W Polsce mamy prawie 8000 zarejestrowanych agencji pracy, doradztw personalnych i pośredników pracy. Konkurencja na rynku jest spora. Jednak czy każda agencja jest w stanie wykonać dla nas profesjonalną rekrutację? Niestety nie. Powodów, które prowadzą do decyzji o zmianie dostawcy usług rekrutacyjnych jest naprawdę dużo. Od kwestii finansowej, po brak realizacji zleconych procesów rekrutacyjnych. Warto znać standardy oraz wytyczne wyboru właściwego partnera do współpracy. Przyjrzyjmy się najczęstszym sygnałom, które wskazują, że czas na znalezienie nowego partnera w rekrutacji.

Outsourcing procesów rekrutacyjnych – RPO

Konkurencyjny rynek pracy, wpływa na trudność w znalezieniu i zatrudnieniu idealnego kandydata, ale również na problem w znalezieniu właściwego partnera do współpracy, chcąc skorzystać z wysoko jakościowych usług. Coraz więcej firm zwraca się do agencji rekrutacyjnych, aby wsparły ich wewnętrzne działy HR i pomogły w rekrutacji doświadczonych specjalistów.

Dlaczego warto współpracować z agencjami i dlaczego outsourcing procesów rekrutacyjnych jest coraz bardziej powszechny? Jest to klucz do maksymalizacji zasobów rekrutacyjnych oraz minimalizacji kosztów. W Talent Place rocznie zatrudniamy ponad 700 kandydatów, a co najmniej 30% kosztów oszczędzają nasi klienci.

Warunkiem jest jednak transparentna współpraca oparta o partnerstwo. Bezpośrednia i szczera komunikacja oraz wymiana wiedzy i wzajemne zaufanie pozwalają osiągać najlepsze efekty.

Nie działamy w modelu 100% success fee. Naszym klientom oferujemy kandydatów na wyłączność, dzięki czemu nasz success rate jest wyższy niż w przypadku tradycyjnych agencji rekrutacyjnych. W 2022 roku uzyskaliśmy wynik na poziomie 76% zakończonych projektów rekrutacyjnych zatrudnieniem, gdzie średnia rynkowa waha się między 30-50%.

Czynniki nieefektywnej współpracy 

Jest wiele składowych, które wpływają na utrudnioną współpracę. Złożone procesy rekrutacyjne, długi czas na otrzymanie akceptacji kandydata, trudność z uzyskaniem informacji zwrotnej od menedżerów, czy też ograniczenia w regulaminach wynagrodzeń sprawiają, że czasami procesy rekrutacyjne stają się nieefektywne. Wyzwania rekrutacyjne i trudności w pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów nie ułatwiają osiągnięcia sukcesu. Jakie sygnały mogą wskazywać, że czas na zmianę agencji rekrutacyjnej z którą współpracujemy?

1. Brak wyników 

Czas zamknięcia procesu rekrutacyjnego może być uzależniony od złożoności stanowiska i poszukiwanych kompetencji, jak również dostępności kandydatów na danym terenie. Jeżeli jednak proces trwa już długo, a agencja nie rekomenduje żadnych kandydatów, to chyba najwyższy czas zastanowić się, czy nasz aktualny dostawca ma kompetencje i moce, aby ten proces dla nas poprowadzić. Talent Place skutecznie dociera do kandydatów i dostarcza komplet rekomendacji nawet w 7 dni. Ponieważ działamy na zasadzie przedpłaty, nie zostawiamy klientów bez rekomendacji kandydatów pasujących do ich oczekiwań.

Przy wyborze agencji warto zwrócić szczególną uwagę na doświadczenie i kompetencje ich pracowników. Sama agencja może mieć bogate portfolio klientów, ale czy rekruter, który realizuje dla nas proces ma wystarczającą wiedzę na temat naszej branży, czy prowadził podobne rekrutacje na dane stanowisko, czy ma niezbędne narzędzia i wsparcie? Kierując się wyborem agencji zwróćmy uwagę, czy ma wyspecjalizowanych rekruterów w naszej branży. Społeczność Talent Place to ponad 200 doświadczonych ekspertów w swoich branżach z dostępem do aktywnej bazy kandydatów.
Istotną kwestią wyboru agencji powinien być sposób, w jaki agencja oceni nasz projekt rekrutacyjny.

Bardzo istotna przed rozpoczęciem współpracy jest ocena realności danego projektu. Studium wykonalności to pierwszy etap każdej usługi w Talent Place, czyli ocena możliwości realizacji projektu oraz identyfikacja potencjalnych trudności i możliwych rozwiązań. Ocena projektu to również oszacowanie czasu, w którym agencja przedstawi nam określoną liczbę kandydatów spełniających nasze wytyczne, jak i samą bazę kandydatów.

2. Zaburzenia w komunikacji

Niezmiernie ważnym elementem współpracy jest komunikacja. Jako zleceniodawcy mamy prawo przedstawić nasze oczekiwania co do częstotliwości i zawartości informacji zwrotnej udzielanej przez agencję. Na etapie budowania planu współpracy, agencja jest nam w stanie obiecać naprawdę dużo. Warto spisać wszystkie obiecane wyniki, a potem odpowiednio się z nich rozliczać. Nasza zasada to opierać współpracę o uczciwą cenę i równowagę między kosztem i dostarczaną wartością.

Komunikacja to także właściwe zrozumienie naszych potrzeb. Zrozumienie naszej kultury organizacyjnej i specyfiki branży. Jeżeli mamy poczucie, że rekruter po stronie agencji nie do końca czuje nasze potrzeby, może to oznaczać, że ostatecznie nie dowiezie nam odpowiednich kandydatów. W tym przypadku warto zadbać o możliwość poznania osoby, która bezpośrednio z nami będzie współpracować i sprawdzić czy nadajemy na tych samych falach. Nasza usługa RPO zapewnia zapoznanie klienta z wybranymi rekruterami, którzy pasują do projektu oraz przeprowadzenie onboardingu, aby odpowiednio wdrożyć klienta i rekruterów RPO do współpracy i specyfiki projektu.

Jeżeli poruszamy tu temat komunikacji, to warto także pamiętać, że agencja jest naszym pośrednikiem w komunikacji z kandydatem. Dobrze zatem zadbać o jak najwyższe standardy pracy agencji oraz o sam candidate experience. Pozytywnie wpłynie to na nasz wizerunek jako pracodawcy. Nasza społeczność działa w oparciu o metodę talent pooling, gdzie rekrutacja odbywa się przez relacje i budowanie świadomej bazy kandydatów.

3.  Niespełnianie standardów

W dzisiejszych czasach na każdym kroku oczekujemy najwyższej jakości. Co ta jakość dla nas oznacza? Nowoczesna i skuteczna agencja powinna korzystać z najlepszych narzędzi. Przy rynku kandydata konieczne jest aktywne ich poszukiwanie i przejęcie inicjatywy w kontakcie. Upewnijmy się, że nasz partner w rekrutacji podejmuje działania, których my sami nie jesteś w stanie zrealizować samodzielnie.  Sourcing, crowdstaffing, x-ray search, talent pooling, recruitment marketing, spersonalizowany kontakt –  to one obecnie świadczą o jakości pracy. Upewnij się, że takie narzędzia wykorzystuje w działaniach Twoja agencja rekrutacyjna. W Talent Place stawiamy na innowacyjne rozwiązania, wykorzystując crowdstaffing i talent pooling z dostępem do bazy ponad 900 tys. aktywnych kandydatów, co pozwala nam zamykać projekty średnio w 3 tygodnie.

4. Nieadekwatna cena

Są dwie formy wynagradzania agencji. Najczęściej spotykaną formą jest success fee – tzn. zapłata następuje dopiero po zatrudnieniu kandydata pozyskanego przez agencję.  Istnieją także firmy działające na zasadzie retainer – pobierają one opłatę początkową, a następnie wynagrodzenie za pozyskanie kandydata. Takie agencje są droższe i zawsze wiążą się z kosztami, nawet kiedy nie nie dojdzie ostatecznie do zatrudnienia, jednak cechują się znacznie wyższą jakością pracy. Dzięki przedpłacie agencja może się skupić w pełni na projekcie klienta i od pierwszego dnia zaangażować się w głęboką penetrację rynku w poszukiwaniu idealnego kandydata.. Wybór agencji działającej na zasadach success fee może być dla nas często złudną oszczędnością. Koszty nieskutecznej rekrutacji są ogromne, a w przypadku błędnego wyboru partnera, dodatkowo tracimy cenny czas. Gdy tylko agencja zda sobie sprawę, że projekt jest trudny często porzuca go. Również nie oferuje kandydatów na wyłączność przez co oferuje wielu swoim klientom tego samego kandydata zmniejszając szansę swoich klientów na pomyślne zakończenie współpracy.

Współpracuj odpowiedzialnie  

Agencje rekrutacyjne zapewniają możliwość dostarczenia najlepszych kandydatów, ale równocześnie niosą za sobą duże ryzyko braku profesjonalizmu i problemów w komunikacji. Jeżeli Twoja firma korzysta z usług outsourcingu procesów rekrutacyjnych lub dopiero chcesz podjąć współpracę z zewnętrzną firmą, potrzebna jest właściwa ocena i odpowiednie podejście, żeby uniknąć straty czasu i niepotrzebnych kosztów.