Wróć do bloga

10 praktycznych sposobów na poprawę umiejętności zarządzania czasem

Czy często czujesz się zestresowany nadmiarem pracy lub zbyt dużą ilością obowiązków? Czy w miarę upływu czasu masz wrażenie, że masz więcej zadań niż czasu na ich wykonanie? Może to oznaczać, że nadszedł czas, aby poprawić swoje ważne umiejętności efektywnego zarządzania czasem.

Sztuką jest zorganizować swoje zadania i efektywnie wykorzystać czas, aby zrobić więcej rzeczy każdego dnia. Pomoże Ci to obniżyć poziom stresu i zwiększyć produktywność zarówno w pracy, jak i w domu.

Umiejętność zarządzania czasem jest ważna i wymaga czasu, aby ją rozwinąć w dłuższej perspektywie.Znalezienie tego, co działa najlepiej dla Ciebie i Twojego napiętego harmonogramu jest tutaj kluczem.

Co to jest efektywne zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem może być zdefiniowane jako "proces podejmowania decyzji, który strukturyzuje, chroni i dostosowuje czas danej osoby do zmieniających się warunków otoczenia".

Efektywne zarządzanie czasem wymaga, abyś był świadomy swojego dostępnego czasu, swoich obowiązków i osobistych umiejętności, ponieważ wszystkie te rzeczy będą miały wpływ na to, jak pracujesz z czasem, który masz. Ważnym czynnikiem jest również zdolność do adaptacji, ponieważ musisz być w stanie zmieniać swoją taktykę w zależności od tego, ile czasu masz lub nie masz w danym dniu. W codziennym harmonogramie mogą pojawić się nieoczekiwane zmiany, które wytrącają nas z normalnej rutyny, a zarządzanie czasem to umiejętność, która pomoże nam to zrównoważyć i doprowadzić do końca.

Jak zarządzać swoim czasem w pracy?

Zarządzanie czasem jest często łatwiejsze dla ludzi, którzy są naturalnie zorganizowani i zorientowani na szczegóły, ale każdy może nauczyć się tej umiejętności dzięki skutecznym strategiom zarządzania czasem. Wystarczy poćwiczyć, by poprawić swoją sytuację i zacząć realizować zadania bez opóźnień.

Jak w takim razie doskonalić umiejętności zarządzania czasem w pracy?

1. Deleguj zadania

Każdy z nas często bierze na siebie więcej zadań, niż jest w stanie wykonać. Może to często powodować stres i wypalenie zawodowe.

Delegowanie zadań nie oznacza, że uciekasz od swoich obowiązków, ale zamiast tego uczysz się właściwego zarządzania swoimi zadaniami. Naucz się sztuki delegowania pracy do swoich podwładnych, zgodnie z ich umiejętnościami i możliwościami i zrób więcej. To nie tylko uwolni czas dla Ciebie, ale pomoże członkom Twojego zespołu poczuć się jak integralny element układanki pracy.

2. Ustal priorytety pracy (Macierz Eisenhowera)

Przed rozpoczęciem dnia, zrób listę zadań, które wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Nieważne zadania mogą pochłonąć wiele twojego cennego czasu, a my mamy tendencję do poświęcania im zbyt wiele naszej energii, ponieważ są łatwiejsze lub mniej stresujące.

Jednak identyfikacja pilnych zadań, które muszą być wykonane danego dnia, jest kluczowa dla twojej produktywności i stanowi ważną część umiejętności zarządzania czasem. Kiedy już wiesz, gdzie umieścić swoją energię, zaczniesz robić rzeczy w kolejności, która działa dla Ciebie i Twojego harmonogramu.

Krótko mówiąc, nadaj priorytety swoim ważnym zadaniom, aby utrzymać koncentrację. Możesz również skorzystać z Matrycy Eisenhowera, która pomoże Ci zacząć od tego i pomoże Ci w rozwiązywaniu problemów.

Spośród listy zadań wyselekcjonuj je w następującej kolejności:

-> Pilne i ważne (zadania, które wykonasz natychmiast)
-> Ważne, ale niepilne (zadania, których wykonanie zaplanujesz na później)
-> Pilne, ale nie ważne (zadania, które przekażesz komuś innemu)
-> Ani pilne, ani ważne (zadania, które wyeliminujesz)

Wspaniałą rzeczą w tej macierzy jest to, że może być używana zarówno do szerokich planów produktywności np. "Jak powinienem spędzać czas w każdym tygodniu?", jak i do mniejszych, codziennych planów takich jak: "Co powinienem zrobić dzisiaj?".

3. Tworzenie harmonogramu

Noś przy sobie planer, notatnik, zanotuj w telefonie i wypisz wszystkie zadania, które przychodzą ci do głowy. Ta metoda zarządzania czasem da Ci możliwość odhaczania zadań w miarę ich realizacji da ci poczucie spełnienia i utrzyma motywację.

Przed rozpoczęciem dnia zrób prostą listę rzeczy do zrobienia, nadaj im priorytety i skup się na tym, co najważniejsze. Upewnij się, że zadania te są również osiągalne. Jeśli jest jakieś duże zadanie, które musisz wykonać, niech to będzie jedyna rzecz na Twojej liście. Pozostałe możesz przesunąć na następny dzień.

4. Trzymaj się wyznaczonych terminów

Kiedy masz zadanie do wykonania, ustaw realistyczny termin i trzymaj się go. Po ustaleniu terminu, pomocne może być zapisanie go na karteczce samoprzylepnej i umieszczenie jej w pobliżu miejsca pracy. Będzie to dla Ciebie wizualna wskazówka, która pomoże Ci trzymać się zadania.

Staraj się wyznaczyć termin na kilka dni przed wykonaniem zadania, abyś mógł wykonać wszystkie zadania, które mogą Ci przeszkodzić. Postaw sobie wyzwanie i dotrzymaj terminu. Nagradzaj się za wykonanie trudnego zadania z listy zadań w wyznaczonym przez siebie czasie ;)

5. Pokonaj prokrastynację

Prokrastynacja jest jedną z rzeczy, które mają negatywny wpływ na produktywność. Może powodować marnowanie niezbędnego czasu i energii. Może być poważnym problemem zarówno w karierze, jak i w życiu osobistym. Nie zwlekaj! Nie przekładaj czegoś na później!

Unikanie prokrastynacji może być trudne dla wielu osób, ale jest ważne, gdy rozwijamy umiejętności zarządzania czasem. Mamy tendencję do prokrastynacji, kiedy czujemy się znudzeni lub przytłoczeni. Spróbuj zaplanować mniejsze, przyjemne zajęcia w ciągu dnia, aby oderwać się od trudniejszych zadań. To może pomóc Ci pozostać na dobrej drodze.

6. Mądre radzenie sobie ze stresem

Stres często pojawia się, gdy przyjmujemy na siebie więcej pracy, niż jesteśmy w stanie wykonać. W rezultacie nasze ciało zaczyna odczuwać zmęczenie, co może wpłynąć na naszą produktywność (Przeczytaj jak radzić sobie ze stresem w pracy?).

Stres występuje w różnych formach u różnych osób, ale niektóre produktywne sposoby radzenia sobie ze stresem mogą obejmować:

-> Wyjście na zewnątrz
-> Ćwiczenia fizyczne
-> Praktykowanie medytacji
-> Zadzwonienie do przyjaciela
-> Oddawanie się ulubionemu hobby
-> Słuchanie muzyki lub podcastu

Kluczem jest znalezienie tego, co działa dla Ciebie, jeśli chodzi o obniżenie reakcji na stres. Jeśli nie masz czasu na nic innego, spróbuj kilku technik oddechowych. Można je wykonać w kilka minut, a udowodniono, że obniżają poziom hormonów wywołujących stres.

7. Unikaj wielozadaniowości

Większość z nas uważa, że wielozadaniowość to skuteczny sposób na załatwienie spraw, ale prawda jest taka, że lepiej nam idzie, gdy skupiamy się na jednej rzeczy. Wielozadaniowość obniża produktywność i należy jej unikać, aby poprawić umiejętności zarządzania czasem.

Korzystaj z list rzeczy do zrobienia i terminów, które pomogą Ci zachować koncentrację! W ten sposób poprawisz jakość swojej pracy. Poczekaj, aż skończysz jedno zadanie, zanim zaczniesz kolejne. Będziesz zaskoczony, jak wiele więcej jesteś w stanie zrobić.

8. Zaczynaj wcześnie

Większość ludzi sukcesu mają jedną wspólną cechę - zaczynają swój dzień wcześnie, jak to daje im czas, aby usiąść, pomyśleć i zaplanować swój dzień.

Kiedy wstajesz wcześnie, jesteś spokojniejszy, bardziej kreatywny i masz jasną głowę. W miarę upływu dnia poziom energii zaczyna spadać, co wpływa na Twoją produktywność, motywację i skupienie.

Jeśli nie jesteś poranną osobą, możesz po prostu spróbować obudzić się trzydzieści minut wcześniej niż zwykle. Będziesz zaskoczony, jak wiele możesz zrobić w tym czasie. Jeśli nie chcesz wykorzystać go na pracę, wykorzystaj go na odrobinę ćwiczeń lub zjedzenie zdrowego śniadania. Ten rodzaj rutyny również przyczyni się do zwiększenia Twojej produktywności w ciągu dnia.

9. Rób regularne przerwy

Kiedykolwiek znajdziesz się uczucie zmęczenia i stresu, zrobić przerwę na 10 do 15 minut. Zbyt dużo stresu może odbić się na Twoim organizmie i wpłynąć na Twoją produktywność.

Aby uzyskać większą motywację i skupienie, zaplanuj swoje przerwy. Pomoże Ci to się zrelaksować i później wrócić do pracy z energią. Jeśli wiesz, że zbliża się przerwa, prawdopodobnie będziesz w stanie przezwyciężyć nudę lub brak motywacji, aby przeforsować swoje zadanie.

Pójdź na spacer, posłuchaj muzyki lub zrób kilka szybkich ćwiczeń rozciągających. Najlepszym pomysłem jest całkowite oderwanie się od pracy i spędzenie czasu z przyjaciółmi i rodziną.

10. Naucz się mówić "nie”

Grzecznie odmawiaj przyjmowania dodatkowych zadań, jeśli uważasz, że jesteś już przeciążony pracą. Przyjrzyj się swojej liście rzeczy do zrobienia, zanim zgodzisz się na przyjęcie dodatkowej pracy. Jest to istotna część umiejętności zarządzania czasem.

Wiele osób martwi się, że mówiąc "nie" wyjdą na egoistów, ale prawda jest taka, że mówienie "nie" to jeden z najlepszych sposobów, aby zadbać o siebie i swój czas. Kiedy się o to zatroszczysz, przekonasz się, że masz więcej energii, którą możesz poświęcić na ważne rzeczy, co ostatecznie docenią ludzie wokół Ciebie.

Kiedy jasno określisz, co masz na głowie, będziesz bardziej skoncentrowany i zrobisz więcej w krótszym czasie.

Efektywne zarządzanie czasem wymaga codziennej praktyki nadawania priorytetów zadaniom i organizowania ich w taki sposób, aby oszczędzać czas i jednocześnie osiągać więcej. Stosuj powyższe strategie przez kilka tygodni i sprawdź, czy Ci pomagają. Możesz być zaskoczony, o ile więcej czasu będziesz miała, będziesz miał! :)



Autor: Sylwia Mazur