Informacja zwrotna, czyli feedback udzielony kandydatowi, z założenia powinien pojawić się zawsze w procesie rekrutacyjnym. Również w sytuacji, gdy kandydatura została odrzucona. Niestety, często zdarza się, że kandydaci nie otrzymują żadnej odpowiedzi, nawet będąc w trakcie zaawansowanych rozmów o pracę. Jakie znaczenie dla kandydata ma informacja zwrotna i na co zwracają uwagę? Sprawdź opinie kandydatów, na podstawie rozmów, które przeprowadziła jedna z naszych rekruterek.
Podstawowy element procesu rekrutacyjnego?
Doświadczenie zawodowe jako rekruterka, zainspirowały mnie do przyjrzenia się szerzej jednemu z elementów procesu rekrutacji – informacji zwrotnej. Chciałam sprawdzić, co dokładnie kandydaci myślą nt. feedbacku oraz jakie ma on dla nich znaczenie.
Aby ograniczyć bazowanie na swoim doświadczeniu i wiedzy do minimum, przeprowadziłam indywidualne wywiady, które pozwoliły spojrzeć na informację zwrotną z różnych perspektyw oraz odpowiedzieć na postawione pytania:
- Co kandydaci myślą nt. informacji zwrotnej?
- Jakie znaczenie ma informacja zwrotna dla kandydata?
Przeprowadziłam rozmowy z 5 osobami, którzy w ciągu ostatnich 6 miesięcy, brali udział w chociaż jednym procesie rekrutacyjnym jako kandydat do pracy. Uczestnicy to osoby, które zgłosiły w ogłoszeniu wystawionym na Facebook’u oraz kontakty, które zdobyłam podczas przeprowadzania wcześniejszych badań.
Znaczenie informacji zwrotnej dla kandydatów
Jak wynika z odpowiedzi, informacja zwrotna jest znaczącym elementem całego procesu rekrutacyjnego. Według badanych, feedback stanowi wartościowe podsumowanie przeprowadzonych rozmów, który porządkuje domniemania kandydata, względem tego jak zaprezentował się w procesie rekrutacyjnym.
Informacja jest również postrzegana przez kandydatów, jako wyraz szacunku do jego osoby oraz czasu, jaki poświęcił na uczestnictwo w rekrutacji.
Pytając kandydatów o etap, w którym informacja zwrotna była dla nich najbardziej wartościowa, w większości odpowiedzieli, że była to informacja pojawiająca się na końcu. Jedna osoba uznała, że najważniejszym feedbackiem był ten, uzyskany na samym początku, po pierwszej rozmowie.
Feedback, ale w jakiej formie
Niezależnie od decyzji, feedback powinien pojawić się zawsze i to po każdym etapie rekrutacji. Nie jest istotne, czy informacja będzie pozytywna, zawierająca zaproszenie do udziału w kolejnym etapie, czy też negatywna. Istotne jest to, że powinna się ona pojawić z argumentem, dlaczego taka decyzja została podjęta.
- W przypadku kandydatów, z którymi kontaktujemy się bezpośrednio, już podczas pierwszej rozmowy kandydat powinien zostać poinformowany o tym, jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny
- Jeśli podejmujemy decyzję negatywną, wtedy feedback powinien być konstruktywny dla kandydata, aby mógł z niego skorzystać w przyszłości
Warto poinformować, co wpłynęło na decyzję o wykluczeniu kandydatury z procesu, jakie są jego mocne i słabe strony, a także nad czym powinien popracować, aby zwiększyć swoje szanse w innych rekrutacjach.
Jeśli chodzi o feedback, który otrzymały badane przeze mnie osoby, była to najczęściej krótka informacja przekazana od razu podczas rozmowy z rekruterem. Jedynie jedna osoba otrzymała feedback w formie e-maila, ale również w postaci krótkiego komunikatu. Jedna z badanych osób, która nie została przyjęta do pracy, uzyskała dokładny feedback podczas spotkania rekrutacyjnego, zainicjowanego przez pracodawcę.
Otrzymana informacja zwrotna, a dalsze kroki
W informacji zwrotnej wysyłanej do kandydata w procesie rekrutacyjnym, pojawia się kwestia sugerowania zmian. Jest to różnie odbierane w zależności od zainteresowania firmą lub ofertą pracy.
Kandydaci, którym mocno zależy na pracy w danym miejscu, czy stanowisku, chętnie zastosują się do zaleceń otrzymanych od pracodawcy. Pozytywny obraz firmy, który został zbudowany w trakcie rekrutacji, stanowił dla nich motywację do dalszej pracy. Natomiast nieatrakcyjna oferta lub negatywne doświadczenia nabyte podczas procesu rekrutacji, były czynnikami zniechęcającymi.
Jednak sam fakt sugerowania kandydatowi obszaru do poprawy jest rzadkością w informacji zwrotnej. Po odrzuceniu oferty kandydata, tylko jedna z osób, z którymi rozmawiałam, otrzymała informacje oraz podpowiedzi, w jaki sposób mogłaby uzupełnić brakujące kompetencje, aby móc aplikować ponownie na to stanowisko. W tym przypadku kandydat otrzymał wskazówki od organizacji non-profit.
Jaki powinien być idealny feedback?
Analizując wypowiedzi kandydatów, najistotniejszy jest sam fakt pojawienia się informacji, niż forma w jaki została przekazana. Zdaniem badanych – idealna informacja zwrotna, po odrzuceniu z procesu rekrutacyjnego powinna zawierać powód odrzucenia oraz informację nt. elementów i obszarów rozwoju, nad którym muszą jeszcze popracować.
Jednocześnie większość z nich uważa, że wartościowe są również informacje nt. mocnych oraz słabych stron kandydata, które zaprezentował na spotkaniu rekrutacyjnym.
Uzyskując pozytywny feedback, kandydaci potrzebują potwierdzenia zakresu wykonywanych na stanowisku obowiązków, które zostały ustalone podczas wcześniejszych rozmów. Badani są otwarci na różne formy przekazywania feedbacku, ale najbardziej cenią sobie treść komunikatu oraz fakt przekazania go w terminie, który został ustalony na spotkaniu.
Informacja zwrotna, jako szerszy punkt analizy
Dane uzyskane z przeprowadzonych rozmów, dostarczyły informacji do wyciągnięcia dodatkowych wniosków, które nie były głównym celem mojego badania. Warto spojrzeć na proces rekrutacji w szerszej perspektywie, a także zastanowić się nad sposobem dalszych poszukiwań pracy przez kandydata, który nie został przyjęty na dane stanowisko.
Poznanie perspektywy uczestników procesu rekrutacji jest niezbędne w kontekście projektowania ich dobrych doświadczeń, także tych z wykorzystaniem produktów cyfrowych (UX).
Chciałabym, aby moje badanie było inspiracją dla branży HRTech, która obecnie coraz szybciej się rozwija – perspektywy znalezienia rozwiązań wspierających udzielanie kandydatom informacji zwrotnej, powinny być dla nas istotne, ponieważ ma to wpływ na candidate experience.
