Onboarding pracowników – co musisz o nim wiedzieć?

Onboarding niewątpliwie jest jednym z ważniejszych elementów w cyklu życia pracownika w organizacji. Niejednokrotnie jest on jednak niedoceniany, a na wdrożenie pracownika nie poświęca się wystarczającej ilości czasu i uwagi. Dlaczego? Zmiany, pojawiające się na przestrzeni ostatnich lat z jednej strony ułatwiły, a z drugiej utrudniły przeprowadzenie tego ważnego w organizacjach procesu.

Zmiany spowodowane pandemią

Szczególne wyzwanie w onboardingu może stanowić zmiana, jaka nastąpiła podczas pandemii, gdzie większość zespołów pracowała w formie zdalnej. Obecnie natomiast najczęstszym modelem pracy jest model hybrydowy. Onboarding staje się więc jeszcze ważniejszym procesem. 

Co mówią badania?

Z badań Instytutu Gallupa wynika, że:

• tylko 12% pracowników w Stanach Zjednoczonych pozytywnie ocenia onboarding u obecnego pracodawcy;
• 70% pracowników, z tych, którzy pozytywnie oceniają proces wdrożenia, uważa, że trafiło do najlepszego pracodawcy i są o ok. 2,5x bardziej usatysfakcjonowani ze swojej pracy;
• jedynie 29% pracowników, którzy przeszli jakiekolwiek wdrożenie, czuje się w pełni gotowych do realizowania swoich zadań;
• 17% spośród 125 ankietowanych przez Harvard Business Review przyznało, że ich pracodawca wdrożył rozwiązania służące zdalnemu onboardingowi;

Firmy stanęły przed dużym wyzwaniem, by odpowiednio wdrożyć pracowników zdalnych, pracujących hybrydowo czy stacjonarnie. 

Najczęstsze wyzwania oraz błędy towarzyszące procesowi onboardingu

Przyglądając się niejednemu procesowi onboardingu, da się zauważyć powtarzające się błędy oraz wyzwania, z jakimi spotykają się pracodawcy oraz pracownicy. Są to:

• mylenie onboardingu z dopełnieniem formalności związanych z zatrudnieniem;
• zapominanie o przyjęciu perspektywy nowego pracownika, w związku z tym pewne procesy czy też zwyczaje panujące w firmie, przyjmujemy za coś oczywistego – jednak dla nowego pracownika takie nie jest;
• zakładanie, że osoba posiadająca doświadczenie będzie proces wdrożenia przechodziła szybciej, a w związku z tym będzie zdolna do samodzielnego wykonywania zadań w krótszym czasie;
• przytłoczenie liczbą zadań i brakiem czasu, aby poświęcić uwagę nowo zatrudnionej osobie. Często ograniczamy się do pokazania podstawowych procesów i zasad, wierząc, że nowa osoba będzie sama nas dopytywać, lub sama wszystkiego się dowie;
• zbyt często skupiamy się na przekazaniu zadań, które są do realizacji, a zapominamy o przedstawieniu osób, z którymi nowy pracownik będzie współpracował, 
• zapominamy o przybliżeniu kultury organizacyjnej i szeroko pojętych zasad panujących w firmie;
• bardzo często onboarding nie ma też określonej struktury, jest tworzony na potrzeby danej chwili;
• nowo zatrudniony pracownik nie ma dedykowanej mu osoby, która będzie odpowiedzialna za jego wdrożenie. 

Jak powinien wyglądać dobry onboarding?

Odpowiedz sobie na pytania: 

• Jakie korzyści ze sobą przyniesie? 
• Jakie wyzwania stoją przed nami w dzisiejszej oby postcovidowej rzeczywistości?

W kontekście onboardingu nowych pracowników ciekawym modelem porządkującym ten proces jest model 4C (ang. Culture, Connections, Clarification,Compliance) stworzony przez Taly’ę N. Bauer.  Według tego założenia, onboarding nie zaczyna się wraz z pierwszym dniem pracy, lecz w momencie, gdy dana osoba przestaje być kandydatem, a jeszcze nie jest pracownikiem. Na tym etapie przyszli pracownicy posiadają determinację do pozyskiwania wiedzy o tym, co ich czeka w organizacji. Dodatkowo upewniają się, że podjęli właściwą decyzję. Warto wówczas już wtedy zadbać o przekazanie szerszych informacji o historii firmy, wartościach, wizji rozwoju, misji oraz kulturze organizacyjnej, czy  dress codzie (culture). Jest to dobry moment na przybliżenie członków zespołu, skontaktowania obu stron ze sobą, i/lub wyznaczenia tzw. buddy’ego, który miałby  stworzyć przestrzeń do zadawania pytań (connection). Każda nowo dołączająca do firmy osoba powinna wiedzieć, jaki będzie jej zakres obowiązków, jak jej stanowisko będzie ulokowane w strukturze oraz jakie zadania na nią czekają np. podczas okresu próbnego (clarification). Pozostają oczywiście względy formalne (compliance), czyli konieczność wypełnienia dokumentów związanych z daną formą zatrudnienia/współpracy, jeśli to konieczne przejście przez badania wstępne oraz podpisanie umowy. 

Wiele osób, szczególnie młodych, wchodzących na rynek pracy czuje się przytłoczonych liczbą formalności, przez jakie muszą przebrnąć podczas zatrudniania się. Proces compliance zatem powinien być uporządkowany i przejrzysty – warto, aby dokumenty były odpowiednio opisane oraz miały załączoną checklistę. Jakie korzyści niesie za sobą dopieszczenie i przeprowadzenie poprawnego onboardingu? 

Dobrze przeprowadzony onboarding to korzyści dla wszystkich: dla pracodawcy, pracownika oraz zespołu. A między innymi będzie to:

• Wzmacnianie zaangażowania talentów i łączeniełą ichz organizacją na dłużej. 
• Pomaga budować przewagę konkurencyjną na rynku i przyciągać najlepszych kandydatów do pracy. 
•  pracownicy czują się zaopiekowani, nie tylko na początku pracy w firmie, ale też w sytuacji wewnętrznej mobilności, zmiany stanowiska, przejścia do innego działu, podejmowania nowej roli.
• Umożliwienie autentycznej integracji z zespołem niezależnie od formy zatrudnienia pracownika i trybu pracy (zdalna, stacjonarna czy hybrydowa).
• Dzięki automatyzacji i digitalizacji zachowanie płynności procesów i odciążenie menedżerów i działy HR z nadmiaru operacyjnych działań onboardingowych.

Specyficzny onboarding dopasowany do potrzeb

Tutaj wiele zależy od tego, czy pracownik będzie wykonywał pracę zdalnie, czy stacjonarnie, ponieważ wówczas taki proces należy odpowiednio dopasować. W przypadku osób pracujących na miejscu należy pamiętać o zapoznaniu ich mapą biura, przedstawieniu wszystkich, którzy pracują na miejscu, a jeśli to niemożliwe to zapoznanie z osobami, z którymi dana osoba będzie miała styczność. Dobrą praktyką jest, jeśli w pierwszych dniach oprócz np. buddy’ego na pracownika czeka także manager, który zajmie się wdrożeniem w zespół i przedstawi cele na najbliższy czas. 

Cały powyżej opisany proces bez wątpienia można przeprowadzić zdalnie, posiłkując się prezentacjami, spotkaniami na video callach, platformami do zdalnego podpisywania dokumentów, czy do przejścia całego procesu w formie grywalizacji. Natomiast sam proces nie powinien się kończyć na okresie próbnym i decyzji o ewentualnym przedłużeniu współpracy. Po nim należy przeprowadzić ewaluację, aby zebrać feedback od pracownika (jak ocenia ten proces, czy otrzymał odpowiednie wsparcie, jak się odnajduje w organizacji, czy jest jakiś obszar, który chciałby zmienić – szczególnie, że jest to osoba, która przychodzi ze świeżym spojrzeniem). Pracownikowi również powinien zostać przekazany feedback. Dzięki temu będzie świadomy tego,co pozytywnie wpływało na współpracę z nim, a jakie obszary należy skorygować w kontekście długofalowej współpracy.

Sprawdź także candidate experience w rekrutacji IT.