Organizacja to przede wszystkim ludzie, którzy ją tworzą. Dlatego pytanie „jak najlepiej pozyskiwać pracowników” jest dziś kluczowe.
Outsourcing rekrutacji to rozwiązanie, które wciąż budzi emocje. Firmy obawiają się kosztów, niskiej jakości kandydatów czy utraty kontroli nad procesem. Czy słusznie? O tym rozmawiamy z Przemkiem Kadulą, CEO Talent Place.
Wszystko co chcielibyście wiedzieć o outsourcingu rekrutacji. Rozmowa z Przemkiem Kadulą, CEO Talent Place
Piotr Pawłowski: Outsourcing rekrutacji często budzi sceptycyzm. Z jakimi obawami firm spotykacie się najczęściej?
Przemek Kadula: Gdy klienci słyszą o zewnętrznej rekrutacji, w głowie często pojawia się obraz wysokich kosztów i kandydatów niedopasowanych do organizacji. To pokłosie złych doświadczeń z agencjami, które działały schematycznie i koncentrowały się na liczbie, a nie jakości.
Nic dziwnego, że wiele firm mówi: „Skoro mamy wewnętrzny HR, po co nam agencja?”. Tymczasem są sytuacje, w których outsourcing daje przewagę nie do uzyskania własnymi zasobami.
Piotr: Kiedy w takim razie firmy powinny zdecydować się na zewnętrzną rekrutację?
Przemek: Wyróżniłbym cztery kluczowe scenariusze. Po pierwsze brak odpowiednich zasobów. Po drugie rekrutacje specjalistyczne, gdy potrzebny jest ekspert spoza obszaru znanego HR-owi, np. firma IT szuka dyrektora sprzedaży. No i na koniec nagły wzrost zatrudnienia oraz wejście na nowe rynki, wtedy również agencja jest częsyo lepszym rozwiąniem.
| Kiedy warto skorzystać z outsourcingu rekrutacji? 4 sytuacje według Przemka Kaduły 1. Brak zasobów – szczególnie w mniejszych firmach, gdzie rekrutacją zajmuje się zarząd lub menedżerowie. 2. Rekrutacje specjalistyczne – gdy potrzebny jest ekspert spoza obszaru znanego HR-owi, np. dyrektor sprzedaży w firmie IT. 3. Nagły wzrost zatrudnienia – np. otwarcie nowego działu i konieczność pozyskania kilkudziesięciu osób w krótkim czasie. 4. Wejście na nowe rynki – gdzie niezbędna jest znajomość lokalnych realiów i dostęp do bazy kandydatów. |
Piotr: Brak zasobów wewnętrznych, czyli co dokładnie?
Przemek: W małej firmie, liczącej 30–40 osób, HR często ogranicza się do jednej osoby albo… nie istnieje wcale. Rekrutacja trafia wtedy na biurka menedżerów i zarządu. Problem w tym, że oni mają już pełne ręce roboty. Firma staje w miejscu, bo poszukiwania nowych pracowników trwają tygodniami. Brak doświadczenia w rekrutacji oznacza wolniejsze działania, błędy i dodatkowe koszty. Zamiast rozwijać biznes, organizacja gasi pożary kadrowe.
Piotr: Dlaczego w przypadku stanowisk specjalistycznych outsourcing jest bardziej opłacalny?
Przemek: Podczas wewnętrznej rekrutacji jesteś ograniczony do kompetencji rekrutera, pracującego w Twoim dziale HR. Rekruter w firmie IT świetnie oceni programistę, ale już niekoniecznie dyrektora marketingu. Zewnętrzny partner korzysta z multisourcingu w rekrutacji. To znaczy, że łączy własne bazy kandydatów, kontakty branżowe i narzędzia sourcingowe, dzięki czemu skuteczność jest nieporównywalnie wyższa.
Piotr: Jak wygląda to przy dużych projektach i nowych lokalizacjach?
Przemek: Wyobraźmy sobie firmę, która otwiera nowy dział i w krótkim czasie potrzebuje kilkudziesięciu osób. Wewnętrzny HR, zajęty na co dzień rozwojem pracowników, systemem wynagrodzeń czy feedbackami, nie jest w stanie prowadzić tak intensywnej rekrutacji w zadowalającym tempie.
Podobnie wygląda ekspansja zagraniczna. Bez znajomości lokalnego rynku – oczekiwań płacowych, konkurencji czy dostępności specjalistów – taka rekrutacja jest jak błądzenie po omacku. Partner zewnętrzny wnosi tę wiedzę od razu, skracając czas i zmniejszając ryzyko. A przy rekrutacjach masowych czas bywa kluczowym czynnikiem sukcesu
Poznaj historię firm, którym pomogliśmy znaleźć najlepszych kandydatów do pracy!
Outsourcing procesu rekrutacji: obawy firm i najważniejsze zalety rekrutacji zewnętrznej
Piotr: A co z obawą, że kandydaci okażą się nietrafieni?
Przemek Kadula: To realne ryzyko, ale można je ograniczyć. Pracodawca zawsze zachowuje prawo ostatecznej akceptacji, a rola agencji polega na dostarczeniu wyselekcjonowanych osób. Wiele firm daje gwarancję – jeśli pracownik odejdzie w określonym czasie, rekrutacja jest powtarzana bez dodatkowych kosztów.
Bardzo ważna jest też transparentność: ustalenie KPI, np. czasu dostarczenia pierwszych CV czy satysfakcji menedżera.
Piotr: Czego jeszcze boją się firmy?
Przemek Kadula: Jak to zwykle bywa, chodzi o pieniądze. No i o jakość. Klienci obawiają się, że dużo zapłacą, a efekty będą rozczarowujące. To w dużej mierze efekt działania agencji, które rozliczają się w modelu success fee.
Piotr: Dlaczego model success fee budzi takie kontrowersje?
Przemek Kadula: W success fee rekruterzy otrzymują wynagrodzenie tylko wtedy, gdy kandydat zostanie zatrudniony. Teoretycznie wygląda to korzystnie – pracodawca płaci wyłącznie za efekt. W praktyce jednak często prowadzi to do rekrutacji ilościowej. Rekruterzy skupiają się na projektach łatwiejszych i szybszych, a te trudniejsze bywają odkładane lub porzucane.
Nie wszystkie firmy działają jednak w ten sposób, i nie każda firma rekrutacyjna jest klasyczną agencją. Talent Place opiera się na społeczności zdalnych rekruterów specjalizujących się w różnych branżach: od BPO/SSC, przez bankowość, aż po inżynierię.
Dzięki temu jesteśmy w stanie zrealizować nawet najbardziej wymagające projekty, dopasowując się do potrzeb klienta. Takie partnerstwo pozwala firmom wręcz zaoszczędzić.
Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj nasz artykuł: Dlaczego model 100% success fee generuje dodatkowe koszty po stronie klienta
Piotr: W jaki sposób firmy zaoszczędzają na outsourcingu rekrutacji?
Przemek: Rekrutacja wewnętrzna wiąże się z dużymi, często niedostrzeganymi kosztami. Pensja rekrutera to tylko wierzchołek góry lodowej. Dochodzą koszty biura, sprzętu, wdrożenia, czas menedżera, który musi go prowadzić, a także błędy popełniane w trakcie nauki.
Według analiz realny koszt etatowego rekrutera może być nawet 2,5–3 razy wyższy niż jego wynagrodzenie brutto.
Co więcej, rekruter zatrudniony na stałe pobiera wynagrodzenie niezależnie od tego, czy akurat prowadzimy rekrutacje, czy nie. Zlecając proces firmie zewnętrznej, płacimy tylko za konkretną usługę i redukujemy koszty stałe. Ale oszczędności firm liczy się nie tylko w pieniądzach, ale i w czasie.
Piotr: W czasie? W jakim sensie?
Przemek: Jeśli w małej firmie jeden rekruter nagle musi zatrudnić 30 osób w kwartał, to fizycznie nie da rady. Zatrudnienie kolejnych rekruterów oznacza wdrożenie i opóźnienia. Partner zewnętrzny daje dostęp do całego zespołu, który od razu może ruszyć z projektem. Dysponuje własnymi bazami CV i doświadczeniem branżowym, więc proces przebiega szybciej i skuteczniej. Firma w tym czasie może skupić się na rozwoju biznesu, zamiast „gasić pożary” w HR.
Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj nasz artykuł: Rekrutacja wewnętrzna: zalety i wady
| 3 zalety zewnetrznej rekrutacji według Przemka Kaduły – Elstyczność kosztowa – outsourcing procesów rekrutacyjnych ogranicza koszty stałe i minimalizuje ryzyko finansowe. – Skalowalność – partner zewnętrzny może natychmiast dostosować skalę działań do bieżących potrzeb, niezależnie od tego, czy chodzi o jedną rekrutację, czy kilkadziesiąt wakatów naraz. – Kompleksowość – dzięki zespołowi specjalistów z różnych branż łatwiej przeprowadzić i zamknąć nawet najbardziej wymagający projekt rekrutacyjny. |
Rekrutacja zewnętrzna w praktyce: podsumowanie i rekomendacje dla biznesów
Piotr: Czyli podsumowując: zewnętrzna rekrutacja się firmom zwyczajnie opłaca?
Przemek: Tak, choć nie w każdej sytuacji. Wewnętrzne działy HR są potrzebne, ale warto je odciążyć w momentach krytycznych. Usługi zewnętrznych partnerów często okazują się tańsze w perspektywie długofalowej, bo eliminują ukryte koszty i skracają czas rekrutacji.
Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj nasz artykuł: Recruitment Process Outsourcing rozwiązaniem przyszłości.
Piotr: No właśnie, czas rekrutacji. Jak długo trwa proces prowadzony przez agencję?
Przemek: Zwykle krócej niż wewnętrzny. Standardem jest dostarczenie pierwszych kandydatów w dwa tygodnie. W Talent Place potrafimy to zrobić nawet w 7 dni.
Piotr: Jakie branże najczęściej korzystają z zewnętrznej rekrutacji?
Przemek: IT, medycyna, finanse, produkcja i logistyka to sektory, które szczególnie chętnie korzystają z outsourcingu HR. Ale rynek ewoluuje. Coraz częściej outsourcing HR pojawia się teraz w start-upach digitalowych, e-commerce czy firmach technologicznych spoza samego IT.
Piotr: No dobrze, a na koniec: Jak wybrać dobrą agencję rekrutacyjną? Jakie są twoje rekomendacje dla firm?
Przemek: Wybierając agencję, nie patrzmy tylko na cenę. Ważniejsze jest, czy potrafi zbudować długofalową relację. Liczy się doświadczenie w branży, skuteczność potwierdzona opiniami klientów, ale też podejście do współpracy.
Dobra agencja działa transparentnie, daje jasne gwarancje i dopasowuje model rekrutacji do potrzeb firmy. Inaczej pracuje się przy rekrutacji specjalisty, a inaczej przy projekcie masowym. To właśnie elastyczność i partnerstwo są najważniejszymi elementami udanej współpracy.
Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj nasz artykuł: Kiedy i dlaczego Twoja firma powinna zmienić agencję rekrutacyjną?Każdy tydzień opóźnienia w rekrutacji to realne straty. Outsourcing procesów rekrutacyjnych pozwala odzyskać czas i pieniądze. Skontaktuj się z Talent Place i sprawdź, ile możesz zyskać.
