteczność procesu i optymalizować go.

Podsumowanie

Projektowanie onboardingu dla pracowników biurowych i pracowników zdalnych zdecydowanie różni się od siebie pod wieloma względami. Mamy poczucie, że udało nam się rozwiązać ten problem bez strat jakości i poczucia przynależności do firmy. Onboarding online pozwala nie tylko na automatyzację i uproszczenie procesu wdrożenia do firmy, ale co najważniejsze - dopasowuje się do potrzeb i stylu życia pracowników zdalnych.

Polecamy sprawdzić także nasz poprzedni wpis - Crowdstaffing w rekrutacji



Autor: Iga Kublik