Wróć do bloga

Jak zwiększyć swoją efektywność w rekrutacji poprzez kształtowanie nawyków?

Nawyki - mogą być dobre lub złe. Nawykiem może być słodzenie kawy ogromną ilością cukru, ale też zmywanie naczyń bezpośrednio po posiłku. Co wspólnego mają ze światem rekrutacji? Dlaczego warto zastanowić się nad nawykami, które kierują naszą pracą? I jak sprawić, żeby dzięki odpowiednim nawykom osiągnąć większy sukces?

Co to są nawyki?

Nawyki to małe decyzje i działania, które podejmujemy codziennie. Według naukowców z Duke University nawyki stanowią około 40 procent naszych zachowań każdego dnia. Nie byłoby dalekie od prawdy stwierdzenie, że nasze życie - zarówno zawodowe jak i osobiste - to właśnie suma nawyków. To, czy czujemy się szczęśliwi i spełnieni w pracy - to w dużej mierze również wypadkowa dobrych i złych nawyków. Podobnie jest z przechodzeniem do działania. Dobrą wiadomością jest to, że kiedy już jesteśmy tego świadomi, możemy odpowiednio „zaprogramować” swoje nawyki. Jak kształtować nawyki, na którym nam zależy? Sprawdź!

Teoria 21 dni: prawda czy fałsz?

Jeszcze z czasów studenckich pamiętam konferencję, z której wyniosłam ciekawe stwierdzenie: aby rozwinąć jakiś nawyk należy powtarzać daną czynność przed 21 dni. Podobno taki czas wystarczy żeby aktywność „weszła nam w krew”. Skąd taka liczba?
Teoria 21 dni wyywodzi się aż z 1960 roku. Chirurg plastyczny nazwiskiem Maxwell Maltz zauważył wówczas interesującą zależność u swoich pacjentów - osoby, których ciała ulegały drastycznej zmianie wskutek operacji takiej jak plastyka twarzy potrzebowały co najmniej trzech tygodni, żeby przyzwyczaić się do nowego wyglądu. To doświadczenie skłoniło Maltza do dalszych badań, które pozwoliły dowieść, że dotyczy to też innych aspektów życia.
W taki sposób zrodził się bardzo popularny mit „magicznej zmiany nawyków w 21 dni”. Te badania pogłębiła doktor Phillippa Lally z University College London. Bazując na jej długoletnich badaniach ustalono, że w rzeczywistości potrzebujemy średnio ponad 66 dni żeby jakaś czynność weszła nam w nawyk. Lally badała najróżniejsze przypadki - zarówno proste jak picie wody w czasie obiadu, jak i bardziej wymagające - np. ćwiczenia gry na instrumencie. „Magiczna liczba” wymaganych dni w praktyce jednak nie istnieje. Wszystko zależy od osobowości i włożonego wysiłku.

Nawyki, czyli klucz do sukcesu

Praca rekrutera ma wiele wspólnego z pracą w sprzedaży. Każdy z rekruterów ma zaplanowany cel - może być to ilość rekomendacji, zatrudnień lub konkretne kwoty na wystawianych fakturach. Bez względu na to, do czego dążymy, powinniśmy stosować tzw. backward planning. W dużym skrócie oznacza to zdefiniowanie sobie mniejszych celów, które zostać zrealizowane na drodze do zamierzonego wyniku. Przykładowo: żeby zatrudnić jedną osobę, powinniśmy zarekomendować 3 kandydatów. Do 3 rekomendacji dobrze jest przeprowadzić 6 rozmów sprzedażowych, a do tego powinniśmy skontaktować 120 kandydatów. Liczby tutaj są oczywiście przykładowe - chodzi o to, że osiągnięcie naszego głównego celu można rozłożyć na czynniki pierwsze i proste czynności wykonywane każdego dnia. Bazując na nich możemy wykształcić odpowiednie nawyki w rekrutacji, które zwiększą efektywność pracy.

Nawyki w rekrutacji: które mają największą wartość?

I. Skrupulatne prowadzenie historii kandydata

Skrupulatność jest niezwykle ważną cechą prowadzącą do sukcesu w rekrutacji. Najlepsi rekruterzy, z którymi miałam możliwość pracować to osoby, które bardzo dokładnie prowadzą historię kontaktu z kandydatami. Zwykle są to dziesiątki nawiązanych kontaktów dziennie. Część z nich odpowiada „może za 3 miesiące”, „fajna oferta, ale nie teraz” czy bardzo popularne w sezonach urlopowych „wróćmy do tematu po wakacjach”. Bez prowadzenia dokumentacji dotyczącej kontaktu z kandydatami bardzo łatwo się zgubić i stracić możliwość włączenia kogoś do procesu.
Z drugiej strony:
Dokładna historia kontaktu = lepsze relacje + dobrze dopasowana oferta
Przykład:
Zenek, który kilka miesięcy temu nie był zainteresowany zmianą pracy mógł wspomnieć podczas rozmowy, że w przyszłości chętnie rozważy oferty, które umożliwią mu rozwój w kierunku lidera zespołu. Bogatsi o taką informację, przy kolejnym kontakcie z Zenkiem mamy ma większą szansę powodzenia, ponieważ przedstawimy mu właśnie taką ofertę.
Jak to zrobić?
Korzystać z kalendarza! Każdy kolejny kontakt, który planujemy z kandydatem możemy na przykład dodawać do kalendarza, w formie wydarzenia lub przypomnienia (takie funkcje daje większość popularnych kalendarzy, m. in. Google Calendar). W odpowiednim momencie otrzymamy powiadomienie i na pewno nie zapomnimy o ponownym kontakcie z potencjalnym kandydatem, który poprosił o kontakt po wakacjach. Polecam umieszczać w bazie danych informację o każdym kontakcie, niezależnie od tego czy jest to telefon, inMail czy zaproszenie do znajomych na LinkiedIn. Takie adnotacje sprawią, że zminimalizujemy liczbę „zagubionych” kandydatów i zwiększymy szanse na rekomendacje. Najważniejszym krokiem do wyrobienia takiego nawyku będzie zatem dokumentowanie naszych aktywności.

II. Follow-up

Tutaj możemy zauważyć kolejne podobieństwo między rekrutacją a sprzedażą. Pośród sprzedawców powszechną jest teoria, że mniej niż 20% pierwszych kontaktów z potencjalnymi klientami kończy się sukcesem (sprzedażą). Podobne tendencje można dostrzec u kandydatów. Rzadko jesteśmy w stanie przekonać kandydata do wzięcia udziału w rekrutacji w czasie pierwszego kontaktu. Oczywiście łatwiej to zrobić telefonicznie, ale często pierwszą formą kontaktu jest wysłanie wiadomości.
Jak to zrobić?
Ten z nawyków rekruterów jest dość łatwy do wprowadzenia. Wystarczy prowadzić listy kontraktowanych kandydatów, żeby wiedzieć do kogo wrócić z krótką wiadomością w ramach follow up. Spotkałam się z dwoma sposobami podchodzenia do tego sposobu: niektórzy rekruterzy wysyłają tą drugą wiadomość po 2-3 dniach, inni dają kandydatom więcej czasu, np. tydzień. Jest to kwestia całkowicie indywidualna - zachęcam, aby przetestować różne rozwiązania a później wybrać tę bardziej efektywną i pasującą do naszego stylu pracy. U mnie najlepiej sprawdza się drugi sposób, czyli ponowny kontakt po tygodniu. Wtedy blokuję sobie 1h dziennie w kalendarzu na follow up. Taki czas wystarczy, żeby skontaktować się z wszystkimi kandydatami z tego samego dnia z poprzedniego tygodnia.

III. Przekazywanie feedbacku

Wiem - jest to jedna z największych bolączek w świecie rekrutacji. Problem, który wraca jak bumerang ze strony niezadowolonych kandydatów, którzy po przejściu procesu nie otrzymują żadnej informacji zwrotnej. Przekazywanie feedbacku powinno być nawykiem każdego rekrutera. Nawet jeżeli nie mamy rozbudowanej odpowiedzi od klienta - bo tak niestety się zdarza - powinniśmy zawsze zakończyć proces przekazując kandydatowi wynik rekrutacji. Rekrutacja to specyficzny biznes - w dużej mierze kapitalizuje na budowaniu sieci kontaktów. Zachowanie dobrych relacji jest kluczowe, a dobre zamknięcie rekrutacji sprawi, że taki kandydat chętniej wróci do rozmów w przyszłości.
Jak to zrobić?
Nigdy nie odkładaj przekazywania feedbacku “na później”. Prawdopodobieństwo, że to zadanie zostanie zepchnięte przez inne, o wyższym priorytecie jest bardzo wysokie. Przekazuj informację zwrotną telefonicznie, żeby pielęgnować relację z kandydatem.
Przekazywanie feedbacku (szczególnie negatywnego) nie należy do najprzyjemniejszych rzeczy. Wiele osób ma tendencję do odkładania takich obowiązków na później - należy przyjąć odwrotną strategię. Zachęcam, aby przekazywać informacje zwrotne telefonicznie, zawsze dziękując za udział w procesie bez względu na jego rezultat. Sama zawsze informuję, że dodam kandydata do swojej sieci kontaktów na linkedinie, dzięki czemu mam pewność, że zachowamy jakąś formę kontaktu. Warto też dodać do swoich notatek informacje o przekazanym feedbacku w taki sposób, aby ta adnotacja oficjalnie zamykała nam proces.

Podsumowanie

Dobre nawyki pozwalają szybciej osiągać zamierzone cele. Bez względu na to, czy próbujemy zrzucić 3 kg, czy zatrudnić księgowego z niemieckim. Dopasowanie konkretnych, małych i prostych czynności jest kluczem do sukcesu w większości przypadków. Kształtowanie nawyków nie należy do łatwych rzeczy, ale metodą małych kroczków można dosłownie zaprogramować sobie pewien styl życia lub pracy. Osoby zainteresowane tematyką nawyków i ich wpływem na rozwój osobisty i zawodowy zachęcam do odwiedzenia bloga Zen Habits, gdzie można poczytać na ten temat dużo więcej.




Autor: Paulina Rogala