Całkowite przejście na pracę zdalną w naszej organizacji to duża decyzja. Zanim ją podejmiemy, musimy odpowiedzieć na jedno pytanie: czy nasi pracownicy są na to gotowi i mają predyspozycje i kompetencje, które umożliwią im taką pracę? Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że choć praca zdalna jest teraz topowym trendem – nie jest to rozwiązanie dla każdego. Wiele osób będzie czuło się lepiej i pracowało efektywniej z biura i nie ma w tym nic dziwnego. Dlatego przed taką zmianą powinniśmy dokładnie przyjrzeć się naszym pracownikom i oszacować prawdopodobieństwo skuteczności wdrożenia pracy zdalnej w naszej organizacji. Ocena predyspozycji do pracy zdalnej jest niezwykle ważna, ponieważ pozwoli Ci w zawczasu zareagować na potencjalne problemy.
Ocena predyspozycji do pracy zdalnej
Osoby, które dobrze odnajdują się w pracy w domu, najczęściej charakteryzują cechy, które wspierają ich pracę w pozabiurowych warunkach. Pracodawcy też coraz częściej zdają sobie z tego sprawę. Według danych z raportu Talent Place „Praca zdalna 2019. Przywilej czy nadchodzący standard?” pracodawcy, wymieniając predyspozycje, które musi posiadać zdalny pracownik, najczęściej wspominają o samodzielności, nastawieniu na realizację celu, dokładności i punktualności. Jeśli chcemy wybrać najważniejsze kompetencje, to do pierwszych z nich należeć będą znajomość narzędzi do pracy zdalnej i umiejętność pracy zespołowej. Co ciekawe, w organizacjach, w których praca z domu jest powszechna i większość osób pracuje w ten sposób – to właśnie umiejętność pracy zespołowej uważana jest za najważniejszą, a znajomość narzędzi spada na dalszy plan. Można z tego wywnioskować, że przy zatrudnianiu zdalnych pracowników firmy powinny zwracać uwagę w szczególności na umiejętności miękkie kandydatów. W końcu brak znajomości narzędzi, z których będzie korzystać pracownik można rozwiązać odpowiednim szkoleniem, natomiast takie rzeczy jak umiejętność pracy zespołowej czy samodzielność to cechy, które ciężko zmienić.
Co jednak zrobić, jeśli nie mamy komfortu budowania zespołu zdalnego od zera i stoimy przed wyzwaniem transformacji zespołu stacjonarnego w zdalny? Oczywiście – rozwiązaniem nie będzie całkowite przebudowanie zespołu i zatrudnienie nowych osób, które będą idealne pod względem wyżej wymienionych predyspozycji. Musimy poznać swoich pracowników jak najlepiej i dzięki temu dowiedzieć się, kto szybko zaadaptuje się do nowej rzeczywistości, a kto będzie potrzebował większego wsparcia. Możemy to zrobić, zadając pracownikom i ich managerom pytania analogiczne do tych, które zadalibyśmy w procesie rekrutacji.
Na jakie aspekty warto zwrócić uwagę?
Odpowiedzialność
Ponieważ zdalni pracownicy przez większość dnia pracują bez bezpośredniego nadzoru swojego managera, to bez wątpienia muszą cechować się wysoką odpowiedzialnością. W takim trybie ciężko pracuje się z kimś, komu nie ufamy i boimy się powierzyć mu odpowiedzialne zadanie. Dlatego warto zadać sobie takie pytania jak: Czy pracownik, czuje się odpowiedzialny za wykonywaną pracę? Czy będziemy w stanie mu zaufać, gdy będzie pracował poza biurem? Jak poradzi sobie w sytuacji problematycznej, gdy nie będzie mógł uzyskać pomocy przełożonego?
Odpowiedzi na te pytania pomogą nam ustalić jakie ryzyka stoją za wysłaniem takiego pracownika na home office. Jeśli okaże się, że nie mamy zaufania do danej osoby to w takim wypadku zastanowić się, jakie jest źródło tych przekonań. Czy pracownik nie dowiózł jakiegoś celu? Czy zdarzyło się, że mówił nieprawdę? A może to poczucie wynika z niechęci managera do danej osoby? Jeśli uda nam się zidentyfikować problem będziemy wiedzieć, na co szczególnie zwracać uwagę po przejściu na pracę zdalną i w jakich sytuacjach powinniśmy zachować czujność.
Komunikacja
Komunikacja w pracy jest ważna, ale komunikacja w pracy zdalnej jest jeszcze ważniejsza. Zdalni pracownicy muszą zdawać sobie sprawę z tego, że komunikacja nie zadzieje się przez przypadek np. w firmowej kuchni i że niezwykle ważna jest responsywność i dbanie o jakość przekazywanych informacji. Oczywiście są ludzie, którzy naturalnie formułują jaśniejsze komunikaty. Jednak nie każdy jest w tym dobry i takim osobom czasem trzeba pomóc. Dlatego na początku zastanówmy się: Czy nasz pracownik jest w stanie jasno komunikować się przez maila, telefon, na spotkaniach? Czy szybko odpowiada na wiadomości? Czy będzie w stanie uzyskiwać niezbędne mu informacje w sposób zdalny? Jeśli pracowaliśmy z daną osobą nawet przez krótki okres, to powinniśmy być w stanie odpowiedzieć na te pytania. Pozwoli nam to określić, czy dana osoba ma odpowiednie zasoby do tego, żeby sprawnie komunikować się, pracując poza biurem. Jeśli jednak po analizie stwierdzimy, że nasz pracownik nie był do tej pory mistrzem w jasnym przekazywaniu informacji – jest to właściwy moment, żeby zareagować i zapewnić mu przeszkolenie z tego tematu.
Samodzielność
Od osoby, którą zatrudniliśmy na zdalne stanowisko, z pewnością wymagalibyśmy dużej dozy samodzielności i umiejętności samoorganizacji. Nie inaczej powinno być w przypadku pracowników, którzy już z nami pracują i chcemy, żeby pracowali zdalnie. Dlatego przemyślmy: czy nasz pracownik jest w stanie pracować projektowo i być rozliczany z zadań? Czy potrafi samodzielnie planować swoją pracę i zarządzać swoim czasem? Jeśli czujemy, że odpowiedzi na te pytania nie są w pełni twierdzące, jest to znak, że pracownikowi musimy zapewnić znacznie większe wsparcie na początku pracy zdalnej. Jest to cenna informacja zwłaszcza dla managerów, którzy powinni szczególnie dbać o to, żeby pracownik rozwijał swoją samodzielność, powierzając im dopasowane zadania. Organizując pracę w odpowiedni sposób, pracownik wykształci dobre nawyki i uwierzy w siebie.
Umiejętność pracy zespołowej
W zdalnej organizacji przez to, że większość czasu pracujemy w samotności, dużo łatwiej zatracić poczucie zespołowości. Ponieważ ze swoim zespołem nie widujemy się na co dzień, czasem dużo trudniej jest pracować w zespole i część osób może ciągnąć do tego, żeby pracować wyłącznie na swój rachunek. Dlatego potrzebujemy w firmie osoby, które potrafią pracować w zespole i musimy regularnie wzmacniać takie zachowania. Ważne będzie dla nas to, jak pracownik odnajdzie się w zdalnym zespole? Czy będzie w stanie nawiązywać relacje ze współpracownikami, mimo tego, że nie widzi ich na co dzień? Czy będzie czuł się odpowiedzialny za wspólną pracę, a nie za wyłącznie własne cele? Odpowiadając na te pytania, wcześniej będziemy mogli zapobiec potencjalnym problemom, które mogą wyniknąć z niewielkiej zdolności pracowników do zdalnej pracy zespołowej. Żeby zmniejszyć ryzyko, powinniśmy pamiętać o ustaleniu konkretnych zasad współpracy w zespole od samego początku oraz o wzmacnianiu pozytywnych, zespołowych zachowań. Ważna będzie tutaj rola managerów, którzy powinni szczególnie podkreślać wagę pracy zespołowej i dążenie do wspólnego celu.
Dyscyplina i motywacja
Nie da się ukryć, że łatwiej zmobilizować się do pracy w biurze, w którym naokoło siebie widzimy ludzi pracujących niż w domu, który do tej pory kojarzyliśmy głównie z odpoczynkiem po pracy. Dlatego musimy upewnić się, czy nasi pracownicy są w stanie samodzielnie zmotywować się do pracy? Oraz czy będą w stanie utrzymać wysoką efektywność bez kontroli i motywacji wynikającej z obecności w biurze? Musimy zdać sobie sprawę z tego, że prawdopodobnie nasi pracownicy podzielą się na przynajmniej dwa różne zespoły. Część osób na pewno ceni sobie pracę w samotności i brak rozproszeń związanych z rzeczywistością w Open Space. Takie osoby powinny skorzystać na pracy zdalnej i ich efektywność raczej nie jest zagrożona. Natomiast dla drugiej strony przystosowanie się do nowej rzeczywistości może być ciężkie, ponieważ czerpią energię do pracy z kontaktu z innymi ludźmi, a w pracy z domu na pewno będzie ich mniej. Takie osoby mogą szybko utracić motywację i trudniej będzie im zmobilizować się do intensywnej pracy. Dlatego z wyprzedzeniem zaplanujmy aktywności, które zminimalizują brak codziennych interakcji w biurze. Pracownicy odczuwający samotność wynikającą z izolacji częściej potrzebować będą zdalnych spotkań z zespołem i managerem dla podtrzymania motywacji. Pozwólmy też i zachęcajmy ich do tego, żeby realizowali własne inicjatywy, które mają zintegrować zespół.
Reakcja na feedback
W każdej pracy ważna jest informacja zwrotna, natomiast w pracy zdalnej pełni ona kluczową rolę, głównie przez to, że nie mamy bieżącej kontroli nad pracownikami. Dlatego musimy ufać, że raz przekazana informacja zwrotna zostanie przyjęta i wdrożona w szybkim tempie. Zastanówmy się więc, jak pracownik reaguje na feedback? Czy potrafi przyjąć feedback w formie pisemnej? Czy potrafi do szybko i samodzielnie zaimplementować do swojej pracy? Osoby, które są otwarte na feedback i szybko wdrażają go w życie, są znacznie efektywniejszymi pracownikami zdalnymi i szybciej się rozwijają. Jeśli jednak w Twoim zespole jest problem z przyjmowaniem feedbacku, powinieneś sprawdzić, czy wynika to z osobowości i oporów pracownika. Może się po prostu okazać, że feedback nie jest przekazywany we właściwy sposób! Warto w takiej sytuacji zapewnić managerom szkolenie z tego, jak pracować z informacją zwrotną w zdalnym zespole i jak kontrolować czy sugestie zostały wdrożone.
Ocena efektywności pracownika na pracy zdalnej – podsumowanie
Praca zdalna z pewnością wymaga innych kompetencji i predyspozycji niż praca w biurze. Nie oznacza to jednak, że osoby, które do tej pory pracowały w biurze nie będą w stanie przejść na całkowitą lub częściową pracę z domu. Musimy jednak spełnić kilka warunków, żeby ani pracownicy, ani firma nie ucierpieli na takiej zmianie i postawić przede wszystkim na edukacę pracowników i managerów z zakresu pracy zdalnej. Wiedza o potencjalnych problemach oraz o sposobach jak sobie z nimi radzić, od samego początku będzie wspierać zespoły w tej zmianie. Ocena efektywności pracownika na pracy zdalnej pozwoli Ci w porę określić czy w Twojej firmie występują jakieś nieprawidłowości.
Sprawdź także co zrobić w przypadku, gdy dopadnie Cię brak motywacji do pracy zdalnej.
