Wróć do bloga

Kiedy i dlaczego warto skorzystać z zewnętrznej rekrutacji?

Organizacja to przede wszystkim ludzie, którzy ją tworzą. Nie jest zatem zaskoczeniem, że rekrutacja dobranych odpowiednio pracowników stanowi nie lada wyzwanie. W największej mierze to właśnie oni decydują o rozwoju firmy. W procesie rekrutacji możemy wyłonić niezwykle wartościowych kandydatów - niestety, łatwo też się zawieść. Jeśli nie dopasujemy kandydata odpowiednio do stanowiska, będzie to niekorzystne dla obu stron, a długoterminowo może narazić firmę na poważne straty. Odpowiednia strategia działania jest absolutną podstawą. Pytania, na które musimy sobie odpowiedzieć to między innymi: kogo rekrutujemy? Gdzie chcemy tę osobę znaleźć? Jakich zasobów będziemy potrzebować, żeby to zrobić? Jakie narzędzia i metody będą najbardziej odpowiednie?


Kiedy już znajdziemy odpowiedzi, warto wyciągnąć wnioski i podjąć najważniejszą na tym etapie procesu decyzję - czy chcemy prowadzić rekrutację samodzielnie, czy może zlecić rekrutację zewnętrznej firmie. Na czym zatem polega outsourcing rekrutacji, jakie wynikają z niego korzyści i kiedy warto się na niego zdecydować? I wreszcie, czy zewnętrzna rekrutacja zawsze oznacza agencją rekrutacyjną? O tym opowiedział w wywiadzie Przemek Kadula, CEO Talent Place.

Zewnętrzna rekrutacja a obawy pracodawców

Kiedy klienci słyszą o zewnętrznej rekrutacji, zazwyczaj w głowie pojawia im się myśl o wysokich kosztach, braku dopasowania kandydata pod względem kultury organizacyjnej i ogólnie niska jakość kandydatów. Niestety, jest to pokłosiem złych doświadczeń pracodawców z agencjami rekrutacyjnymi. Dlatego często stwierdzają, że skoro mają wewnętrzny zespół, to nie ma potrzeby delegowania rekrutacji na zewnątrz. Nic bardziej mylnego. Są sytuacje, w których outsourcing rekrutacji przynosi korzyści, jakich nie moglibyśmy upatrywać w rekrutacji własnymi zasobami.

Kiedy skorzystać z zewnętrznej rekrutacji?

Brak zasobów wewnętrznych

Jeśli jesteś małą firmą liczącą 30-40 pracowników, prawdopodobnie Twój dział HR składa się z kilku rekruterów lub w ogóle nie masz zespołu dedykowanego zasobom ludzkim, a w związku z tym rekrutacją zajmuje się zarząd lub managerowie. Jest to o tyle trudne i ryzykowne, że osoby te mają inne obowiązki, które na rzecz szybkiego znalezienia pracownika prawdopodobnie przyjdzie im zaniedbać. W rezultacie biznes praktycznie stoi w miejscu, więc nie może się dalej rozwijać. Dodatkowo sam proces rekrutacji jest prowadzony bardzo powoli. Jeśli nie zajmują się nim specjaliści, nie mają oni takiej wprawy w działaniach operacyjnych z zakresu rekrutacji. To natomiast sprawia, że Twoja organizacja marnuje zarówno czas jak i pieniądze, ponieważ zamiast skupić się na realizacji kluczowych celów, poświęca się rekrutacji.

Rekrutacja specjalistyczna

Podczas wewnętrznej rekrutacji jesteś ograniczony do kompetencji rekrutera, pracującego w Twoim dziale HR. Jeśli jesteś na przykład firmą IT, Twój rekruter prawdopodobnie specjalizuje się w rekrutacji programistów. Sytuacja ta jest problematyczna w momencie, gdy poszukujesz osoby na stanowiska takie jak Sales Director czy Marketing Manager. Wówczas, taka rekrutacja może stanowić dla rekrutera o wiele większe wyzwanie - nie jest to coś, co robi codziennie. Nie ma więc wiedzy na temat tego rynku ani kompetencji potrzebnych, aby jakościowo zbadać i zweryfikować umiejętności kandydata.

Dynamiczne potrzeby rekrutacyjne

Wielokrotnie zdarza się, że firmy tworzą nowy produkt lub decydują się na rozwój jednej z gałęzi swojej działalności. Wiąże się to zazwyczaj z koniecznością natychmiastowego powiększenia lub utworzenia działu, który weźmie nowy projekt pod swoją opiekę. Jest to szczególne wyzwanie, ponieważ zazwyczaj wiąże się to z rekrutacjami wolumenowymi, które muszą zostać zrealizowane niezwykle szybko. W takich sytuacjach nawet duże korporacje nie mogą zapewnić takich potrzeb rekrutacyjnych wyłącznie za sprawą zespołu wewnętrznego. Działy HR mają również liczne obowiązki związane z projektowaniem ścieżek rozwoju w organizacji, wynagrodzeniami, budowaniem kultury organizacyjnej, czy przeprowadzaniem spotkań feedbackowych z zespołem. Wówczas tak intensywna rekrutacja byłaby dla nich nie tylko zbyt obciążająca, ale też trwałaby długo i nie spełniała 100% oczekiwań.

Rekrutacja w innej lokalizacji

W sytuacji, gdy firma otwiera nową filię w innym mieście, czy kraju i szuka pracowników, którzy zasilą jej zespoły, najlepszy rezultat osiągniemy przez outsourcing procesu rekrutacji. Rekruterzy wewnętrzni nie mają wiedzy na temat rynku pracy ani praktyk rekrutacyjnych w obcym kraju czy mieście. To znacznie utrudnia poszukiwanie pracownika i sprawia, że taki rekruter musi najpierw wdrożyć się w specyfikę lokalnego rynku pracy. Wiąże się to z poznaniem oczekiwań finansowych kandydatów, wysokości zarobków, dostępności specjalistów, czy konkurencji innych firm o podobnym profilu. Dopiero po zdobyciu takiej wiedzy można zacząć skutecznie rekrutować. Doskonale wiemy, jak ważna w pracy rekrutera jest jego baza kandydatów! Jeśli poszukuje pracowników w innej lokalizacji, niż ta, która jest mu znana, nie ma dostępu do potencjalnych kandydatów i musi rozpocząć swoją pracę niemal od zera.

Zalety rekrutacji zewnętrznej

Elastyczność kosztowa

Jeśli zlecamy rekrutację zewnętrznej firmie, łatwiej z niej zrezygnować w przypadku braku potrzeb rekrutacyjnych niż zwalniać pracownika zatrudnionego na etat. Rekruter wewnętrzny, który zatrudniony jest w firmie na stałe, otrzymuje wynagrodzenie, niezależnie od tego, czy rekrutacja jest potrzebna, czy nie. Dlatego, zlecenie pilnej rekrutacji zewnętrznej firmie jest o tyle dobre, że redukuje koszty stałe organizacji. Gdy rekrutacja się skończy, rozstajemy się z naszym partnerem biznesowym i płacimy wyłącznie za wykonaną usługę. Wówczas nie utrzymujemy na stanowisku pracownika dedykowanego rekrutacji, która - jak wiadomo - jest zmienna i dynamiczna. Zlecenie rekrutacji na zewnątrz wiąże się z mniejszym ryzykiem finansowym dla firmy.

Skalowalność

Wyobraźmy sobie, że nagle w małej organizacji w ciągu kwartału przyjdzie nam rekrutować 30 osób, a mamy tylko 1 rekrutera. Wówczas pojawia się potrzeba zatrudnienia kolejnych rekruterów. A przecież, zanim zaczną rekrutować, trzeba ich jeszcze wdrożyć! To kolejne opóźnienie. Gdy korzystamy z firmy zewnętrznej, mamy do dyspozycji więcej osób, które odpowiedzialne są za dany projekt i w szybkim czasie są w stanie dostarczyć kandydatów pasujących do oczekiwanego profilu. Wówczas klient nie jest ograniczony do kompetencji swoich rekruterów w organizacji, lokalizacji, czy aktualnych zasobów wewnętrznych. Firma może zająć się swoimi priorytetami, rozwijać biznes, realizować cele i zatrudniać pracowników w dowolnej lokalizacji.

Kompleksowość

Kompleksowość oznacza, że w ramach jednego partnera rekrutacyjnego można zrealizować wszystkie cele rekrutacyjne. Dzięki temu, że firma rekrutacyjna ma specjalistów działających w różnych branżach i ich praca dedykowana jest pod dany projekt, rekruterzy znają od podszewki specyfikę danego sektora i są w stanie kompleksowo obsłużyć klienta. Nie jest to jednak domeną każdej firmy rekrutacyjnej. Często agencje przeprowadzają rekrutację ilościową - rekruterzy angażują więc swoje działania w te projekty, które przyniosą im największe korzyści. Jest to wynikiem modelu success fee, według którego rekruterzy otrzymują wynagrodzenie wyłącznie za zatrudnionych kandydatów. Dlatego, jeśli projekt jest trudny, zdarza się, że z niego rezygnują.


Jednak nie wszystkie firmy działają na podstawie modelu success fee, a nie każda firma rekrutacyjna jest agencją. Przykładem takiej firmy jest Talent Place, które może zagwarantować pracodawcy kompleksowość usług rekrutacyjnych. Dzięki licznej społeczności zdalnych rekruterów specjalizujących się w branżach od BPO/SSC, przez bankowość, aż po inżynierię, firma jest w stanie zrealizować nawet najtrudniejszy projekt, dopasowując się do potrzeb klienta.

Brak kosztów dookoła zatrudnienia

Rekrutacja wewnętrzna wiąże się z dużymi kosztami ponoszonymi przez organizację. Firmy konsultingowe tłumaczą, że jeśli pracownik etatowy otrzymuje wynagrodzenie w wysokości X zł, realny koszt pracodawcy wynosi około 2,5 lub nawet 3 razy więcej. Głównie stoją za tym koszty pozarekrutacyjne, takie jak wdrożenie pracownika, wynajem przestrzeni biurowej, błędy popełnione podczas nauki, koszty związane ze sprzętem, i w końcu - czas managera dbającego o adaptację pracownika w nowym zespole. Dlatego decydując się na outsourcing rekrutacji, nie musimy zatrudniać wewnątrz organizacji rekrutera na etat i ponosić kosztów. A te są generowane, nawet gdy nie odbywa się żadna rekrutacja. W związku z tym, zlecenie rekrutacji na zewnątrz eliminuje niemal wszystkie dodatkowe koszty.

Czego nauczyła nas pandemia w kwestii outsourcingu rekrutacji?

Pandemia wpłynęła na organizacje na dwa przeciwstawne sposoby. Niektórzy zyskali szansę na rozwój i wdrażanie nowych produktów dopasowanych do aktualnej sytuacji konsumentów, inni musieli zwolnić lub całkowicie wstrzymać dotychczasowe działania. Żyjemy w czasach ciągłych zmian, gdy nie możemy nigdy być pewni, co przyniesie przyszłość. Nauczyliśmy się już, że czasem musimy bardzo dynamicznie reagować i adaptować się do szybko zmieniających się warunków. Dlatego rekrutacja zewnętrzna idealnie wpisuje się w realia naszych czasów, gdyż pozwala na redukcję kosztów stałych i zminimalizowanie ryzyka finansowego związanego z długoterminowymi zobowiązaniami. Mamy nadzieję, że powyższy tekst pozwolił Ci zrozumieć dlaczego warto korzystać z zewnętrznej rekrutacji oraz kiedy wykorzystać outsourcing w tym zakresie.

Polecamy sprawdzić także nasz poprzedni wpis, w którym tłumaczymy jak rozwijać kulturę pracy zdalnej.



Autor: Aneta Barth
Content Marketing Specialist