Żeby zespół mógł działać efektywnie powinien otrzymywać zadania, które będą jak najdokładniej określone przez managera. Obie strony muszą się zrozumieć. Sposób, w jaki zostaną przedstawione wymagania, wpływa na jakość oraz efektywność działań prowadzonych przez pracownika (np. Rekrutera). A także finalny efekt projektu. Zatem, jak odpowiednio delegować zadania w swoim zespole, aby nie pojawiły się zbędne zgrzyty i nieporozumienia?
Komunikacja to klucz do odpowiedniej organizacji zadań
Dwustronna komunikacja i wzajemne zrozumienie to podstawowe fundamenty w pracy z zespołem. Manager delegując zadania musi mieć pewność, że zostały one odpowiednio zrozumiane przez jego współpracowników. Fatalnym byłoby dowiedzieć się o konfliktach w grupie z racji odmiennego sposobu rozumienia wytycznych. Niedopowiedzenia mogą skutkować także niedokładnym wykonaniem projektu (np. znalezienie specjalisty IT, który nie będzie dopasowany do firmy) lub opóźnieniami. Im częściej odpowiednio delegujesz zadania, tym proces ten staje się płynniejszy, szybszy i dokładniejszy. Gdy go opanujesz, będziesz sukcesywnie zbierać coraz lepsze wyniki.
Skuteczne delegowanie zadań krok po kroku
Dokładność instrukcji
Precyzyjnie określ w zespole, co ma zostać wykonane, w jaki sposób. Pokaż cały kontekst projektu, sytuacji np. rekrutacji IT, aby pracownicy odpowiednio zrozumieli Twój tok myślenia. Instrukcja wykonania powinna zostać przygotowana jak najbardziej szczegółowo, to oszczędzi pytań o np. doprecyzowanie wytycznych. Postaraj się zapewnić jak najwięcej dokumentów, które mogą być przydatne do przeprowadzenia procesu jak najbardziej efektywnie. (będą to np. procedury, checklisty, wszelkie standardy klientów itd.)
Wizualizacja wykonania
Poza przekazaniem instrukcji, efektywne delegowanie zadań wymaga precyzyjnego określenia rezultatów, które mają się pojawić po wykonaniu projektu. Jeśli jest taka możliwość ‒ dobrze zaprezentować swoje oczekiwania w formie wizualnej. Manager powinien powiedzieć, na czym mu zależy, co jest dla niego ważne. A dla podniesienia motywacji u pojedynczych pracowników warto wspomnieć o wpływie danego zadania na resztę zespołu.
Informacja o wyglądzie i ocenie efektu końcowego
Zwróć uwagę na szczegóły, które będą brane pod uwagę w finalnej wersji zadania/projektu. Jak musi wyglądać, aby uniknąć poprawek? Co dokładnie musi się pojawić, aby został zaakceptowany? Nakreśl pracownikom swoją wizję efektów końcowych, aby wiedzieli, kiedy postawiony cel zostanie osiągnięty.
Określanie deadline’ów
Określ wspólnie z pracownikiem deadline’y poszczególnych zadań, oraz efektu końcowego. Poinformuj, co się wydarzy, jeśli nie zostaną zrealizowane w odpowiednim czasie.
Okazywanie wsparcia
Zapewnienie pracownika, że ma wsparcie w managerze buduje motywację i przywiązanie do firmy. Określ w jakich sytuacjach pracownik może się do Ciebie zwracać, aby uzyskać pomoc gdy będzie miał problemy np. z wykonywanymi zadaniami. Aby mieć pewność, że wszelkie wytyczne dotyczące projektu zostały zapamiętane, możesz powtórzyć je raz jeszcze, lub poprosić o to pracownika. Doprecyzuj te kwestie, które nie zostały dobrze zrozumiane.
Przypadek tzw. “delegowania wstecznego”
Zdarza się, że menedżerowie często kończą wykonywanie zadań, które powierzyli innym. Zadania te w jakiś sposób trafiają do nich z powrotem. Jest to nazywane “delegowaniem wstecznym”. Jeśli zdarzy się zadanie musi zostać odebrane pracownikowi oznacza, że nie poświęcono wystarczającej ilości czasu na przekazanie informacji o nim i na wzajemne zrozumienie. Być może pewne niedopowiedzenia doprowadziły do problemów, które nie zostały wcześniej przewidziane. Jeśli pracownik (lub zespół) dojdzie do „ściany”, będzie to okazją do nauki. Powinien zostać przeprowadzony przez nie raz jeszcze, tym razem manager musi się upewnić, że przekaże wszystko, co niezbędne do poprawnego działania. W ten sposób zespół będzie lepiej przygotowany do wykonywania podobnych projektów w przyszłości.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Delegując zadania pamiętaj, aby podać wszystkie potrzebne informacje o czasie, budżecie i kontekście oraz określić Twoje oczekiwania dotyczące komunikacji i aktualizacji statusu, częstotliwości, treści i formatu, czy jakie narzędzia mają zostać wykorzystane. Pracownicy nie mogą dostarczyć jakościowych wyników, jeśli przekazane im zadania nie będą w pełni zaplanowane i przemyślane. Oczekiwania managerów nie mogą zmieniać się z chwili na chwilę. Przed przekazaniem informacji zaplanuj dokładnie cały proces. Przekazuj wszystko jasno i klarownie. Upewnij się, że zadanie jest zrozumiałe i trafiło do osoby z odpowiednimi umiejętnościami. Jednym z najczęstszych błędów popełnianych podczas delegowania jest założenie, że pracownicy rozumieją, czego od nich oczekujesz. Potwierdź, że pracownicy są zaangażowani w ustalony proces i są świadomi wszelkich konsekwencji niedopilnowania. Monitoruj przebieg działań, dopytuj, oferuj pomoc, bądź wsparciem dla swojego zespołu. Warto przy działaniach korzystać z narzędzi takich jak np. Trello, Monday, Jira. Jeśli Twoja firma nie dysponuje takimi narzędziami, to do organizacji wystarczy zwykły harmonogram w MS Excel. Ważne aby przypisać konkretne osoby do konkretnych działań i ustalić deadline’y. Dzięki temu delegowanie zadań będzie przynosiło założone efekty.
Jeśli zastanawiasz się jak wygląda praca w Talent Place zajrzyj TUTAJ
